4. Evaluering og styring af indkøbsvirksomheden

Resultatet vil danne et billede af, hvilke tiltag der er nødvendige for at effektivisere ministerområdets indkøbsvirksomhed og bringe den i overensstemmelse med statens og ministerområdets retningslinjer på området.

Hvert ministerområde vil normalt med en begrænset ressourceindsats selv kunne gennemføre analysen. I det følgende gennemgås analysen nærmere.

4.1 Hvad og hvor meget købes der for?


Der foretages en detaljeret kortlægning af indkøbets omfang, sammensætning og vilkår. Kortlægning kan ske med udgangspunkt i en gennemgang af finanslovskonti'ene 14 og 15 på hvert ministerområde. Her skal der tages højde for, at visse institutioners forbrug af varer og tjenester – f.eks. flertallet de selvejende institutioners - ikke indgår i statsregnskabet og derfor ikke figurerer på konto 14 og 15. Sådanne institutioners indkøb bør imidlertid også kortlægges, så de kan opnå stordriftsfordele.

Af praktiske hensyn kan institutionernes og det samlede ministerområdes indkøb opdeles i tre hovedgrupper:

• Driftsmidler/forbrugsgoder - f.eks. kontorartikler, rengøringsmidler, fødevarer, brændsel, og øvrige vareindkøb (posteres under standardkonto 14 i statsregnskabssammenhæng).
• Tjenesteydelser - f.eks. rengøring, vagttjeneste, konsulentbistand, edb-service, kørsel (posteres under standardkonto 14 i statsregnskabssammenhæng).
• Materiel - f.eks. biler, apparatur, edb-udstyr (posteres under standardkonto 15 i statsregnskabssammenhæng).

Hver af disse hovedgrupper kan underinddeles i varetyper i henhold til SKI's opdeling på varenumre (se bilag), og kortlægning af samlet forbrug kan ske i henhold til denne detaljerede inddeling.

Formålet med kortlægningen er at finde ud af, hvor stort et volumen der købes ind for på hvert vare-/tjenesteområde og i princippet af hver enkelt vare- og tjenestetype.

Dette skal for det første kortlægges for at afgøre om indkøbet er udbudspligtigt i henhold til de skærpede udbudsregler. For det andet bør det kortlægges for at afgøre, om der mere generelt eksisterer et potentiale for øget koordination og dermed for en forbedring af indkøbsbetingelserne på ministerområdet og i de enkelte institutioner.

For at kunne koordinere på ministerområdet, er det vigtigt at alle institutioner med jævne mellemrum gennemfører en kortlægning af deres indkøb fordelt på varer og beløb.

Departementet har ansvaret for den samlede kortlægning, der dog naturligt kan ske i ministerområdets indkøbskoordinationsfunktion.

4.2 Hvordan er indkøbsvirksomheden organiseret, og hvilke personaleressourcer bruges til indkøb?


Anden del er en kortlægning af:

• Hvem der køber ind
• Hvordan indkøbene gennemføres
• Hvor meget tid der anvendes til de enkelte indkøbsopgaver

Formålet med denne kortlægning er at vurdere, om indkøbsvirksomheden er organiseret effektivt i de enkelte institutioner, dels med henblik på at finde ud af om den tid, der anvendes på indkøb, står i rimeligt forhold til opgavernes antal og økonomiske betydning, og dels for at kaste lys over eventuelt manglende koordinering af indkøb internt i en institution.

Det er nødvendigt at danne sig et mere nøjagtigt billede af, hvem der køber ind, hvorledes det gøres, og hvor meget tid det kræver på den enkelte institution for at kunne realisere en række af de besparelser, som de nye tiltag på indkøbsområdet forudsættes at resultere i.

Det er endvidere vigtigt at have overblik over indkøbsvirksomheden i den enkelte institution for at kunne koordinere indsatsen på ministerområdet.

Igen skal opmærksomheden henledes på fordelene ved elektronisk handel og registrering. Ved en overgang til elektronisk registrering af vare- og tjenestekøb vil der automatisk ske en registrering af, hvilke dele af personalet der beskæftiger sig med indkøb, og hvor hyppige og koordinerede indkøb af en vare eller en tjeneste er.

Øget brug af elektroniske værktøjer bør i videst muligt omfang tilrettelægges med henblik på en senere systemintegration i Navision Stat.

4.3 Tjekliste


Resultatet af kortlægningen af indkøbene på såvel ministerområdet som i de enkelte institutioner kan nu vurderes i forhold til følgende spørgsmål:

"Tjek-liste":

• Er der udarbejdet indkøbspolitik for ministerområdet?
• Er der overblik over ministerområdets indkøb?
• Er der overblik over muligheder for besparelser via centrale ramme- og fælleskøbsaftaler?
• Foretages der koordinering på ministerområdet?
• Hvem er ansvarlig for koordinering på ministerområdet?
• Hvordan udnyttes elektroniske handelssystemer?
• Hvilken indkøbsekspertise findes der på ministerområdet?
• Er der udarbejdet handlingsplan for indførelse af elektroniske handelssystemer på ministerområdet?
• Er der udarbejdet grøn indkøbspolitik?
• Er der overblik over ministerområdets personaleforbrug ved indkøb?
• Følger institutionerne udbudsreglerne?
• Hvordan udnyttes SKI ?
• Foretager institutionen indkøb så billigt og godt som muligt?
• Er organiseringen af institutionens indkøb optimal?
• Er der klar viden om indkøbsarbejdets effektivitet?
• Udnyttes muligheder for rådgivning til effektivisering af indkøbsarbejdet?

Svarene på ovenstående spørgsmål kan danne grundlag for formulering af en indkøbspolitik og en handlingsplan for øget koordinering af indkøb og implementering af e-handel.

Brugen af elektroniske redskaber til registrering af forbrug bør i høj grad lette opgaven med at kortlægge forbruget. Øget brug af elektroniske værktøjer bør i videst muligt omfang tilrettelægges med henblik på en senere systemintegration i Navision Stat. Nærmere vejledning herom vil kunne indhentes hos Økonomistyrelsen.

4.4 Hvordan sikres et effektivt informationssystem på området?


Informationssystemet skal være opbygget så det løbende giver information til den koordinerende enhed på ministerområdet om varetagelsen af indkøbsopgaven i henhold til den formulerede indkøbspolitik på ministerområdet.

Den løbende indrapportering kan indeholde:

• Elektronisk opgørelse over foretagne indkøb samt de hertil anvendte ressourcer (til brug for evaluering)
• Oversigt over de kommende indkøbsopgaver (til brug for koordinering med andre ministerområder)

For at sikre, at de enkelte statsinstitutioner er à jour med ministerområdets indkøbspolitik, bør hver institution formulere en indkøbsinstruks, der kort redegør for følgende:

• Organiseringen af indkøb: hvem har hvilke indkøbskompetencer, og hvem har ansvaret for fakturering, registrering og indrapportering.
• Procedurer der skal overholdes ved indkøb i henhold til ministerområdets indkøbspolitik – så det blandt andet sikres, at ministerområdets indkøbspolitik overholdes.
• Eventuelle særlige målsætninger for den enkelte institutions indkøbspolitik, der i øvrigt er forenelige med ministerområdets indkøbspolitik.