Vi samler statistik ved hjælp af cookies for at forbedre brugeroplevelsen.

Vi begynder dog først, når du klikker dig videre til næste side.

Læs mere om cookies
Forrige3  af  9Næste

2. Øget samspil i ledelsesgruppen


Du har takket nej til cookies på denne hjemmeside, derfor kan vidoen ikke vises. Du skal tillade cookies for at kunne se videoen.De nye lønsystemer skaber et øget behov for dialog og samspil i ledelsesgruppen - både i forbindelse med selve gennemførelsen af lønreformen og i den videre håndtering af de nye lønformer.

Det er derfor afgørende, at topchefen og ledelsesgruppen etablerer et forum, hvor liniecheferne kan søge inspiration og opbakning hos chefkolleger, og hvor det er muligt at diskutere de muligheder og udfordringer, som opstår under arbejdet med lønreformen.

Dette afsnit giver en række bud på, hvordan ledelsesgruppen kan bruges som et forum, hvor man dels kan drøfte og fastlægge fælles holdninger til lønreformen, og dels kan diskutere de mange nye og forskelligartede udfordringer, som liniechefen står overfor.

Afsnittet berører følgende spørgsmål:

  • Hvordan opnås en fælles holdning til håndteringen af de nye lønsystemer?
  • Hvilke nye krav stilles til liniechefen?
  • Hvordan bliver liniechefen klædt bedst muligt på til de nye udfordringer?
  • Hvilke nye krav stilles til topchefen og personalechefen?

tandhjul

Hvordan sikrer man et fælles grundlag for anvendelsen af de nye lønsystemer?
Det er vigtigt, at den enkelte institution får skabt en fælles opfattelse af, hvordan de nye lønsystemer skal anvendes i institutionen. I den forbindelse har det stor betydning, at liniecheferne føler et ansvar for brugen af de nye lønsystemer i institutionen som helhed, og dermed tænker længere end til udmøntning af løn i egen enhed.

I det følgende peges på forskellige forhold, som det vil være naturligt at drøfte i ledelsesgruppen med henblik på at opnå en fælles holdning og dermed sikre en ensartet løndannelse i institutionen.

Sammenhæng mellem mål, strategi, personale- og lønpolitik
De nye lønsystemer kan - sammen med personalepolitikken - være med til at fremme institutionens mål og strategi. Lønreformen lægger derfor op til, at der i endnu højere grad skal tænkes i helheder.

At fastlægge sammenhængen mellem mål, strategi, personale- og lønpolitik er en ledelsesret. Det er dog hensigtsmæssigt at udforme sammenhængen i et samarbejde mellem ledelsen og repræsentanter for medarbejderne.

Inden en drøftelse i f.eks. samarbejdsudvalget bør ledelsesgruppen gøre sig nogle fælles overvejelser om, hvordan man skaber sammenhæng mellem mål, personalepolitik og lønpolitik, og hvordan man sikrer, at sammenhængen kommer til at fremgå af både de formulerede politikker og den daglige praktisering af personale- og lønpolitikken i institutionen.

Ledelsen bør opnå en fælles holdning både til udformningen og indholdet af personalepolitikken og lønpolitikken. Når det kommer til den individuelle lønfastsættelse, er det liniechefens opgave at anvende lønpolitikken i sammenhæng med personalepolitikken og dermed sikre, at lønnen udmøntes efter hensigten og understøtter institutionens og en-hedens mål.

Lønpolitik
Individualiseringen af lønnen kræver, at der formuleres en lønpolitik med henblik på at sikre en ensartet løndannelse i institutionen. For de fleste institutioner er det nyt at skulle udforme en lønpolitik, og det kan derfor være relevant, at ledelsesgruppen gør sig overvejelser om bl.a.:

  • Hvilke kriterier skal anvendes ved udmøntning af tillæg?
  • Hvilke typer af tillæg (engangsvederlag, kvalifikations- og funktionstillæg) skal anvendes?
  • Hvilket lønspænd accepteres f.eks. mellem medarbejdergrupper, mellem medarbejdere i enheden eller mellem forskellige enheder?
  • Hvordan sikres en ensartethed på tværs af enheder, hvis løndannelsen foregår decentralt?
  • Hvilke kriterier skal anvendes ved fordeling af de decentrale lønmidler til institutionens enheder?

