2. Indsatsområder for en mere effektiv indkøbspolitik

Udviklingen i retning af at professionalisere og delvist centralisere indkøbsfunktionen kendes fra det private erhvervsliv, hvor et stigende antal koncerner har en indkøbsenhed, der formulerer og koordinerer koncernens indkøbspolitik. De enkelte ministerier bør også med fordel kunne omorganisere indkøbsvirksomheden med henblik på at spare ressourcer og for at opnå bedre priser.

2.1 Koordinering af indkøb


En klar fordel ved at koordinere indkøb er, at der skabes volumen i indkøbene – konkurrencen bliver dermed intensiveret og prisen lavere.

En anden fordel ved koordination er muligheden for at samle et områdes udbudsekspertise, så udbuddene foretages professionelt og effektivt.

For mange varegrupper foretages der allerede koordination via de statslige rammeaftaler formidlet af SKI. Indkøb foretaget via rammeaftaler ved SKI afløfter institutionernes udbudsforpligtigelse.

Kravet om øget koordinering af statslige indkøb medfører en omlægning af SKI's rammeaftaler, så de tilgodeser muligheden for opnåelse af ekstrarabatter ved større volumen, ligesom SKI tager en mere aktiv rolle for at hjælpe med at koordinere institutionernes indkøb som "match-maker" på rammeaftalerne.

Yderligere er rammeaftalerne blevet gjort tilgængelige i elektronisk form på internettet. SKI vil derfor i stigende omfang kunne tilbyde statsinstitutionerne en elektronisk indkøbspakke, der automatiserer eksempelvis fakturering eller andre bogholderimæssige opgaver.

Et eksempel på "match-maker" funktionen hos SKI

En statsinstitution, der køber IT-udstyr hos en SKI-leverandør, opnår en rabat, alt efter hvor stort institutionens indkøbsvolumen er - i overensstemmelse med en på forhånd forhandlet rabatskala.

Hvis institutionen samler sine IT-indkøb med andre offentlige institutioner i en såkaldt Fælleskøbsaftale, vil der kunne opnås en større rabat.

Statsinstitution kan nemt og enkelt på SKI's hjemmeside annoncere, at man ønsker kontakt med andre institutioner, der skal købe dataudstyr hos en bestemt leverandør. Andre institutioner kan hurtigt slå denne information op hos SKI og melde sig på. Herefter indgår institutionerne en fælleskøbsaftale med SKI-leverandøren.

Der kan opnås en række konkrete fordele af såvel administrativ og ressourcemæssig som pris- og kontraktmæssig karakter ved at foretage anskaffelser på rammekontrakterne frem for at gennemføre egne selvstændige udbudsforretninger.

Det drejer sig bl.a. om:

• Prismæssigt gunstige vilkår også ved små og mellemstore anskaffelser.
• Fritagelse for EF-udbudsforpligtelsen og overholdelse af alle internationale og danske standarder samt for egen investering i særskilt ekspertise.
• Sikkerhed for størst mulig hensyntagen til gældende retningslinier for miljørigtige, arbejdsmiljørigtige og energirigtige indkøb samt på en række kontraktområder adgang til miljøprofiler for sortimentsprodukter.
• Hurtig og enkel anskaffelsesprocedure - også ved større anskaffelser.
• Store valgmuligheder og sikkerhed for fordelagtige garantivilkår og mangelsbeføjelser.
• Mulighed for at benytte elektronisk handel i forbindelse med anvendelsen af rammekontrakterne.

Institutioner har på en række rammekontrakter hos SKI yderligere mulighed for at opnå ekstrarabatter, som kan udnyttes ved en bestemt indkøbsadfærd inden for kontrakterne (jf. afsnit 3.4). Det drejer sig om:

• Ordinære volumenrabatter/årsbonus
• Successive leveringsaftaler
• Fælleskøbsaftaler
• Eksklusive leveranceaftaler/kontrakter udbudt med forpligtende tilsagn

2.2 Personaleforbrug


I Rigsrevisionens undersøgelse af statens indkøb i 1997 konkluderes det, at grundlaget for økonomistyringen på indkøbsområdet kan forbedres ved, at institutionerne får et bedre overblik over deres personaleressourceforbrug og de resultater, indkøbspersonalet opnår. Ligesom indkøbsmedarbejdernes uddannelsesmæssige kvalifikationer ofte ikke er tilstrækkelige.

Typisk bruges der uforholdsmæssig megen tid på småindkøb. En effektiv tilrettelæggelse af indkøbsarbejdet kræver, at der foretages evalueringer af personaleforbruget ved indkøb og af de eventuelle besparelser, der er resultatet af indsatsen.

De fleste institutioner har kun få indkøbsmedarbejdere knyttet til egentlige indkøbsfunktioner. De fleste er knyttet til liniefunktioner, hvor ganske mange beskæftiger sig med indkøb som en større eller mindre del af deres samlede arbejde.

