Køge Handelsskole - udviklingsprojekt for det administrative personale

Køge Handelsskole har omkring 150 ansatte. Der er ansat omkring 20 medarbejdere i administrationen. Der er 1500 årselever.

• Det administrative personale indgår i teams
• En løbende tilpasning og udvikling af selve administrationsprojektet

Allerede i 1994 begyndte man på Køge Handelsskole at organisere arbejdet i selvbærende enheder - teams. Lærere på erhvervsuddannelsen og på voksen- efteruddannelsesområdet dannede team om udvikling, planlægning og evaluering af moduler, fagområder, uddannelsesforløb og kurser.

I lærernes arbejde og undervisning er de administrative opgaver et bærende element. Så samtidig med en stor vækst på skolen blev behovet for en teamorganisering i administrationen mere og mere tydeligt. Administrationens ressourcer og samarbejdsflader i forhold til såvel lærere og elever som ledelse, ministerium og hinanden måtte i fokus.

De seneste år er administrationen på Køge Handelsskole vokset hastigt og har nu omkring 20 ansatte. Køge Handelsskole er vokset med 40% siden 1992 og det er administrationen også. Tidligere havde man en lille enhedsadministration, men pga. stigningen i antallet af uddannelser og den store tilgang af personale og elever, er administrationen blevet delt op i 3 teams: ungdoms-, voksen- og økonomiteams. Det har gjort behovet for koordinering markant. Der er både behov for koordinering på tværs af de 3 teams, men også mellem de enkelte afdelingsledere og administrationen.

Med støtte fra Udviklings- og Omstillingsfonden har Køge Handelsskole i 1999 iværksat projektet "læreprocesser og aktiv medleven i organisationsændringer", som har til formål at øge det administrative personales service og jobberigelse. Administrationsprojektet har især fokus på:

• Projektstyringskompetencer
• Kommunikationskompetencer
• Samarbejdskompetencer
• Servicekompetencer
• Bureaukratiske kompetencer
• Helhedsindsigtskompetencer

Projektet rækker over to år og har indtil nu været tilrettelagt som en udviklingsproces med en række aktiviteter som input til den udvikling, der var målet og behovet. I realiteten er "de store abstrakte" kompetencekrav og -behov løbende blevet omsat til delmål og aktiviteter i en meget vedkommende og nærværende proces.

Projektet startede med en "Værdisættende undersøgelse" af gruppens bedste er-faringer med at udføre deres opgaver. Dette seminar gjorde det klart, at samarbejde, service og personlig kommunikation var de områder, som der var ønske om at arbejde videre med. Inden dette konkrete arbejde gik i gang, blev en holdningsundersøgelse gennemført. Den målte på gruppens tilfredshed af mange parametre f.eks ledelse, information, samarbejde med de mange forskellige målgrupper, samarbejde i administrationsgruppen, faglig stolthed, image osv.

Undersøgelsen foretages igen ved projektets afslutning - så effekten kan måles og gøres til genstand for videre bearbejdning.

Undersøgelsens markante udsagn blev i øvrigt sammen med seminartemaerne genstand for gennemførelsen af en række "Boblekurser" samt en "Seminarsløjfe". Boblekursernes mål var at introducere og skabe nysgerrighed omkring forskellige personlige og kommunikationsmæssige værktøjer. Seminarsløjfen bestod af et internat for de administrative medarbejdere, en seminardag for ledergruppen omkring deres nye lederrolle samt en dialogdag, hvor ledere og medarbejdere mødtes om at skabe platformen og afstemme forventningerne i forhold til fremtidens samspil og opgaveløsning.

Værktøjerne og målene som er formuleret i processen trænes og uddybes i de enkelte team, hvor man snakker arbejdsfordeling, roller, procedurer, spilleregler osv.

Projektets arbejdsgruppe, der består af ledere og medarbejdere fra de tre team samt en konsulent og en sekretær fra skolens interne kompetenceudviklingsafdeling, samler i øjeblikket "behov" sammen til processens videre forløb. Forventningen er, at man i løbet af foråret 2000 går i gang med at arbejde med et egentligt servicekoncept med fokus på opgaven: nemlig at give brugerne af skolen det bedst mulige møde med skolen - lige fra første "kald".

De overordnede målsætninger er løbende blevet tilpasset og udviklet til delmål og aktiviteter gennem seminar og spørgeskemaundersøgelse.