Ifølge Finansministeriet bør alle institutioner med selvstændigt ledelsesansvar/-kompetence senest 1. januar 2001 have udformet en lønpolitik, der omfatter såvel medarbejdere på gamle som nye lønsystemer. Alle lønpolitikker bør følge intentionerne i lønreformen, hvilket betyder, at lønpolitikken skal udformes, så fleksibiliteten i det nye lønsystem bevares.

mand

Delegering af ansvar til liniechefen
Omfanget af ændringer i liniechefrollen vil i nogen udstrækning afhænge af, hvor meget kompetence liniecheferne får delegeret. Der findes flere forskellige delegeringsmodeller, der spænder lige fra, at liniechefen udelukkende har indstillingsret til, at chefen får delegeret kompetence til at forhandle alle typer af tillæg.

Valg af model bør drøftes i ledelsesgruppen og afhænger af institutionens organisation og kultur, omfanget af lønmidler samt om liniecheferne og personaleenheden er klar til de nye roller, som en fuldstændig delegering indebærer.

Ledelsesgruppen bør i drøftelsen inddrage væsentlige lokale forhold og behov. Her er det vigtigt at være opmærksom på, at metoder og delegeringsmodeller, der fungerer effektivt i én institution, ikke nødvendigvis kan overføres til andre institutioner med samme succes.

En kontorchef har gjort sig følgende overvejelser om kontorchefens ændrede rolle og samspillet i ledelsesgruppen.

Hvad skaber et øget samspil i ledelsesgruppen?
"Lønreformen giver liniecheferne et større ledelsesansvar. Cheferne skal i højere grad bruge deres tid og ressourcer på personaleledelse og i mindre grad på "oversagsbehandling". Det er en utrolig positiv dimension ved lønreformen, men det forudsætter:
  • at der gives plads hertil
  • at der vises cheferne den tilstrækkelige tillid
  • at de får mulighed for at foretage de nødvendige skøn i denne nye ledelsesrolle
  • at medarbejderne har de fornødne kvalifikationer til at påtage sig et øget ansvar

Lønreformen vil få betydning for flere af kontorchefernes roller:

  • Chefen som personaleleder
  • Chefen som personaleadministrator
  • Chefen som ledelsesrepræsentant i det fagretlige system
  • Chefen som medlem af ledelsesgruppen

En meget mærkbar virkning af lønreformen vil uden tvivl blive i ledelsesgruppen. De nye opgaver og udfordringer, som lønreformen medfører, betyder, at kontorcheferne i højere grad vil engagere sig i fastlæggelsen af den overordnede løn-politik og -strategi og i den løbende koordinering af lønpolitikkens udmøntning.

Kontorchefen er nødt til at engagere sig i, hvorledes lønreformen udmøntes af hans eller hendes kolleger. Det skyldes, at andre chefers brug af lønsystemet har en mindst lige så stor betydning for kontorchefen som hans eller hendes egen brug af lønsystemet. Decentraliseringen af forhandlings- og/eller aftalekompetencen til kontorcheferne nødvendiggør desuden en koordinering mellem disse for at undgå, at man bliver spillet ud mod hinanden af tillidsrepræsentanterne.

En række væsentlige forhold for chefsamarbejdet skal være på plads for, at cheferne kan engagere sig i det fælles arbejde:

  • De overordnede chefer og personalecheferne skal være åbne over for kontorchefernes engagement og konstruktive modspil. De bør desuden aktivt fremme kontorchefernes inddragelse i fastlæggelsen og udmøntningen af institutionernes lønpolitik og - strategi. Derved vil beslutningsgrundlaget kunne blive optimalt og man vil i kontorcheferne kunne få nogle væsentlige ambassadører for de overordnede lønbeslutninger.

  • Der skal blandt cheferne være en gensidig loyalitet, respekt og åbenhed overfor hinanden. Her ligger en helt central opgave for topledelsen og personalechefen i at arbejde for, at disse ledelsesværdier hersker i ledelsesgruppens samarbejde.

  • Man skal som chef være parat til i ledelsesgruppen at give og modtage kritik til og fra chefkolleger om løn- og personaledispositioner.

