3. Hvordan effektiviseres statens indkøb?

I det følgende gives en redegørelse for, hvordan de nye tiltag på indkøbsområdet skal håndteres.

3.1 Brug af centrale aftaler


Der er etableret centrale aftaler og koordinering på to områder - telefoni og flyrejser.

Flyrejser
I forbindelse med etablering af flyrejseaftaler, skal flybilletter så vidt muligt bestilles direkte på internettet. Herved bliver det muligt at opnå de besparelser og prismæssige fordele, der er i forbindelse med en sådan selvbestilling, samtidig med at der opnås volumenrabat, idet aftalerne indgås for hele staten.

For visse rejser kan der dog på grund af rejsens kompleksitet eller destinationer, der ikke kan findes på hjemmesiden, være særlige behov, der gør det nødvendigt at benytte et rejsebureau eller et alternativt flyselskab.

I disse tilfælde skal rejsen dog fortsat købes via en flyrabataftale eller et rejsebureau med rabataftale.

I det omfang der er flere selskaber, der flyver på en destination, anbefales institutionerne at benytte sig af det billigste tilbud og gøre dette til en del af indkøbspolitikken.

SKI vil have etableret nye rammekontrakter vedrørende rejser medio 2000. De nye aftaler vil omfatte aftaler med flyselskaber suppleret med aftaler med rejsebureauer om rejsebureauydelser.

Flyrejser koordineres via en hjemmeside, der etableres i SKI regi medio 2000. På rejsehjemmesiden, vil det blive muligt at kombinere selvbestilling med forskellige niveauer af service, som er aftalt med de rejsebureauer, der er på rammekontrakten enten i forbindelse med den enkelte rejse eller generelt. Rejsebestillingssiden bliver udbygget med muligheder for direkte bestilling af hotelovernatninger, billeje, rejseforsikring og togrejser.

Rejsebestilling
Institutionen får brugernavn og password til bestillingssiden ved henvendelse til SKI, og kan herefter benytte systemet til bestilling af flyrejser mv.

Når man ønsker at bestille en rejse kommer man via sin internetforbindelse til rejsebestillingssiden og logger sig på med brugernavn og password.

Rejsen bestilles ved at angive hvorfra og hvortil man ønsker at rejse (lufthavn) og ønsket afrejsetidspunkt eller ankomsttidspunkt og tidspunkt for returrejse. Systemet vil herefter vise de afgange som passer bedst muligt med det ønskede med angivelse af pris (rammekontraktpris) på rejsen (der vises kun afgange, hvor der er ledige pladser). Man markerer så de ønskede afgange på skærmen og trykker 'bestil', og rejsen er bestilt. Billetten vil herefter blive fremsendt til den opgivne adresse (nogle flyselskaber er dog papirløse, og man får blot opgivet et reservationsnummer, som skal opgives ved check-in sammen med den rejsendes identitet).

Økonomistyrelsen vil orientere institutionerne om de endelige kriterier for benyttelse af rejseinternetsiden.

Telefoni
Telefoniaftalerne er baseret på SKI's rammeaftaler og koordineres af Slots- og Ejendomsstyrelsen. For telefoni er der forpligtigelse til at følge SES' råd og anvisninger med hensyn til valg af telefoniaftale og indrapportering af telefoniforbruget. For at sikre billigst mulig telefoni for staten, vil Slots- og Ejendomsstyrelsen koordinere statens telefoni- og datakomunikation samt vejlede institutionerne ved valg af specifik rammeaftale.

Slots- og Ejendomsstyrelsens koordination skal sikre, at alle institutioner tilslutter sig SKI's rammeaftaler, så der opnås størst mulige volumenrabatter og besparelser på institutionernes telefonregninger. Institutionerne er derfor forpligtigede til at følge Slots- og Ejendomsstyrelsens vejledninger ved valg af telefonaftale.

Vejledning om telefonaftalerne kan fås på Slots- og Ejendomsstyrelsens hjemmeside www.ses.dk .

For at sikre det bedst mulige aftalegrundlag, opretter Slots- og Ejendomsstyrelsen en statslig database, hvortil institutionerne skal indberette alle oplysninger om forbrug af telefoni- og datakommunikation, omfattende enheder (telefonlinier, kredsløb mv.), forbrug og rabatter mv.

For at gøre det så enkelt som muligt vil disse indberetninger skulle ske via internettet på Slots- og Ejendomsstyrelsens hjemmeside .

De rabatter Slots- og Ejendomsstyrelsen opnår på vegne af institutionerne, videregives til institutionerne.

Slots- og Ejendomsstyrelsens udgifter dækkes af et vederlag, der opkræves som modregning i rabatudbetalingen, på baggrund af den enkelte institutions forbrug af telefoni- og datakommunikationsydelser.

