Vi samler statistik ved hjælp af cookies for at forbedre brugeroplevelsen.

Vi begynder dog først, når du klikker dig videre til næste side.

Læs mere om cookies
Forrige3  af  12Næste

3. Indberetninger og redegørelser


Du har takket nej til cookies på denne hjemmeside, derfor kan vidoen ikke vises. Du skal tillade cookies for at kunne se videoen.

1. Indledning

I dette kapitel foretages en overordnet gennemgang af kommunale indberetninger og redegørelser. Efterfølgende fremlægges udvalgets principielle overvejelser med udgangspunkt i en diskussion af proportionalitetsprincippet og afvejningen af nytteværdi over for ressourceforbrug. Der præsenteres en særskilt diskussion af mulighederne for yderligere digitalisering. Endelig fremlægges udvalgets anbefalinger.

Udvalget har i forhold til indberetninger og redegørelser haft to opgaver: dels at vurdere nødvendigheden af de eksisterende regler for kommunale indberetninger og redegørelser, dels at undersøge mulighederne for, at indberetninger og redegørelser fremover i højere grad kan ske i digital form.

2. Beskrivelse af indberetninger og redegørelser

Udvalget har i sin kortlægning primært fokuseret på regelmæssige indberetninger og redegørelser, som er lovpligtige for kommunerne at udarbejde og indsende til statslige myndigheder. Enkelte aftalebaserede indberetninger er dog medtaget. Ad hoc indberetninger og redegørelser er derimod ikke medtaget i undersøgelsen. Det skal dog fremhæves, at det har været nævnt i udvalgets drøftelser, at ad hoc indberetninger og redegørelser i høj grad kan være ressourcekrævende.

Udvalget kortlægning har vist, at der findes 97 indberetninger og redegørelser på det kommunale område. Af disse er 15 redegørelser. Selvom indberetningsbyrden er fordelt på de forskellige ministerområder, kan der peges på fire ministerier, der er særligt indberetningstunge. Det drejer sig om Indenrigs- og Sundhedsministeriet, Økonomi- og Erhvervsministeriet (herunder Danmarks Statistik), Miljøministeriet og Kulturministeriet. Disse ministerier tegner sig for i alt 76 pct. af alle indberetninger og redegørelser.

Figur 3.1. Antal indberetninger og redegørelser fordelt på ministerier

 

Der kan overordnet set siges at være tre hovedtyper af indberetninger og redegørelser: politisk feedback, overblik/overvågning og styring/kontrol.[1] Tabel 3.1. viser, hvordan indberetningerne er fordelt på de tre typer hovedformål.

  Tabel 3.1. Formål med indberetninger og redegørelser

Politisk feedback

Overblik og overvågning

Styring og kontrol

11 pct.

66 pct.

39 pct.

Anm.: Nogle indberetninger tjener mere end ét formål, eksempelvis som instrumenter for både overvågning og styring. I tabellen er disse talt med flere gange, og derfor overstiger summen af procentandelene 100 pct.

Kortlægningen har vist, at ministerierne generelt ikke har information om, hvilket samlet ressourceforbrug udarbejdelsen af indberetninger og redegørelser kræver. Såfremt de enkelte ministerier har foretaget et skøn, gælder det med få undtagelser, at skønnet ifølge ministeriets egen vurdering er behæftet med betydelig usikkerhed.

Tabel 3.2. Frekvens for indberetninger og redegørelser

Løbende

Månedligt

Kvartalsvist eller halvårligt

Årligt

Sjældnere end en gang om året

13 pct.

4 pct.

10 pct.

70 pct.

7 pct.

Anm: Flere af indberetningerne skal indsendes i flere former, og disse har forskellig frekvens (f.eks. skal der for flere indsendes en opsamlende redegørelse ved årets afslutning udover den øvrige indberetning). Derfor overstiger summen af procentandelene 100 pct.

Frekvensen for hvor hyppigt indberetninger og redegørelser skal indsendes varierer, jf. tabel 3.2. Fordelingen viser dog en klar tendens til, at hovedparten af indberetningerne skal indsendes årligt, mens omtrent en fjerdedel skal indsendes oftere.

For så vidt angår digitalisering har de indkomne oplysninger vist, at der i godt halvdelen af tilfældene er mulighed for fuldt ud at anvende digital kommunikation ved indberetningen. For knap tre fjerdedele af indberetningerne gælder, at de helt eller delvis kan indsendes digitalt. Godt en fjerdedel af indberetningerne kan ikke indberettes digitalt.

Digitalisering kan imidlertid foregå på flere niveauer: elektronisk udfyldelse og indsendelse som fil via e-mail/diskette, indtastning via internettet samt automatiske udtræk fra datasystemer.

I tabel 3.3. nedenfor er anført fordelingen af de digitaliserede indberetninger i de forskellige kategorier for digitalisering.[2] 


Tabel 3.3. Fordeling af digitaliserede indberetninger og redegørelser på digitaliseringsniveauer

Elektronisk fremsendelse via mail/diskette

Indtastning via internettet

Automatisk udtræk fra datasystem

27 pct.

28 pct.

45 pct.




Anm.: For flere af indberetninger gælder, at de sker i flere former. I tabellen er indberetningerne kun talt med under den kategori, der dækker over den højeste grad af digitalisering.

På baggrund af det foreliggende datamateriale er det ikke muligt at konkludere, i hvilken udstrækning datadeling og –genbrug anvendes. Ligeledes er det vanskeligt at konkludere, hvorvidt indberetninger og redegørelser offentliggøres, idet ca. en fjerdedel ikke har besvaret spørgsmålet. Af de foreliggende oplysninger fremgår dog, at omtrent halvdelen af indberetninger og redegørelser offentliggøres, eventuelt i en kondenseret form.