  • Man skal være indstillet på at bidrage konstruktivt til den nødvendige prioritering af lønmidlerne.

  • I forhold til medarbejderne skal man som chef loyalt bakke op om ledelsens og chefkollegers løndispositioner.

Uden opfyldelse af disse forudsætninger vil det nye lønsystem og kontorchefernes engagement heri kunne resultere i en destruktiv "alles kamp mod alle". Det kan blive en kamp om lønkronerne, medarbejderne og opgaverne til skade for den samlede effektivitet og kvalitet i varetagelse af institutionens opgaver."

Kontorchef Per Hansen - Indenrigsministeriet

Lønstyring og den videre håndtering af lønreformen
Der er vigtigt, at der fastlægges retningslinier for liniechefernes udmøntning af lønnen. Disse kan bestå i, at der fastsættes rammer for lønniveauer, lønudviklingen eller tillægsstrukturen i enheden eller for medarbejdergrupper.

Liniecheferne bør deltage i dialogen om, hvilke styringsparametre der skal anvendes. Det kan medvirke til, at cheferne føler et ejerskab over for lønstyringen.

Ledelsesgruppen skal løbende informeres om lønudviklingen i institutionen, således at man med udgangspunkt heri kan drøfte, hvordan ledelsen skal forholde sig til udviklingen og hvilke tiltag, der eventuelt skal iværksættes.

I Erhvervsministeriet har man erfaret vigtigheden af en tæt dialog i ledelsesgruppen i relation til udmøntning af løn og lønstyring:

"Arbejdsformen og organiseringen i Erhvervsministeriet bevirker, at medarbejderne løbende refererer til forskellige chefer. Ved det første forløb med tildeling af individuelle løntillæg i Erhvervsministeriet blev det klart for chefgruppen, at det var nødvendigt, at chefgruppen samlet indgik i en tæt dialog om såvel ledelse som løn for at sikre et ensartet niveau for tildeling af tillæg og en ensartet anvendelse af kriterier for tillæg. Som en konsekvens heraf mødes chefgruppen med jævne mellemrum for at diskutere deres fælles ledelsesgrundlag og derudover holder gruppen af personaleledere møder, hvor gruppen indbyrdes forsøger at koordinere tildelingen af løntillæg."

Kontorchef Birgit Kjølby - Erhvervsministeriet

Nye krav og forventninger til liniechefen
Som det allerede er nævnt, indebærer lønreformen, at der stilles flere krav til liniechefen. De nye opgaver betyder, at chefen fra hovedsageligt at have beskæftiget sig med den faglige ledelse af enheden tillige skal sætte større fokus på personaleledelse.

Rollen som personaleleder indebærer bl.a., at man skal formulere klare forventninger til arbejdsindsatsen, give feedback til medarbejderne, sikre at medarbejderne udvikler sig fagligt og personligt og ikke mindst forestå udmøntning af løn.

For at frigive mere tid til disse opgaver er det nødvendigt, at ledelsesgruppen drøfter de overordnede prioriteringer og muligheder for at justere liniechefens opgaver.

For nogle chefer kan det være en stor udfordring at skulle leve op til de nye ledelsesopgaver. Hvis man som leder ikke er vant til en tæt og åben dialog med medarbejderne om mål, opgaver og gensidige forventninger, kan det være svært at skulle i gang med f.eks. dialog om udmøntning løn.

Blandt cheferne i de statslige institutioner er der forskellige opfattelser af, hvilke opgaver der er spændende, og hvilke der er belastende. Nedenfor gengives citater fra spørge-skemaundersøgelsen om, hvad der henholdsvis er det bedste og det værste ved at være chef.

Hvad er det bedste ved at være chef?

