1. Indkøbsområdets betydning og behovet for øget koordinering

Næst efter løn er den største driftsudgift i staten udgiften til indkøb af varer og tjenester. I 1998 udgjorde denne udgift ca. 25 mia. kr. – eksklusiv udgiften til det personale, som foretager disse indkøb.

Indkøb er en driftsudgift, hvor der ved koordinering, prioritering og udnyttelse af elektronisk handel kan opnås store besparelser.

Overvejelser om den strategiske planlægning af effektive indkøb er et væsentligt element til at opnå den størst mulige udnyttelse af institutionens ressourcer. Det er derfor nødvendigt at sætte fokus på indkøbsområdet.

Mange institutioners indkøb er allerede i dag effektivt, men de muligheder for stordriftsfordele der følger af at være en del af et ministerium eller i form af fælles indkøb for hele staten udnyttes ikke i tilstrækkeligt omfang.

Formålet med denne vejledning er at pege på nogle indsatsområder og vejlede i håndteringen af statens nye tiltag på indkøbsområdet med henblik på en effektivisering af indkøbsprocessen i statsinstitutionerne.

1.1 Ændrede regler på indkøbsområdet



For at opnå stordriftsfordele ved indkøb i staten, skal hvert ministerområde handle som en koncern og koordinere køb af varer og materiel.

Det indebærer, at køb af varer og materiel foretaget på ministerområder er at betragte som en samlet ordre jf. cirkulære om indkøb i staten (Bilag 2)

I det omfang det er hensigtsmæssigt, kan der dog på visse områder søges dispensation for denne ændring i Økonomistyrelsen. Det kan gøres, hvor det vil være naturligt at lægge et andet snit som følge af geografiske eller funktionelle forhold.

For at sikre koordination skal der formuleres en fælles indkøbspolitik for ministerområdet. Indkøbspolitikken skal beskrive rammer og mål for indkøb på ministerområdet samt miljø- og energihensyn ved indkøb jf. cirkulære nr. 26 af 7. februar 1995 om miljø- og energihensyn ved statslige indkøb.

Ministeriet skal herudover udarbejde en handlingsplan for gennemførelse af øget koordinering, professionalisering af indkøbsfunktionen og brug af IT-redskaber ved indkøb.

Indkøbspolitikken for ministerområdet er det overordnede styringsinstrument for indkøb. Indkøbspolitikken er samtidig nødvendig for at kunne implementere elektronisk handel, da dette forudsætter, at der er klare regler for, hvem der gør hvad, og hvilke valgmuligheder indkøberne har med hensyn til valg af leverandører.

Det er derfor nødvendigt, at den overordnede politik følges op af præcise beskrivelser af sagsgange og indkøbsmuligheder, der sikrer, at det bliver muligt at indføre e-handel.

For at kunne koordinere på ministerområdet er det vigtigt, at alle institutioner med jævne mellemrum gennemfører en kortlægning af deres indkøb fordelt på varer og beløb.

Denne analyse gør det herefter muligt at afgøre på hvilke områder udbudsgrænsen overstiges og der skal købes ind for hele ministerområdet.

Yderligere vil institutionerne fremover være forpligtede til at indkøbe udvalgte varer via centrale, statslige aftaler eller via internettet. Det drejer sig om telefoni, hvor der er forpligtigelse til at benytte de af Slots- og Ejendomsstyrelsen koordinerede aftaler og om flyrejser, der så vidt muligt skal indkøbes via hjemmeside oprettet af Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S (SKI).

Ministeriet skal samtidig sikre, at de fordele, der er ved samordning og brug af lavprisselskaber i forbindelse med flyrejser, udnyttes - medmindre særlige ulemper eller administrative omkostninger overskygger disse fordele.

Statens indkøbspolitik er forankret hos Økonomistyrelsen, der løbende vil indgå nye aftaler og følge op på statens inkøb.

1.2 Departementets ansvar


De enkelte institutioner er hver ansvarlige for en hensigtsmæssig styring af deres indkøb. Men det er departementet, der er overordnet ansvarlig for en ressourcebevidst ledelse af ministerområdet.

Med henblik på at opnå gode og billige indkøb ved at sikre den bedst mulige organisering af indkøbsprocessen og udnyttelse af personaleressourcerne skal departementet sikre, at der udarbejdes en indkøbspolitik med retningslinjer for ministerområdets indkøb og sikre, at der foretages koordinering med henblik på opnåelse af volumenrabatter og udnyttelse af centrale ramme- og fælleskøbsaftaler.

For at sikre gode og billige indkøb er de enkelte ministerområders institutioner nødt til at gennemføre tilbundsgående analyser af deres indkøb og de ressourcer, der bruges på dette.

Det vil være op til det enkelte ministerområde at afgøre, hvor og hvordan koordinationen skal foregå. Dette kan f.eks. ske ved at samle indkøbet i én funktion, der repræsenterer koncernen, og som vælger koncernleverandører eller ved at foretage indkøb via SKI's rammeaftaler eller en kombination heraf.

Eksempel: Indkøbskoordination i Finansministeriet

For at kunne koordinere indkøbet og sikre effektivt indkøb på Finansministeriets område, er ansvaret for hele områdets indkøb og indkøbspolitik samlet i Økonomistyrelsen.

Som koordinator er det Økonomistyrelsens opgave at udarbejde retningslinjer for ministerområdets indkøb og en handlingsplan for elektronisk handel i samarbejde med de øvrige enheder på ministerområdet.

Ved eventuelle udbud og indgåelse af aftaler med leverandører optræder Økonomistyrelsen som koordinator og repræsentant for hele koncernen.

Ligeledes er det Økonomistyrelsen, der har det overordnede ansvar for, at der i alle institutioner løbende gennemføres analyser af de personaleressourcer der bruges på indkøb, så organiseringen af indkøbet bliver så effektiv som mulig.

1.3 Institutionsledelsens ansvar


Det er ofte op til 20-30 pct. af institutionens samlede udgifter, der anvendes til indkøb. Dertil kommer udgiften til personalet, som foretager indkøb.

Det er den enkelte institutionsledelses ansvar at sikre en ressourcebevidst og effektiv ledelse af indkøbsområdet.

Ledelsen i den enkelte institution bør derfor jævnligt foretage et "indkøbs-tjek" af organiseringen af indkøbet.