3. Udvalgets overvejelser vedr. principper for indberetninger og redegørelser

Det er udvalgets opfattelse, at der for kommunale indberetninger til statslige myndigheder bør gælde et proportionalitetsprincip. Princippet indebærer, at nytten ved at modtage de pågældende oplysninger skal stå i et rimeligt forhold til det samlede ressourceforbrug ved udarbejdelsen af den pågældende indberetning.

Såvel nytten som ressourceforbruget kan være vanskelige at fastlægge. Ressourceforbruget kan i nogen udstrækning kvantificeres, såfremt myndighederne, der udarbejder og modtager indberetningen fører regnskab med arbejdstid, IT-driftsomkostninger, etc. Nytten må i første række fastlægges af den myndighed, der efterspørger oplysningerne. En egentlig vurdering af indberetningens nytteværdi vil således generelt være af mere subjektiv karakter.

Visse indberetninger er foranlediget af EU-bestemmelser, hvorfor det ikke nødvendigvis er muligt nationalt at ændre på krav, omfang, frekvens, indberetningstidspunkt etc. på indberetningerne. Det skal dog bemærkes, at udgangspunktet principielt set bør være proportionalitet, når nye indberetninger overvejes eller eksisterende indberetninger revideres. Det gælder uanset om indberetningerne og redegørelserne fastlægges på nationalt eller internationalt niveau.


3.1. Indberetningernes nytteværdi

En indberetnings nytteværdi må vurderes i forhold til mindst to faktorer: formål og tidsperspektiv.

3.1.1. Formål

Uagtet, at en vurdering af en indberetnings nytteværdi i nogen grad må bero på en subjektiv vurdering hos den myndighed, der mener at have brug for oplysningerne, bør indberetningens formål være centralt for vurderingen. Der kan overordnet set skelnes mellem tre typer af formål.

 Boks 3.1. Formål med kommunale indberetninger og redegørelser



  • Politisk feedback



  • Overblik og overvågning



  • Styring og kontrol

Det ene formål er politisk feedback. Indberetningen er i dette tilfælde nært knyttet til et politisk tiltag, for eksempel grundtakstreformen[3],jf. boks 3.2. Formålet er at give det pågældende ministerium og/eller Folketinget oplysninger, der skal vise effekten i praksis af det pågældende tiltag. Indberetningen eller redegørelsen giver en indikation af, om et politisk tiltag har haft den ønskede virkning, eller om der er behov for yderligere justeringer.

 Boks 3.2. Grundtakstindberetning

Med henblik på en revision af finansieringsreformen i Folketinget 2004/05 indberetter kommuner, amter og regionale udviklingsråd i 2003 og 2004 oplysninger om udviklingen på det område efter lov om social service, der er omfattet af finansieringsreformen.

Indberetningerne foregår i tre former:

  • Kvartalsvise statistiske oplysninger



  • Besvarelse af spørgeskemaer



  • Redegørelser

Kvartalsvise statistiske oplysninger og spørgeskemaer

Kommunerne og amtskommunerne indberetter kvartalsvist statistiske oplysninger om udviklingen til et centralt informations- og analysesystem under Socialministeriet. Kommuner og amtskommuner besvarer endvidere spørgeskemaer, der udsendes af Socialministeriet. Oplysninger offentliggøres og bruges af kommuner, amter, regionale udviklingsråd og Socialministeriet i forbindelse med udarbejdelse af de årlige redegørelser.

Redegørelser

Kommunerne sender inden den 1. marts en redegørelse til det regionale udviklingsråd i amtet. De regionale udviklingsråd sender inden den 1. maj en redegørelse til Socialministeriet om udviklingen det forudgående kalenderår. På baggrund af redegørelserne udarbejder socialministeren redegørelser til Folketinget i 2003 og 2004.

Det andet formål kan kaldes overblik og overvågning. Formålet med indberetningen eller redegørelsen kan i dette tilfælde være at levere løbende information om visse forhold med henblik på at overvåge en bestemt udvikling eller have overblik over situationen på et bestemt område. Det kan for eksempel være nødvendigt at indberette for at opretholde et register som CPR-registret. Eller informationen kan være nødvendig, fordi det er vigtigt hurtigt at kunne gribe ind, hvis udviklingen går i en forkert retning. Et eksempel kan være indberetninger om badevandskvaliteten[4], jf. boks 3.3.

Oplysningerne til brug for overblik og overvågning skal være et nødvendigt led i den generelle styring af udviklingen i samfundet.

Boks 3.3. Indberetninger om badevandskvaliteten

Et eksempel på en indberetning med et udviklingsperspektiv er indberetningen om badevandskvalitet. Formålet med indberetningen er at sikre indsamlingen af udviklingsinformation over længere tid.

Kommunerne fører tilsyn med badevandskvaliteten og foretager i gennemsnit 11 målinger årligt for hver badevandsstation. Resultaterne indsendes til amterne, der i en sammenfattet version indsender dem elektronisk til Miljøstyrelsen. Dette sker en gang om året med frist 1. november. Resultaterne bruges til at vurdere udviklingen i badevandskvaliteten ved landets 1.300 badestationer og anvendes ved indberetning til EU-Kommissionen.

Det tredje formål med indberetningen kan være kontrol og styring. Kontrollen kan blandt andet være nødvendig i forhold til tilskud og bevillinger, da det er et led i god økonomistyring, at der oplyses om anvendelsen af de bevilligede midler. Der kan som et blandt mange eksempler nævnes indberetningen om trafikstøtte til kommuner og amtskommuner med mindre øer/støtte vedrørende drift[5], jf. boks 3.4 

Boks 3.4 Indberetning om trafikstøtte til kommuner og amtskommuner med mindre øer/støtte vedr. drift

Et eksempel på en indberetning med et kontrolperspektiv er indberetningen om trafikstøtte. Formålet med indberetningen er at kontrollere anvendelsen af udbetalte midler.