Det er op til det enkelte ministerområde at afgøre, hvordan koordinationen skal foregå. Men hvis koordineringen varetages ved at professionalisere indkøbsfunktionen og samle den i én koordinerende funktion, der repræsenterer koncernen, giver dette et bedre overblik over ressourcer.

På samme måde kan uddannelsesindsatsen koncentreres om nogle få nøglemedarbejdere. Det vil især være hensigtsmæssigt som følge af overgangen til brug af e-handel, hvor papir med tiden erstattes af elektronisk sagsstyring, og det er væsentligt, at personalet har de rette uddannelsesmæssige forudsætninger.

Yderligere vil medarbejdere med kvalifikationer, der er afpasset efter indkøbsopgaverners karakter, sikre større effektivitet i indkøbsarbejdet.

Det er ledelsens ansvar, at indkøbsmedarbejderne har en uddannelsesmæssig baggrund og kvalifikationer i øvrigt, der giver dem forudsætningerne for at varetage indkøbsfunktionen.

Grunduddannelse for alle indkøbsmedarbejdere
For medarbejdere, der kun i begrænset omfang varetager indkøbsmæssige opgaver eller alene indkøb af begrænset værdi, vil det næppe være relevant med en særlig uddannelse.

Normalt kan uddannelse begrænses til en grundlæggende indføring i brug af elektronisk handel og retningslinjer for fornuftig indkøbsmæssig adfærd som bestemt i områdets indkøbspolitik.

Medarbejdere, der helt eller delvist beskæftiger sig med indkøb, men som ikke er tilknyttet en central indkøbsfunktion, bør have en vis grunduddannelse. Det kan f.eks. være kurser i elektronisk handel eller indkøbsplanlægning og tilrettelæggelse.

Medarbejdere i centrale indkøbsfunktioner
Medarbejdere i centrale indkøbsfunktioner skal uddannes i forhold til ansvarsområde og kvalifikationer.

Udover grunduddannelsen kan kurser i f.eks. indkøbsjura, kontraktforhold, logistik eller bogføring være relevante.

Der er særligt behov for, at disse medarbejdere kan gå foran ved indførelsen af elektronisk handel, tilrettelæggelse af koordinering på området samt medvirke ved udarbejdelsen af indkøbspolitikker, og derfor har de nødvendige uddannelsesmæssige kvalifikationer.

2.3 Større brug af IT og elektronisk handel

Der er i de seneste år sket en hastig udvikling i mulighederne for at udnytte IT i indkøbsprocessen, og forventningerne til især elektronisk handel (e-handel) er meget store.

E-handel medfører, at markedet bliver nemmere at overskue med hensyn til priser. Erfaringer fra USA har allerede vist, at øget brug af e-handel har ført til faldende priser på varer og tjenester, ved at skabe en mere transparent og global markedsplads præget af øget konkurrence og flere potentielle leverandører.

E-handel kan defineres som de arbejdsprocesser, hvorigennem en køber og en leverandør:

• udveksler elektroniske data med leverandørerne i en sammenhængende indkøbsproces i form af bl.a. ordrer, fakturaer og bogføring.
• udbyder og indgår indkøbsaftaler i elektronisk form.
  En undersøgelse af de statslige institutioner viser, at elektronisk handel kun udnyttes i meget begrænset omfang.
  

Formålet med at integrere elektronisk handel i statens indkøbspolitik er at effektivisere den traditionelle indkøbsproces ved at gøre de processer og papirbaserede arbejdsgange, der er forbundet med indkøb, elektroniske.

Gevinsterne ved en effektivisering af indkøbene vil blandt andet komme fra automatisering af arbejdsprocesser i forbindelse med ordreafgivelse, attestering, betaling, fakturering, budgetkontrol, revision og arkivering.

Øget brug af e-handel vil også give mulighed for at realisere en række finansielle fordele - eksempelvis gennem en mere målrettet styring af likviditet i form af f.eks. cash-flow management.

Hertil kommer bedre logistik, da e-handel gør det enklere konsekvent at købe ind efter ”just-in-time”-princippet, hvilket betyder en reduktion af lagre og dermed en rentegevinst, mindre spild og færre ukurante varer.

E-handel kan samtidig skabe grundlag for en bedre politisk og administrativ styring af institutionens og ministerområdets indkøb. Et bedre styringsgrundlag vil eksempelvis gøre det nemmere at omsætte politiske mål som "en grøn indkøbspolitik" og opnåelse af volumenrabatter ved koordinering samt give bedre muligheder for hurtig budgetopfølgning.

Alene den administrative gevinst ved indførelse af e-handel vurderes til at ligge på mellem 25-150 kr. pr. faktura [1], hertil kommer gevinsten ved et mere transparent marked.

[1] Jf. "Vejen til E-handel i kommunerne" (Kommunernes Landsforening, 1999) og "Elektronisk handel för kommuner, landsting og stat" (Svenska Kommunforbündet, 1997).