  • "At opleve, at afgørende risikosatsninger lykkes, og at medarbejderne udvikler sig"
  • "At få noget til at flytte sig - åbne nye muligheder"
  • "At være ansvarlig for, at tingene fungerer, at motivere og engagere andre til et samarbejde og fælles resultat"
  • "Udfordringen ved personaleledelse og muligheden for at nå mere end én person kan"
  • "At være tæt på beslutningsprocessen"
  • "Den tilfredshed, der er forbundet med at udfylde lederfunktionen godt. D.v.s. at medarbejderne, topledelsen og jeg selv er tilfreds med min måde at udøve ledelse på"
  • "Præge faglig udvikling og udvikling af medarbejdere"
  • "At have større indflydelse på valget af arbejdsopgaver og løsningsmetoderne, så man kan prioritere ting som kvalitet, arbejdsklima og arbejdsmiljø og at have større indflydelse på sin egen arbejdssituation"

Spørgeskemaundersøgelse blandt statens liniechefer

Hvad bryder du dig mindst om ved at være chef?

  • "Meget tunge personalesager, hvor indsatsen vanskeligt kan forbedres"
  • "Det stigende arbejdspres"
  • "At afskedige personale"
  • "Kedelige møder, kedeligt arbejde, administration, pligtopgaver og rutineopgaver"
  • "Vanskeligheder ved at slippe problemerne efter fyraften og i weekenden"
  • "Ubehagelige beslutninger"
  • "Kævl og strid i småtingsafdelingen"
  • "At skulle gå på kompromis med faglighed p.g.a. tidspres og politik dikteret oppefra"

Spørgeskemaundersøgelse blandt statens liniechefer
Ledelsesgruppen bør drøfte, hvilke forventninger og krav der stilles til liniechefen. Udgangs-punktet for drøftelsen bør være liniechefens ledelsesopgaver og arbejdsvilkår i øvrigt. Der-med får liniecheferne klarlagt, hvilke ledelsesopgaver der har højest prioritet. Der kan lige-ledes ske en afklaring af de gensidige forventninger, som liniechefer, topchef og personale-chef har til hinanden i forbindelse med håndteringen af lønreformen.

Opstil succeskriterier for god ledelse
Følgende spørgsmål om ledelse, arbejdsopgaver og -vilkår kan være udgangspunkt for en diskussion i ledelsesgruppen:

  • Hvad karakteriserer god ledelse i relation til de nye lønsystemer?
  • Hvilke forventninger og krav stilles der til liniechefen med brugen af de nye lønsystemer?
  • Hvilke ændringer sker der i liniechefens arbejdsopgaver?
  • Hvordan vurderes liniechefernes aktuelle arbejdsvilkår?
  • Hvordan er forholdet mellem den faglige ledelse og personaleledelse?
  • Hvordan kan der ske uddelegering af ansvar og kompetence til medarbejderne samtidig med at kvalitetssikringen opretholdes?

Diskutér rammerne for liniechefens ageren
Ledelse af institutionen er et fælles ansvar og ledelsesgruppen samt topchefen bør derfor også forholde sig til, om institutionen har de mest hensigtsmæssige rammer for liniechefens arbejde. Sådanne overvejelser kan bidrage til at skabe en større bevidsthed om, hvordan det lader sig gøre at øge effektiviteten og kvaliteten i opgaveløsningen.

En diskussion af rammerne kan eventuelt foregå med udgangspunkt i følgende spørgsmål:

  • Skal opgaveløsning og administrative procedurer effektiviseres?
  • Skal organisationsstrukturen ændres?
  • Skal kommunikationsvejene ændres?
  • Skal medarbejdersammensætning og/eller -fordeling ændres?
  • Skal der foretages ændringer i ledelsesmødernes indhold og form?

tænksom person

Overvej liniechefens behov for kompetenceudvikling
Liniechefen skal som nævnt være klædt på til at kunne varetage de nye op-gaver, der følger af lønreformen. Derfor kan det være relevant for ledelsesgruppen at diskutere den enkelte chefs behov for kompetenceudvikling.

Nogle liniechefer kan måske have brug for øget kendskab til lønforhandling eller lønstyring, mens andre har behov for generel lederudvikling.

I Vejdirektoratet har personaleenheden udarbejdet en vejledning til brug for liniecheferne i forbindelse med lønforhandlinger. Den indeholder bl.a. oplysninger om forhandlingsprocessen, lønpolitik, evaluering af lønpolitik og forhandlingsforløb samt lønsamtalen. I Miljøstyrelsen er der ligeledes blevet udarbejdet en lønvejledning til støtte for liniecheferne.

I Den Sociale Ankestyrelse har ledelsesgruppen valgt følgende måde at arbejde målrettet med at støtte op omkring liniechefens ændrede rolle.