Indberetning om trafikstøtte indsendes en gang om året senest den 1. september året efter udbetalingen er foretaget. Der indsendes et revisionspåtegnet regnskab udfyldt på baggrund af et fremsendt skema. Indberetningen offentliggøres ikke, men anvendes udelukkende som dokumentation for, at betingelserne for udbetaling af støtten er overholdt.

Styringsformålet kan imidlertid have en særlig dimension for så vidt angår redegørelser. Formålet med at pålægge kommunerne visse redegørelser er at sikre, at kommunen foretager en vurdering af deres egen indsats på bestemte områder og oplyser lokalsamfundet om resultaterne. Det gælder eksempelvis sundhedsredegørelsen.

Det er udvalgets opfattelse, at kommunerne i videst muligt omfang bør stilles frit med hensyn til, om og i hvilket omfang de ønsker at evaluere egen indsats og informere deres borgere. Det skal blandt andet ses i lyset af, at kommunerne de sidste 10 år har udviklet en betydelig informationsindsats. Det bør så vidt muligt være kommunerne selv, der vurderer nytten af at udarbejde den type redegørelser.

I praksis er der naturligvis ikke vandtætte skodder mellem de tre typer af indberetningsformål. Eksempelvis tjener indberetninger om udviklingen i den kommunale økonomi til både overvågning samt kontrol og styring.

Det er udvalgets opfattelse, at den statslige myndighed bør formidle formålet med indberetningen til kommunerne, der skal udarbejde indberetningen. Det vil formentlig give større forståelse hos den kommunale part. Ligeledes vil det forudsætte, at den statslige myndighed på forhånd har overvejet nytten af oplysningerne samt alternative, mindre ressourcekrævende informationskilder.

Det er ligeledes udvalgets opfattelse, at den indsamlede information i relevant og muligt omfang skal gøres tilgængelig for offentligheden og andre interessenter. Dels så andre kan drage nytte af informationen, dels som et naturligt led i en åben forvaltning. Endelig må det tilstræbes, at kommunerne, som udarbejder informationen, som en sidegevinst selv kan drage nytte af de tilvejebragte data.


3.1.2. Tidsperspektiv

Nytten af en indberetning kan ændre sig over tid. Indberetningens nytte må derfor også vurderes i forhold til både et kort og et langt tidsperspektiv. Tidsperspektivet vil ofte have en sammenhæng med indberetningens formål.

Hvis formålet er politisk feedback, vil indberetningen formentlig have størst betydning i initiativets indledende fase. Indberetningens nytte vil derimod aftage, efterhånden som det viser sig, at det politiske tiltag virker efter hensigten.

For så vidt angår indberetninger med kort tidshorisont finder udvalget, at det kan være hensigtsmæssigt at indsætte en udløbs- eller revisionsklausul i retsgrundlaget for indberetningen. Det betyder, at indberetningen automatisk udløber en bestemt dato, eller at der angives en dato for, hvornår indberetningen tages op til revision. Det sikrer, at indberetningspligten ikke uovervejet fortsætter på ubestemt tid.

Hvis formålet med indberetningen omvendt er overblik og overvågning, vil tidsperspektivet i sagens natur være langt som i eksemplet om indberetning af badevandskvaliteten i boks 3.3. For indberetninger, der har til formål at kontrollere anvendelsen af tilskud mv., vil indberetningernes levetid naturligt følge tilskuddenes levetid, jf. eksemplet om indberetning om trafikstøtte i boks 3.4.


3.2. Ressourceforbrug

Ressourceforbruget i forbindelse med indberetninger kan opgøres på flere måder. Det er udvalgets opfattelse, at et korrekt billede af det ressourceforbrug en indberetningspligt medfører omfatter ressourceanvendelsen hos såvel afsenderen som modtageren. Det er samtidig udvalgets opfattelse, at både afsender og modtager bør bestræbe sig på at løse opgaven under anvendelse af færrest mulige ressourcer.

Boks 3.5. Kommunalt ressourceforbrug ved indberetninger

Udvalget har som et led i kortlægningen bedt ressortministerierne om at oplyse, hvor store ressourcer, der medgår hos amter og kommuner i forbindelse med udarbejdelsen af pligtige indberetninger og redegørelser. I hovedparten af tilfældene har ministerierne ikke angivet et ressourceforbrug. Såfremt de enkelte ministerier har foretaget et skøn, gælder det med få undtagelser, at skønnet ifølge ministeriets egen bemærkning har været behæftet med betydelig usikkerhed.

De statslige myndigheder kan af egen drift iværksætte en opgørelse af eget ressourceforbrug ved en given indberetning. Det er derimod vanskeligere at få et indtryk af ressourceforbruget hos den kommunale afsender af indberetningen eller redegørelsen.

Derfor har udvalget drøftet muligheden for, at der spørges til, hvor mange ressourcer udarbejdelse af en indberetning eller redegørelse har krævet. Det skal naturligvis ikke ske, hvis der i forvejen foreligger oplysninger om ressourceforbruget. En anden måde, hvorpå de statslige myndigheder kan få information om kommunernes ressourceforbrug, er ved at etablere et fælles forum, hvor indberetningerne løbende drøftes. Det kendes eksempelvis fra den sociale ressourceopgørelse. [6] Danmarks Statistik, der står for indsamlingen af oplysningerne, afholder årligt et møde med involverede parter, hvor blandt andet indberetningsbyrde i forhold til statistikbehov drøftes.

Sådanne tiltag kan give den statslige myndighed oplysninger om det samlede ressourceforbrug og dermed et bedre grundlag for at vurdere, hvorvidt nytten står mål med det samlede ressourceforbrug.

Tre aspekter anses for væsentlige i en vurdering af ressourceforbruget ved indberetninger: (1) omfang (mængde og hyppighed), (2) datadeling og datagenbrug samt (3) digitalisering.

3.2.1. Omfang – mængde og hyppighed

Omfanget af en indberetning har betydning for ressourceforbruget. Omfanget skal vurderes både i forhold til mængden af oplysninger indeholdt i den enkelte indberetning og i forhold til den hyppighed, hvormed indberetningen skal afgives.