3.2 Hvad skal i udbud, og hvad kan købes decentralt?


EU's udbudsdirektiver indeholder en række bestemmelser, som skal anvendes, når ordregivere foretager anskaffelser af en vis størrelsesorden. Ved indkøb af varer gælder Indkøbsdirektivet (direktiv nr. 93/36/EØF). Direktivet er blevet ændret ved direktiv 97/52/EF og implementeret i dansk lovgivning ved bekendtgørelse nr. 788 af 5. november 1998.

Stramningen af udbudspraksis, som følger af cirkulære om indkøb i staten (Bilag 2) medfører, at mindre kontrakter, der indgås af decentrale enheder, lægges sammen på ministerområder. De enkelte ministerområder defineres derved som koncerner, der udbudsmæssigt opfattes som sammenhørende enheder.

1.1 Eksempel: Indkøb af kopimaskiner

Kravet om koordination betyder, f.eks., at en styrelse ved indkøb af kopimaskiner, skal være opmærksom på om der i det kommende år er andre institutioner under samme ministerium som forventer at indkøbe kopimaskiner.

Hvis summen af indkøb af kopimaskiner på hele ministerområdet ikke overstiger udbudsgrænsen, kan styrelsen blot indkøbe en ny kopimaskine. Men det vil under alle omstændigheder være fornuftigt at koordinere indkøbene for at få højere rabatter eller gøre brug af SKI's rammaftaler.

Overstiges udbudsgrænsen derimod er der to muligheder, enten kan der foretages udbud for hele området eller det kan besluttes, at køb af kopimaskiner skal foregå via SKI's rammekontrakter, der afløfter udbudsforpligtigelsen.

Ændringen i beregningen af tærskelværdier påvirker indkøbspraksis i forhold til varer, der ikke er omfattet af en egentlig centralisering i dag og har en samlet anskaffelsessum over tærskelværdien på ca. 1 mill. kr.

Når det skal vurderes, om en konkret anskaffelse er omfattet af udbudspligten, skal der tages udgangspunkt i den samlede anskaffelse.

Ved opgørelsen af en konkret ordre skal ordregiveren udøve sit bedste skøn. Den samlede anskaffelse må gerne opdeles i delleverancer, så anskaffelsen f.eks. sker etapevis, men det er altid den skønnede værdi af den samlede anskaffelse, der er afgørende for, om der foreligger udbudspligt.

Når den skønnede værdi af den samlede anskaffelse er lig med eller større end tærskelværdien, skal der foretages EU-udbud, eller købes via en SKI rammeaftale, der afløfter udbudsforpligtigelsen. Den skønnede værdi for den samlede anskaffelse opgøres i danske kroner eksklusiv moms.

For indkøbsaftaler, der indgås regelmæssigt, eller som skal fornyes inden for et bestemt tidsrum, beregnes aftalens anslåede værdi på grundlag af :

den samlede faktiske værdi af lignende successive aftaler, der er indgået i løbet af de foregående tolv måneder eller det foregående finansår.
eller den samlede anslåede værdi af successive aftaler, der indgås i løbet af de tolv måneder, der følger efter den første levering, eller i løbet af aftaleperioden, hvis denne er over tolv måneder.
Når et påtænkt indkøb af ensartede varer opdeles på en række delaftaler, der indgås samtidig, skal den anslåede værdi af alle disse delaftaler tilsammen lægges til grund.

3.3 Hvordan bruges udbud?

Ordregiver kan som hovedregel vælge mellem to udbudsformer offentligt udbud og begrænset udbud. Ved offentligt udbud kan alle interesserede afgive tilbud. Ved begrænset udbud kan ordregiver begrænse antallet af tilbudsgivere og dermed også antallet, som der skal udsendes udbudsmateriale til.

Ved begrænset udbud er proceduren delt op i to faser; først sammensættes en gruppe af tilbudsgivere, dernæst bedømmes deres tilbud. Ordregiveren skal på forhånd angive, hvor mange der ønskes prækvalificeret. Som en generel regel gælder, at antallet af prækvalificerede skal være "tilstrækkeligt stort til at sikre reel konkurrence", det laveste antal, man kan prækvalificere, er fem, og det højeste er 20.

3.4 Hvordan anvendes rammeaftaler?
Alternativt til at gå i eget udbud, kan der købes ind via SKI's indkøbssystem af rammekontrakter. Indkøbssystemet er i dag tilgængeligt i elektronisk form på Internettet.

SKI's rammeaftaler dækker de vareområder, hvor institutionerne ofte foretager indkøb. På de vareområder, der er dækket af rammeaftalerne, er det muligt for institutionerne fra sag til sag at afgøre, om der kan opnås bedre priser og andre fordelagtige købsvilkår på aftalerne.

Rammekontrakterne er indgået efter gennemførelse af udbud i overensstemmelse med reglerne i de gældende udbudsdirektiver. Ved koordinering på ministerområdet og brug af SKI som "match-maker", kan der opnås volumenrabatter på en række områder.

Fælleskøbsaftaler
En institution kan, hvis den pågældende rammekontrakt indeholder en bestemmelse herom, opnå en endnu højere samlet rabat ved sammen med et antal andre institutioner at etablere en leveringsaftale om fælleskøb med en kontraktleverandør eller en af dennes tilknyttede forhandlere.