Dialog om ledelse i Den Sociale Ankestyrelse
"Indførelsen af de nye lønsystemer har fået ledelsesgruppen i Den Sociale Ankestyrelse til at sætte fokus på liniechefens rolle. Chefens rolle som leder og udvikler af medarbejderne er blevet meget central, ligesom chefens vurdering af medarbejderens kompetencer nu også er blevet vigtig i en lønmæssig sammenhæng.

I eftersommeren 1998 og foråret 1999 havde vi to fælles seminarer for chefgruppen. Drøftelserne viste, at chefgruppen havde et udtalt ønske om at finde fælles holdninger til god ledelse og det at være personaleleder og vi drøftede meget "hvad gør I andre".

Vi besluttede, at vi havde brug for møder ud over de almindelige faglige ledelsesmøder, hvor vi kunne drøfte ledelses- og personaleledelsesspørgsmål.

Som opfølgning på de to fællesseminarer i 1998/1999, og da vi også er ved at revidere vores personalepolitik, besluttede chefgruppen at gennemgå Finansministeriets bog "Personale-politik i Staten - fra ord til handling".

Vi delte kapitlerne ud mellem os og på baggrund af oplæg, drøftede vi på fire mandags-møder vores holdninger til emnerne:

  • Ankestyrelsens personalepolitiske arena
  • Ledelse
  • Kompetenceudvikling
  • Den hele medarbejder

Drøftelserne har været utrolig givtige som almindelig erfaringsudveksling i chefgruppen, som en afstemning af ledelsesindsatsen og som chefgruppens input til arbejdet med revisionen af personalepolitikken.

Drøftelserne har også givet input til indholdet af det chefseminar, vi afholdt i oktober 1999. Her drøftede vi bl.a.:

  • Ledelse på tværs - herunder vores krav til hinanden og til vores indbyrdes samarbejde
  • Personaleledelse og personaleledelsesvurdering
  • Ønsket om en skriftlig ledelsespolitik og hvad den skal indeholde

Ledelse er svært og nye tider stiller nye krav til os. Det er dog en stor gevinst at drøfte, hvad der for os er god ledelse og indbyrdes tale om, hvad og hvordan vi håndterer ledelse.

Vi har haft mange gode drøftelser, der har sat meget i gang. Vi ved, det er en lang proces, for det er nyt at tale så direkte med hinanden om, hvordan man udøver ledelse og hvad vi samlet betragter som god personaleledelse.

Det kræver tryghed og ærlighed i ledelsesgruppen at turde indrømme svagheder, tvivl og tage imod gode råd fra andre. Det kræver en topledelse, der 100% bakker op om processen og som opfatter erkendelse af svaghed som et udtryk for viljen til at blive bedre.

Vi har lært, at det faktisk er muligt at have fælles grundlæggende værdier og holdninger til ledelse, og at disse fælles opfattelser er nødvendige for, at vi sammen kan lede vores arbejdsplads mod de mål, vi har sat os."

Personalechef Lone Sand Kjærgaard - Den Sociale Ankestyrelse

Personalechefens og topchefens roller
De nye lønsystemer og liniechefens ændrede rolle har også betydning for personalechefens og topchefens ansvars- og opgavefordeling, hvorfor det bør drøftes, hvordan topchefen og personalechefen kan understøtte liniecheferne i deres arbejde.

Personalechefen skal sammen med den øvrige personaleenhed understøtte liniechefen ved at være:

  • Initiativtager til aktiviteter omkring indførelse af de nye lønsystemer
  • Sparringspartner for topledelsen omkring den strategiske gennemførelse af lønreformen
  • Rådgiver for liniechefen om lønpolitik, lønforhandlinger og redskaber til bl.a. lønstyring
  • Rådgiver for liniechefen om personalepolitik, motivation, personaleledelse m.v.
  • Opfølger på processen især i forhold til at styre lønudviklingen og levere ledelsesinformation

personer på trappe

Topchefen bør være igangsætter og tovholder på processen med at indføre nye lønsystemer. Det kræver en aktiv og engageret indsats fra topledelsen, ikke mindst kræver det vedvarende støtte til personale-chefen og liniecheferne.