Ressourceanvendelsen i forbindelse med udarbejdelsen af en indberetning er typisk ligefrem proportional med såvel mængden af oplysninger som hyppigheden af indberetningen. Disse to faktorer kan imidlertid spille sammen på flere forskellige måder. Det kan eksempelvis for den enkelte kommune være mere fordelagtigt at afgive flere oplysninger i en større indberetning, men med længere tid i mellem – eller omvendt. Under alle omstændigheder bør indsamlingstidspunkter i videst muligt omfang forsøges tilpasset de arbejdsgange, der findes i kommunerne.

Samlet set er det udvalgets opfattelse, at spørgsmålet om mængde af information og hyppighed må afgøres konkret.

3.2.2. Datadeling og datagenbrug

En anden faktor med betydning for det samlede ressourceforbruget er anvendelsen af datadeling og datagenbrug.

Ved datadeling forstås i denne sammenhæng, at modtageren deler de indkomne oplysninger med andre myndigheder. Med andre ord sørger den statslige myndighed for at distribuere indkomne oplysninger til andre interesserede myndigheder. Datadeling skal naturligvis ske inden for rammerne af persondataloven.

Datagenbrug betyder derimod, at afsenderen genbruger de samme data til forskellige indberetninger. Det vil sige, at kommunen nok skal fremsende de samme oplysninger flere gange, men indhentningen og bearbejdningen af data skal kun foregå én gang. Datagenbrug indebærer ligeledes, at der fra statslig side så vidt muligt spørges til allerede eksisterende oplysninger. Det betyder, at kommunens ressourceforbrug ved indhentningen af oplysningerne mindskes, ligesom kvaliteten af informationen formodentlig højnes.

Boks 3.6. Bevillings- og regnskabsoversigter - eksempel på datagenbrug

I forbindelse med opstilling af de kommunale budgetter og regnskaber udarbejdes hhv. en bevillingsoversigt og en regnskabsoversigt til kommunalbestyrelsen. Oplysningerne skal også indsendes til Indenrigs- og Sundhedsministeriet.[7] Der er ikke opstillet nogen formkrav for indberetningen til ministeriet, og oversigterne kan således indsendes i den form, som de er udleveret til kommunalbestyrelsen.

Det samlede ressourceforbrug ved at fremsende én indberetning med omfattende oplysninger - der skal dække forskellige behov hos en række statslige myndigheder - kan være større end ressourceforbruget ved flere individuelle indberetninger, hvor de indberettede data genbruges. Det er derfor efter udvalgets opfattelse vigtigt ikke at fokusere på antallet af indberetninger, men på det samlede ressourceforbrug.

Såvel datadeling som datagenbrug forudsætter, at afsender og de relevante modtagere er enige om at anvende ens definitioner, kategoriseringer, tidsserier, IT-systemer mv. Datadeling forudsætter endvidere, at tidsfrister harmonerer.

Det et udvalgets opfattelse, at datadeling og datagenbrug vil være særlig relevant i forbindelse med indberetninger, der har en længere tidshorisont. Dette skyldes, at det i sig selv vil være ressourcekrævende at tilvejebringe det fornødne juridiske, organisatoriske og tekniske grundlag.

Det er endelig udvalgets opfattelse, at staten bør have det primære ansvar for datadeling og datagenbrug, når staten pålægger kommunerne en indberetningspligt via lovgivning. Det fritager imidlertid ikke kommunerne for et medansvar. Kommunerne bør aktivt bidrage til at fremme datadeling og datagenbrug. Det skyldes ikke mindst, at kommunerne har en viden om deres del af det samlede ressourceforbrug ved en given indberetningspligt - en viden som ministerierne i vid udstrækning ikke besidder, jf. kortlægningens resultater.


3.2.3. Digitalisering

Kortlægningen har vist, at 55 pct. af de kommunale indberetninger og redegørelser på nuværende tidspunkt kan foretages ved hjælp af digital kommunikation.[8] 

Digital kommunikation kan ske på flere niveauer. I figur 3.2. er der foretaget en skematisk inddeling.

Figur 3.2. Digitaliseringsniveauer

Automatisk udtræk fra datasystem
Indtastning via
internettet
Elektronisk
skema indsendes elektronisk
på fil eller mail


Ikke-digital kommunikation:
Papirfremsendelse

Den ikke-digitale kommunikation består i, at det er nødvendigt at indsende et indberetningsskema i papirform. Det kan indebære, at kommunen, der skal udarbejde indberetningen, anvender et papirskema til udfyldelse. Men det kan også indebære, at kommunen modtager eller henter et elektronisk skema ned fra internettet. Skemaet skal udprintes, udfyldes og derefter indsendes i papirform.

Den mindst avancerede form for digitalisering består i, at et elektronisk skema udfyldes og indsendes som fil på en diskette eller via e-mail. Den væsentligste fordel ved denne form for digitalisering er formentlig, at modtageren undgår at genindtaste oplysningerne. Det samlede ressourceforbrug på dette trin er dermed reduceret.

Næste niveau på digitaliseringstrappen er kommunernes indtastning af oplysninger på en internet-hjemmeside. For den statslige myndighed er den væsentlige fordel, at oplysningerne indtastes direkte i en database. For kommunen, der skal afgive oplysningerne, kan det være en lettelse, at 'indtastningsformatet' er tilgængeligt for alle i forvaltningen. Det kan ligeledes være en fordel, såfremt kommunen har mulighed for at finde egne såvel som andre kommuners informationer i databasen. Endelig er det en fordel, hvis der sker en programstyret datavalidering, som sikrer mod fejlindberetning, således at der sker en effektivisering ved at reducere behovet for efterfølgende manuel fejlretning. Disse nævnte fordele for kommunen ændrer dog ikke ved, at kommunen fortsat har en byrde med indtastning af data.