Indgåelse af en leveringsaftale om institutioners fælleskøb medfører, at rabatten til hver af de deltagende institutioner beregnes i forhold til leveringsaftalens samlede omsætning og ikke i forhold til værdien af den enkelte deltagende institutions anskaffelser.

SKI tilstræber, at alle rammeaftaler fremover giver mulighed for fælleskøb, og varetager i større udstrækning end tidligere en match-maker-funktion, jf. afsnit 2.1.

Eksklusiv leveranceaftale/rammekontrakter udbudt med forpligtende tilsagn
På en række rammekontrakter er de traditionelle udbud kombineret med en "garanteret" omsætning ved, at en række store organisationer på forhånd har markeret, at de vil benytte aftalen med eller uden angivelse af et specifikt volumen.

Der er også i enkelte kontrakter indbygget den mulighed, at man kan opnå højere rabatter, hvis man vil forpligte sig til at handle hos en enkelt leverandør i hele eller dele af kontraktperioden.

Ordinære volumenrabatter/Årsbonus
Disse rabatter dækker alle anskaffelser. En nøje tilrettelæggelse og koordinering af organisationens indkøb kan derfor ofte resultere i yderligere rabat alene ved at være opmærksom på den volumenbestemte rabatskala.

Successive leveringsaftaler
En institution eller et ministerområde kan vælge at anvende rammekontrakterne til løbende at foretage en række enkeltstående anskaffelser, uanset omfanget af den enkelte anskaffelse.

Såfremt institutionen har planlagt en række successive anskaffelser inden for en rammekontrakts løbetid, vil det være muligt at etablere en leveringsaftale med en kontraktleverandør eller en af dennes tilknyttede forhandlere, der dækker denne samlede række af planlagte successive anskaffelser.

Indgåelse af en leveringsaftale om successive leverancer medfører, at rabatten til institutionen beregnes i forhold til leveringsaftalens samlede omsætning.

Betingelser for at anvende rammekontrakter
Der er en række generelle betingelser for rammekontrakternes anvendelse:

• Der kan kun anskaffes produkter, som er omfattet af det konkret fastlagte og afgrænsede kontraktsortiment.
• Anskaffelser kan kun foretages hos kontraktleverandørerne samt hos de entydigt afgrænsede og navngivne forhandlerkredse, som er tilknyttet de respektive leverandører.
• Anskaffelser kan kun foretages på de fastlagte kontraktvilkår, herunder de fastlagte pris- og rabatstrukturer. Det vil sige, at der ikke er adgang til at forhandle eller aftale ændringer i de fastlagte kontraktvilkår, herunder heller ingen adgang til at forhandle eller aftale særlige priser og ekstra rabatter m.m.
• En opdeling af en samlet anskaffelse – så dele af anskaffelsen sker ved anvendelse af en rammekontrakt, mens andre dele af anskaffelsen foretages uden for rammekontrakten - forudsætter, at der foreligger en klart saglig og motiveret begrundelse for opdelingen.

3.5 Indkøb der ikke er udbudsforpligtede


Institutionerne skal ved decentrale indkøb være opmærksom på de fordele, der selv ved de mindre indkøb kan opnås ved en effektiv organisering af indkøbsfunktionen.

Ved brug af rammeaftaler vil der derimod også kunne opnås volumenrabatter på varegrupper, hvor ministerområdet kun har en lille indkøbsvolumen, da stordriftsfordele for staten som helhed udnyttes.

Elektroniske handelssystemer gør det enkelt at bestille og koordinere selv meget små mængder.

3.6 Miljøbevidste indkøb og e-handel



For indkøbere i staten gælder cirkulære nr. 26 af 7. februar 1995 om miljø- og energihensyn ved statslige indkøb. Statsinstitutioner og virksomheder har pligt til at udforme en indkøbspolitik og en handlingsplan samt at dokumentere deres indsats.

Der vil også i nogen grad kunne stilles relevante miljømæssige krav i udbudsmaterialet. Direktiverne indeholder imidlertid ikke særskilte bestemmelser herom, og der henvises derfor til Konkurrence Sekretariatets Notat om adgangen til at stille miljøkrav efter EU's udbudsregler fra 2. marts 1995, der er indeholdt i håndbogen Bedre miljø gennem indkøb fra Miljøstyrelsen.

Ved at bruge e-handelsværktøjer kan arbejdet med at leve op til den indkøbspolitik, som institutionen har besluttet, samt at dokumentere indsatsen lettes væsentligt.

Det gælder bl.a. for de redskaber, som SKI stiller til rådighed for sine institutioner. I rammekontrakterne er det på de enkelte varer markeret, om de har et miljømærke. Når man søger på varer, kan man f.eks. i sin søgning bede om kun at få miljømærkede varer med i resultatet.

Eksempel på miljøbevidste indkøb ved brug af SKI rammeaftaler