Bilag 2: Cirkulære om indkøb i staten
Cirkulære om indkøb i staten
Formål og definitioner
§1. For at fremme effektivisering og professionalisering af statens indkøb, udnytte statens koncernfordele og øge brugen af e-handel i staten, skal statslige institutioner ved indkøb af visse varer, materiel og tjenesteydelser anvende centralt koordinerede aftaler.
Stk.2. For varer og materiel, der ikke er omfattet af centralt koordinerede aftaler, forudsættes ministerierne at handle som koncern, jf. §5-6
Centralt koordinerede aftaler
§2. Økonomistyrelsen har det overordnede ansvar for centralt koordinerede aftaler og indgåelse af nye aftaler.
Stk.2. Økonomistyrelsen bekendtgør nye centralt koordinerede aftaler.
§3. I det omfang, det er muligt, skal bestilling og køb af flyrejser foretages elektronisk via en af Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S drevet hjemmeside for rejser.
Stk.2. I det omfang, det ikke er muligt at benytte hjemmesiden ved køb af rejser, bør købet også foretages elektronisk.
§4. Køb af telefoni- og datakommunikationsydelser koordineres af Slots- og Ejendomsstyrelsen.
Stk.2. Ved køb af telefoni- og datakommunikationsydelser er de enkelte institutioner forpligtiget til at benytte de af Slots- og Ejendomsstyrelsen koordinerede aftaler.
Stk.3. Slots- og Ejendomsstyrelsen yder institutionerne råd og vejledning i valget af leverandør.
Stk.4. Telefoniydelser inkluderer trafikafgift, særtjenesteydelser, abonnement og oprettelse af nye forbindelser for både fastnet- og mobiltelefoni. Datakommunikationsydelser inkluderer; trafikafgift, særtjenesteydelser, abonnement og oprettelse af nye forbindelser.
Stk.5. Slots- og Ejendomsstyrelsen etablerer en fælles statslig database hvortil institutionerne forpligtiges til at indgive alle oplysninger om forbrug af telefoni- og datakommunikation, omfattende enheder (telefonlinier, kredsløb mv.), forbrug opgjort i økonomi samt aftaleforhold, rabatter mv. i aftaler med leverandører. Indberetninger fra institutionerne sker via Internettet.
Stk. 6. Slots- og Ejendomsstyrelsens udgifter dækkes af et vederlag der opkræves hos institutionerne. Institutionernes andel af vederlaget til Slots- og Ejendomsstyrelsen beregnes på baggrund af den enkelte institutions andel af det samlede forbrug af telefoni- og datakommunikationsydelser i forhold til institutionernes samlede forbrug. Opkrævning sker to gange årligt ved modregning i rabatudbetalingen.
Stk.7. Såfremt Slots- og Ejendomsstyrelsen ved koordinering af indkøb opnår og indkasserer særlige rabatudbetalinger på vegne af alle institutioner, videregiver Slots- og Ejendomsstyrelsen disse rabatudbetalinger til institutionerne fordelt efter den enkelte institutions andel af det samlede forbrug af telefoni- og datakommunikationsydelser.
Ministeriernes fælles indkøbspolitik
§5. Hvert ministerium skal formulere en fælles indkøbspolitik for ministerområdet.
Stk.2. Indkøbspolitikken skal beskrive rammer og mål for indkøb foretaget på ministerområdet og miljø- og energihensyn ved indkøb, jf. cirkulære nr. 26 af 7. februar 1995 om miljø- og energihensyn ved statslige indkøb
Stk.3. Ministeriet skal udarbejde handlingsplan for gennemførelse af øget koordinering, professionalisering af indkøbsfunktionen og brug af IT-redskaber ved indkøb.
Stk. 4. Ministeriet skal sikre, at de fordele, der er ved samordning og brug af lavprisselskaber i forbindelse med rejser, udmøntes, med mindre gener og administrative omkostninger overstiger disse fordele.
§6. Ministeriernes indkøbspolitik skal indeholde procedurer for en koordination af køb af varer og materiel, således at indkøb i staten effektiviseres mest muligt, ved at staten handler som en koncern.
Stk.2. Det indebærer, at køb af ensartede varer og materiel foretaget på ministerområder skal betragtes som en samlet ordre, jf. cirkulære nr. 42 af 1. marts 1994 om udbud og udlicitering af statslige drifts- og anlægsopgaver.
Stk. 3. Økonomistyrelsen kan, på baggrund af en konkret vurdering, aftale særlige forhold for visse områder, f.eks. hvor det som følge af geografiske eller funktionelle forhold vil være hensigtsmæssigt med en opdeling af koordineringsfunktionen inden for ministerområdet.
Stk. 4. Indkøb foretaget via rammeaftaler ved Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S afløfter institutionernes udbudsforpligtigelse.
Stk.5. Ved tilrettelæggelsen af indkøbspolitikken skal institutionerne være opmærksomme på de statslige betalingsregler, jf. regnskabsbekendtgørelsen. Særligt henledes opmærksomheden på, at reglerne om forudbetaling også gælder ved e-handel.
§7. Finansministeriet vil udarbejde en vejledning om væsentlige forhold ved indkøb af varer og materiel.
Ikrafttræden
§8. Cirkulæret træder i kraft den 3 januar 2000.
Stk.2. Økonomistyrelsen vil udsende en samlet orientering når den i § 3 nævnte hjemmeside er oprettet.
Finansministeriet, den 17. december 1999
MOGENS LYKKETOFT
/Thomas Egebo