Sidste og mest avancerede digitaliseringsniveau består i automatiske udtræk fra datasystemer. Det er det niveau af digitalisering, der letter administrationen mest for såvel afsender som modtageren af indberetningen. De nødvendige oplysninger trækkes automatisk fra en database og overføres til modtageren. Det kan være en eksisterende database, som for eksempel kommunernes lønningssystem, eller en database, der er oprettet med henblik på at opfylde indberetningspligten.

Med henblik på at begrænse det samlede ressourceforbrug mest muligt finder udvalget, at indberetningen bør afgives på en måde, der er hensigtsmæssig for såvel afsender som modtager. Selvom det langsigtede mål med regeringens digitaliseringsinitiativer er at skabe administrative lettelser for alle offentlige myndigheder, kan det ikke i enhver situation sikres, at alle myndigheder opnår lige store fordele. Det bør dog tilstræbes, at både afsender og modtager opnår lettelser ved digitaliseringen.

Efter udvalgets opfattelse betyder dette i de fleste tilfælde, at så højt et digitaliseringsniveau som muligt er ønskværdigt. Såfremt det er relevant at arbejde på at muliggøre automatiske udtræk, bør der om muligt anvendes eksisterende data i kommunerne. De kan dermed danne grundlag for udtræk, der kan indsendes som datasæt/dataoverførsler.

Det er endelig udvalgets opfattelse, at myndighederne bør være opmærksomme på, at graden af digitalisering af en given indberetning tilpasses indberetningens overordnede formål og tidsperspektiv. De mest komplicerede og ressourcekrævende systemer bør således kun udvikles og anvendes ved indberetninger, der forventes at have en lang løbetid.





4. Muligheder for yderligere digitalisering af indberetninger og redegørelser

4.1. Afskaffelse af barrierer for digital indberetning

Anvendelsen af digital indberetning forudsætter, at hverken formkrav i lovgivningen eller tekniske forhold fungerer som barrierer. Flere tiltag har til hensigt at fremme denne proces.

For så vidt angår de juridiske barrierer har samtlige ministerier i 2002 gennemgået deres lovgivning med henblik på at identificere mulige barrierer for digital indberetning, eksempelvis krav om at dokumenter indsendes pr. post. Det har resulteret i en række ændringer af love og administrative regler, der har fjernet disse barrierer. Denne såkaldte lovmodernisering forventes afsluttet i sommeren 2003.

Der er også taget initiativer for så vidt angår de tekniske barrierer i forhold til den digitale signatur, standardisering af dataudveksling samt elektronisk kommunikation, jf. boks 3.7.

Boks 3.7. eDagen


Regeringen har besluttet, at det fra den 1. september 2003 (den såkaldte eDag) som hovedregel skal være muligt for alle offentlige myndigheder at sende og modtage breve, dokumenter og andre informationer fuldt elektronisk via e-post og websider.[9] Offentlige myndigheder forbereder sig nu teknisk og organisatorisk på denne overgang. E-dagen betyder blandt andet, at visse indberetninger, som aktuelt fremsendes i papirform, skal kunne fremsendes elektronisk.


Videnskabsministeren indgik i starten af februar 2003 en kontrakt med TDC om levering af digitale signaturer til borgere, virksomheder og myndigheder.

Den digitale signatur muliggør digital kommunikation med sikkerhed for,

  • at meddelelsen kommer fra den, der påstår at have sendt den (autencitet)



  • at meddelelsen ikke er blevet ændret, siden den blev sendt (integritet)



  • at ingen uvedkommende har kunnet læse meddelelsen (fortrolighed).

Det er således muligt elektronisk at sende for eksempel personfølsomme oplysninger eller at sende regnskaber, hvor en enkelt revisorpåtegning er påkrævet. Visse dokumenter kræver dog to eller flere underskrifter, eksempelvis visse revisorpåtegninger, hvilket endnu ikke er teknisk muligt.

For at hjælpe offentlige myndigheder med at tage den digitale signatur i brug har Signatursekretariatet i IT- og Telestyrelsen udviklet en række vejledninger om tekniske, juridiske og organisatoriske aspekter i forbindelse med anvendelsen af den digitale signatur.

Det såkaldte XML-projekt[10] blev igangsat i efteråret 2001 af Videnskabsministeriet i samarbejde med det Koordinerende Informationsudvalg[11], Den Digitale Taskforce[12] og relevante offentlige myndigheder. Målet er at implementere XML som fælles grundlag for udveksling af data i den offentlige sektor og mellem den offentlige sektor og private virksomheder. Projektet består af to delprojekter, dels en standardiseringsproces, der skal fastlægge standarder i XML, dels etableringen af en infostrukturbase, der skal indeholde information om indholdet af offentlige databaser samt informationer om, hvordan man får adgang til disse data. Det overordnede formål med XML-projektet er, at det skal resultere i forbedret dataudveksling og databehandling.





4.2. Muligheder for yderligere digitalisering

Kortlægningen har vist, at der potentielt er muligheder for digitalisering, idet ca. 41 pct. af indberetningerne enten ikke er digitale eller kun er delvist digitale, hvilket er ensbetydende med, at dele af indberetningen skal indsendes i papirform. Endvidere kan der være mulighed for et højere digitaliseringsniveau blandt de digitale indberetninger. Resultaterne fra kortlægningen kan inddeles i tre grupper[13]:

  1. Systemer til (yderligere) digital indberetning er under udvikling (10 pct.)



  2. (Yderligere) digitalisering er ikke hensigtsmæssig (47 pct.)



  3. (Yderligere) digitalisering vil være hensigtsmæssig (35 pct.)

Nedenfor listes de konkrete indberetninger og redegørelser i de tre inddelinger.

For så vidt angår indberetninger nævnt i boks 3.8. er systemudvikling eller -omstilling i gang. Det vil sige, at grupperingen ikke omfatter indberetninger, hvor der er mere løse planer om digitalisering.