Det er topchefen, der afgør, i hvor høj grad liniecheferne skal invol-veres i arbejdet med de nye lønsystemer, herunder hvor stor kompetence der skal delegeres. Det er ligeledes topchefens ansvar at udvikle samspillet i ledelsesgruppen og sikre, at ledelsesgruppen har de ressourcer, der skal til for at håndtere processen.

stopskilt

Stop op et øjeblik…
Nedenstående spørgsmål kan bruges af liniechefen til at reflektere over situationen i institutionen og samarbejdet i ledelsesgruppen. Yderligere kan det være relevant at bruge spørgsmålene som udgangspunkt for en diskussion i ledelsesgruppen.  Hvad bør ledelsesgruppen overveje i forbindelse med lønreformen?

Hvilke forhold, temaer og emner mener du, at ledelsesgruppen i din institution bør beskæftige sig med i forbindelse med anvendelsen af lønreformen?

  • Hvilke barrierer for anvendelsen af de nye lønsystemer bør ledelsesgruppen tage stilling til?
  • Hvad mener du, at ledelsesgruppen bør gøre for at imødekomme barriererne?
  • Hvilke forhold i institutionen mener du, der vil kunne understøtte anvendelsen af de nye lønsystemer?
  • Overvej tre ting der har afgørende betydning for, at lønreformen bliver en succes i din institution.

 

Hvordan skabes sammenhæng mellem mål, strategi, personale- og lønpolitik?

  • Hvad mener du, der skal til for, at lønpolitikken bliver en integreret del af institutionen og fungerer i sammenhæng med mål, strategi og personalepolitik?
  • Hvordan mener du, at ledelsesgruppen (og medarbejderne) bedst kan arbejde med at skabe sammenhæng mellem mål, strategi, personale- og lønpolitik?
  • Hvordan kan ledelsesgruppen efter din opfattelse praktisere og synliggøre ovennævnte sammenhæng for medarbejderne?

 

Hvilken model for delegering bør din institution vælge?

  • Hvilken forhandlings- og aftalekompetence skal du som liniechef have delegeret og hvorfor?
  • Hvad har du behov for af viden, støtte og kompetenceudvikling i forhold til at kunne håndtere det ansvar, du har fået/får delegeret?
  • Har det betydning for dit daglige arbejde, at du har fået ansvaret for at forhandle løntillæg?
  • Hvilken betydning har det delegerede ansvar for, at du videredelegerer opgaver og ansvar til dine medarbejdere?
  • Hvordan vil du måle effekten af lønreformen?

 

Hvordan ser det ideelle samarbejde i ledelsesgruppen ud efter din mening?

  • Mener du, at der som konsekvens af lønreformen er behov for ændringer i samarbejdsformen i ledelsesgruppen?
  • Skal ledelsesgruppen med lønreformen beskæftige sig endnu mere med faglige og ledelsesmæssige temaer?
  • Har du behov for øget opbakning i ledelses- og lønreformarbejdet fra chefkolleger, personalechef og topchef?
  • Hvis ja, hvad skal der til for, at ledelsesgruppen fungerer som den støtte og opbakning, du har brug for?
  • Hvordan kan ledelsesgruppen efter din mening gennemføre en dialog om mulige ændringer i liniechefernes, personalechefens og topchefens ledelsesrolle?
  • Hvilke ændringer opstår, som følge af de nye lønsystemer, i din måde at udøve personaleledelse og faglig ledelse på?
  • Hvad skal der til for, at du bliver klædt på til at håndtere lønreformen i forhold til din enhed?
  • Hvad skal der til for, at du får de bedste betingelser (inden for rammerne af, hvad der er muligt) for at udøve personaleledelse og faglig ledelse?

Hvis du vil vide mere

Lønpolitik:

  • Opfølgning på lønreformen, Finansministeriet/Økonomistyrelsen, efterår 1999

Ændring i rollefordelingen mellem liniechef, personalechef og topchef:

  • Ledelse, udvikling og løn, Finansministeriet, maj 1998
  • Personalepolitik i staten - Fra ord til handling, Finansministeriet, november 1998
  • Ny tids ledelse - en debatbog om ledelse, Finansministeriet, april 1999

Forrige3  af  9Næste