Udvalget forudsætter, at ministerierne vil afslutte og implementere projekterne, således at (yderligere) digital indberetning bliver mulig.

Boks 3.8. Systemer til (yderligere) digital indberetning er under udvikling

 

  1. Indberetning af virksomhed i hjemmesygeplejen (ISM)



  2. Årlig opgørelse over tvangsforanstaltninger efter psykiatriloven (ISM)



  3. Indberetning af sundhedstjene­stens virksomhed i de forebyggende sundheds­ ordninger for børn og unge (ISM)



  4. Indberetning om jordforurening (MM)



  5. Havbrugsdata og klap-data (MM)



  6. Kommunal ligestillings­redegørelse (SOM)



  7. Arbejdsmarkeds­politiske Foranstaltninger: AMFORA (ØEM)



  8. Bistand til børn og unge, 3 blanketter: Klient-bestand, Klient-tilgang, Summarisk opgørelse (ØEM)



  9. Den sociale ressource­opgørelse (ØEM)



  10. Beskæftigelsen inden for bygge- og anlægs-virksomhed (ØEM)

For så vidt angår indberetninger nævnt i boks 3.9. er det vurderingen, at det ikke er hensigtsmæssigt at arbejde videre med (yderligere) digitalisering på nuværende tidspunkt.

Det kan for eksempel skyldes, at indberetningen er kortsigtet, lille i omfang etc., således at ressourceforbruget ved en digitalisering ikke står mål med nytten. Eller det kan skyldes, at fordelene ved yderligere digitalisering vurderes som marginale i forhold til det ressourceforbrug et højere digitaliseringsniveau ville kræve. Endelig kan det skyldes, at indberetningen allerede har det højeste digitaliseringsniveau, idet der indberettes via automatiske udtræk.

Boks 3.9. (Yderligere) digitalisering er ikke hensigtsmæssig

 

  1. Ledighedsstatistikken for kontanthjælpsmodtagere – CRAM (BM)



  2. Indberetning af sygehuses aktivitet til Sundheds­styrelsens Landspatient­register (ISM)



  3. Kvartalsvise regnskabs­oplysninger (ISM)



  4. Regnskabsindbe­retning omfat­tende skema for Særlige regnskabs­oplysninger (ISM)



  5. CPR-indberetning, dvs. kommunal­bestyrelsernes medvirken ved CPR’s vedligeholdelse (ISM)



  6. Selvbudgettering af tilskud og udligning (ISM)



  7. Redegørelse om kommuners og amtskommuners udførelse af opgaver for andre offentlige myndigheder (ISM)



  8. Budgetteringsforudsætninger og takstoplysninger (ISM)



  9. Kommunale regnskaber (ISM)



  10. Anmeldelse af beløb til momsrefusion (ISM)



  11. Amtskommunal sundhedsplan (ISM)



  12. Anmeldelse af databehandlinger, der foretages for den offentlige forvaltning (JM)



  13. Opgørelse over antallet af pålagte parkeringsafgifter i det foregående år (JM)



  14. Folkebiblioteks­statistik (KUM)



  15. Orientering af Kulturarvssstyrelsen forinden nedrivning eller salg til private af visse ikke fredede bygninger mv. i offentligt eje (KUM)



  16. Central­bibliotekernes virksomheds­regnskaber (KUM)



  17. Indberetninger for små storbyteatre (KUM)



  18. Egnsteatrenes indberetninger (KUM)



  19. Oplysning om import og eksport af grønt affald (MM)



  20. Oplysninger om den kommunale affaldsplanlægning (MM)



  21. Indberetning af badevands­resultater (MM)



  22. Indberetning af hydrogeologiske rapporter (MM)



  23. Tilsynsindberetninger (MM)



  24. Indberetning om rottebekæmpelse (MM)



  25. Redegørelse for det kommunale lignings- og revisionsarbejde vedrørende ligningen af personligt erhvervs­drivende (SKM)



  26. Indberetning af kommunale skatteprocenter samt kirke­skatte­procenter (SKM)



  27. Den Sociale Database (SOM)



  28. Kommunal indberetning af kvalitets- og priskrav til leverandører af personlig og praktisk hjælp (SOM)



  29. Socialministerens redegørelse til Folke­tinget om udviklingen i forbindelse med finansierings­reformen på det sociale område (Grundtakst­reformen) (SOM)



  30. Redegørelse om kommuner og amters samarbejde med og økonomiske støtte til frivillige sociale organisationer (SOM)



  31. Ordinære statistik­indberetning på folkeskole­området (UVM)



  32. Indberetning vedr. aktivitet på erhvervsgrund­uddannelsen (egu) (UVM)



  33. Kommuners og amtskommuners deltagelse i erhvervsdrivende selskaber m.v. (ØEM)



  34. Kommunal og amtskommunal finansiel status (ØEM)



  35. Kommunale og amtskommunale regnskabs­specifikationer (ØEM)



  36. Kommuner og amters kvartalsvise finans­forskydninger mv. (ØEM)



  37. Lønstatistik for amter og kommuner (ØEM)



  38. Kommunale og amtskommunale budget­specifikationer (ØEM)



  39. Råstof­indvindingen i Danmark (ØEM)



  40. Bygnings- og Boligregistret - BBR (ØEM)



  41. De kommunale og amtskommunale budget­sammendrag (ØEM)



  42. Børnefamilie­ydelse og børne­tilskud (ØEM)



  43. Sygesikring (ØEM)



  44. Sociale pensioner (ØEM)



  45. Dagpenge ved sygdom, graviditet, fødsel og adoption (ØEM)



  46. Hjælp efter lov om aktiv socialpolitik (kontanthjælp) (ØEM)



  47. Boligstøtte (ØEM)



  48. BOSSINF-indberetning af kommunernes og amtsrådenes ønsker om støtte til boligbyggeri (ØEM)

For så vidt angår indberetninger nævnt i boks 3.10. har ministerierne eksempelvis selv angivet, at (yderligere) digitalisering overvejes eller er muligt.

Udvalget anbefaler, at ministerierne arbejder videre med (yderligere) digitalisering af de angivne indberetninger og redegørelse med henblik på at nå et digitaliseringsniveau, som er så højt og relevant som muligt. Det skal tilstræbes, at digitaliseringen giver administrative lettelser især til gavn for de kommunale parter.

 Boks 3.10. (Yderligere) digitalisering vil være hensigtsmæssig

 

  1. Rådighedsstatistik for kontanthjælps­modtagere (BM)



  2. Budgetind­beretning omfattende skema for Hoved­oversigt, Særlige skatteoplysninger og Særlige Budget­oplysninger (ISM)



  3. Kommunalbestyrelsens beretning om rednings­bered­skabets virksomhed (ISM)



  4. Kommunale budgetter (ISM) – for visse dele af indberetningen



  5. Indberetning af viderefordeling af selskabs- og fondsskat (ISM)



  6. Trafikstøtte til kommuner og amtskommuner med mindre øer/støtte vedrørende drift (ISM)



  7. Indberetning fra amtskommunerne/Hovedstadens Sygehusfællesskab om blodforsynings­virksomheden (ISM)



  8. Indberetning af beløb hvormed den kommunale grundskyld af produktionsjord nedsættes (ISM)



  9. Indberetning om sprogcentrenes virksomhed (INT)



  10. Kommunale revisionsberet­ninger (INT)



  11. Indberetning af tilskud og statsrefusioner (INT)



  12. Indberetning vedr. teaterabonnements­ordningen (KUM)



  13. Bestandsindberetninger til brug ved beregning af biblioteksafgift (KUM)



  14. Registrering om beskyttede naturtyper samt om indsendelse af oplysninger til Skov- og Natur­styrelsen (Kultur­arvs­styrelsen for så vidt angår fortidsminderne) (KUM)



  15. Musikskolernes indberetninger (KUM)



  16. Købsrefusion i.f.m. godkendte forestiller af børneteater og opsøgende teater (KUM)



  17. Lokalplaner, kommuneplaner og regionplaner samt forslag til sådanne planer (MM)



  18. Redegørelse for lokal Agenda 21-strategi (MM)



  19. Indberetning af vandværkernes drikkevands­kontroldata (MM)



  20. Indberetning af vandværkernes boringskontrol (MM)



  21. Indberetning af indvundne vandmængder (MM)



  22. Indberetning af nye boringer (MM)



  23. Oplysninger om mængder af aske og affaldsprodukter der anvendes til jordbrugsformål (MM)



  24. ”Lov­overvågning” vedrørende helårsbeboelse i sommerhus­områder (MM)



  25. Amternes afrap­por­tering om genop­retning af vådområder i forbindelse med VMP II (MM)



  26. Beretning vedr. selskabsligningen (rede­gørelse for forløbet af lig­nings- og revisions­arbejdet) (SKM)



  27. Indberetning til skattesystemerne, samlet under terminalsystemet ToldSkat Tele (SKM)



  28. Ejendomsdata til brug for ejendoms­vurdering (SKM)



  29. Beretning om revi­sionen af kom­­munens eller amts­kom­­munens sociale regn­ska­ber på det sociale område og på boligstøtte­området med stats­refusion (SOM)



  30. Indberetning vedr. folkeoplysnings­aktiviteten i kommunerne (UVM)



  31. Indberetning vedr. elever på frie grundskoler (UVM)



  32. Indberetning vedr. kommunale bidrag for produktionsskoleelever (UVM)



  33. Redegørelse vedr. kommunale bidrag til staten og elevstøtte til skolerne for elever på efter­skoler, husholdnings­skoler og hånd­arbejds­skoler (UVM)



  34. Materiale til eva­lu­ering af pro­gram­mer og pro­jekter samt mate­riale til program­overvågnings­udvalgsmøder og årsrapporter (ØEM)



  35. Statistik over arbejdsstedernes beliggenhed mv. inden for kommuner og amtskommuner (ØEM)



  36. Forskudsvis udbetaling af underholdsbidrag til børn (ØEM)

Udvalget ønsker i særdeleshed at pege på følgende tre indsatsområder:

  • Digitalisering og samlet indberetning af revisionsberetninger Der bør arbejdes med muligheden for at digitalisere og samlet indberette revisionsberetninger. Det kan eksempelvis ske ved, at indberetningsarbejdet samles på en sådan måde, at den samlede kommunale revisionsberetning indsendes i digital form med digital signatur til én modtager i staten, for eksempel Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Oplysningerne kan lagres i en database, som alle berørte ministerier kan trække på.



  • Forenkling af Indenrigsministeriets budgetindberetning

    Der forekommer at være mulighed for øget digitalisering i forbindelse med indberetningen af hovedoversigten og særlige budgetoplysninger, hvilket derfor bør undersøges nærmere.



  • Ejendomsdata til brug for ejendomsvurdering

    Tinglysning af skøder går fra en statslig myndighed (tinglysningskontoret) til kommunen for derefter at blive indberettet til en anden statslig myndighed (ToldSkat). Det ville lette kommunerne for en administrativ byrde, om tinglysningskontorerne sender oplysningerne til både kommunen og ToldSkat.

5. Samlet vurdering: Udvalgets anbefalinger

Udvalgets principielle overvejelser tilsiger, at der skal være proportionalitet mellem det samlede ressourceforbrug og nytteværdien af en indberetning/redegørelse. Udvalget har blandt andet på den baggrund fundet, at de eksisterende indberetninger fra kommunerne til staten er velbegrundede, idet visse redegørelser dog kan afskaffes, jf. nedenfor.

Der er dog grund til at styrke opmærksomheden på kommunernes ressourceforbrug ved udarbejdelse af indberetninger og redegørelser. På denne baggrund anbefaler udvalget:

  • At ministerierne anvender udløbs- eller revisionsklausuler på nye indberetninger og redegørelser, hvor det vurderes relevant.



  • At der som hovedregel spørges til kommunernes ressourceforbrug ved udarbejdelsen af en indberetning eller redegørelse, medmindre der allerede foreligger oplysninger om ressourceforbruget.

Udvalget har endvidere foretaget en undersøgelse af mulighederne for yderligere digitalisering af indberetninger og redegørelser. Udvalget anbefaler, at det er relevant at se på digitalisering af en række konkrete indberetninger, men ønsker i særdeleshed at pege på behovet for øget digitalisering og lettere procedurer ved følgende indberetninger:

  • Digitalisering og samlet indberetning af revisionsberetninger



  • Forenkling af Indenrigsministeriets budgetindberetning



  • Ejendomsdata til brug for ejendomsvurdering

Endelig anbefaler udvalget, at visse redegørelser, som kommunerne pålægges at udarbejde, kan afskaffes, blandt andet fordi det er vurderingen, at der ikke er proportionalitet mellem nytte og ressourceforbrug. Det er derfor vurderingen, at kommunerne i videst muligt omfang bør stilles frit med hensyn til om og i hvilket omfang, de vil informere deres borgere. Dette udelukker ikke, at det kan anbefales fra statslige side, at kommunerne udarbejder redegørelserne.

Koordinationsudvalgenes årlige redegørelser

Ifølge retssikkerhedslovens §§ 26 skal koordinationsudvalget en gang om året give en samlet redegørelse til kommunalbestyrelsen. Redegørelsen sendes samtidig til Det Social Råd. Udvalget anbefaler, at redegørelsen afskaffes.

Den kommunale sundhedsredegørelse

Redegørelsen udarbejdes ifølge lov om offentlig sygesikring § 27 og har til formål at fremme samarbejdet inden for sundhedsområdet. Redegørelsen skal ikke indberettes til Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Udvalget anbefaler, at redegørelsen afskaffes.

Redegørelse om kommuner og amters samarbejde med og økonomisk støtte til frivillige sociale arbejder

Redegørelsenudarbejdes i henhold til servicelovens § 115 og retssikkerhedsbekendtgørelsens §§ 57-58. Formålet med redegørelsen er dels at skabe grundlaget for en årlig redegørelse til Folketinget dels at skabe grundlaget for en lokal dialog om udviklingen på området. Socialministeriet har oplyst, at kravet om udarbejdelse af redegørelsen bortfalder de facto med udgangen af indeværende år. Der kræves dog en lovændring for at afskaffe redegørelsen permanent. Ordningen er endvidere et element i et satspuljeaftale. Udvalget anbefaler, at redegørelsen afskaffes permanent, når grundlaget herfor foreligger i form af en ændring af den nuværende satspuljeaftale.



[1] En nærmere beskrivelse af de tre typer formål findes i afsnit 3.1.

[2] En nærmere beskrivelse af de tre digitaliseringsniveauer findes i afsnit 3.2.3.

[3] Lov nr. 489 af 7. juni 2001 om ændring af lov om social service og lov om hjemmesygeplejerskeordninger § 5.

[4] Bekendtgørelse 292 af 23. juni 1983 om badevand og badestrande § 10.

[5] Lov nr. 1094 af 29. december 1997 om trafikstøtte til de mindre øer, som ændret ved § 2 i lov nr. 352 af 2. juni 1999.

[6] Lovbekendtgørelse af 22. juni 2000 af lov om Danmarks Statistik §6 og §8.

[7] Bekendtgørelse nr. 1037 af 16. december 1999 om kommunernes budget- og regnskabsvæsen, revision m.v. § 1.

[8] Det skal bemærkes, at enkelte kommuner har valgt ikke at benytte KMD’s datasystemer. Det betyder, at disse kommuner er nødt til at foretage visse indberetninger manuelt. Idet muligheden for at benytte automatiske udtræk er tilstede, er sådanne indberetninger kategoriseret efter dette digitaliseringsniveau og ikke som ikke-digitale indberetninger.

[9] Regeringens moderniseringsprogram Med borgeren ved roret, Regeringen, maj 2002.

[10]XML står for eXtensible Markup Language, og standarden kan betegnes som en universel ramme til formidling af information via Internettet. XML blev i 1998 udviklet af The World Wide Web Consortium (W3C), fordi man ønskede at skabe en fælles standard til brug for dataudveksling.

[11] Det Koordinerende Informationsudvalg er nedsat af Videnskabsministeriet for at sikre koordineringen og udviklingen af en fælles IT politik i den offentlige sektor. Udvalget består foruden ministeriet af Indenrigs- og Sundhedsministeriet, Økonomi- og Erhvervsministeriet, KL, ARF, IT- og Telestyrelsen samt Den Digitale Taskforce.

[12] Den Digitale Taskforce blev oprettet i august 2001 for en periode på tre år med det formål at fremme omstillingen til digital forvaltning på tværs af den offentlige sektor. Den Digitale Taskforce bringer myndigheder sammen og optræder som katalysator for løsning af tværgående koordinationsproblemer i digitaliseringsprocessen. Den Digitale Taskforce fungerer desuden som sekretariat for den fælles offentlige bestyrelse. Taskforcen beskæftiger ca. 20 medarbejdere, der er indstationeret fra forskellige ministerier og de kommunale organisationer (Kommunernes Landsforening og Amtsrådsforeningen).

[13] Der er tre redegørelser, som ikke indgår i fordelingen på de tre grupper (Kommunal sundhedsredegørelse (ISM), Redegørelse om servicestrategi, herunder udbudspolitik (ISM)og Opfølgningsredegørelse vedr. servicestrategi udfordringstilbud (ISM)), eftersom der blot er krav om at redegørelserne skal offentliggøres, men ikke krav om indsendelse til ministeriet).








Forrige3  af  12Næste