5. Digitalisering af udgående arbejde

5.1. Indledning og sammenfatning

Den teknologiske udvikling inden for mobil og trådløs teknologi skaber i disse år nye muligheder for at gøre relevante data tilgængelige for offentligt ansatte, som er beskæftiget med udgående arbejde – det vil sige for­skel­lige former for service- eller tilsyns- og kontrolarbejde, som udføres hos borgere, virksomheder, i naturen eller på infrastrukturanlæg mv.

Analyser baseret på studier af eksisterende arbejdsgange, som er udarbejdet til brug for Budgetredegørelse 2004, peger på, at indførelse af mobil, digital understøttelse af det udgående arbejde forbundet med arbejdstilsyn, fødevarekontrol og hjemme(syge)pleje kan frigøre i størrelses­or­de­nen 8-15 pct. af den tid, der i dag går med at forberede, gennemføre og efterbehandle de enkelte tilsyns- og plejebesøg. Niveauet bekræftes af erfaringer fra den offentlige og private sektor i ind- og udland.

Den relativt store lighed i resultaterne fra erfaringsopsamlinger og analyser indikerer et generelt potentiale ved digitalisering af udgående arbejde, hvilket understøttes af, at der er grundlæggende ligheder i opgavevaretagelsen på tværs af områder. I alt er ca. 80.000 årsværk i den offentlige sektor beskæftiget med udgående arbejde.Hertil kommer godt 52.000 sundhedsprofessionelle årsværk på sygehusene, hvis arbejde har betydelige ligheder med udgående arbejde.

Det er afgørende, at etableringen af mobile, digitale løsninger er rentable og økonomisk effektive, når såvel besparelsesmuligheder som omkost­ninger tages i betragtning. Omkostningernes størrelse varierer fra løsning til løsning. Forsigtige regneeksempler indikerer, at investeringer i mobile, digitale løsninger kan være rentable på under 1-2 år. 

Det betyder, at det på en række områder vil være muligt enten at forbedre servicen uden merudgifter eller at levere den samme service billigere. Samtidig kan medarbejdernes tid målrettes kerneopgaven. Begge forhold rummer betydeligt perspektiv fx i hjemme(syge)plejen, hvor den demografiske udvikling de næste 10-20 år vil skabe et fortsat stigende udgiftspres samt vanskeliggøre rekruttering, fordi der bliver flere ældre og færre personer i den erhvervsaktive alder. 

For arbejdstilsyn peger den gennemførte analyse på, at ind­førel­se af mobil, digital understøttelse i gennemsnit vil kunne frigøre ca. 15 pct. af den samlede tid, der i dag går med forberedelse, gennemførelse og efterbehandling af tilsynsbesøg. Frigørelsespotentialet kan især forklares med mindre tidsforbrug på administrative opgaver.

Også i forhold til fødevarekontrol peger analysen på et frigørelses­poten­tiale i størrelsesordenen 15 pct. af den tid, der i dag går med forberedelse, gennemførelse og efterbehandling af tilsynsbesøg. Omtrent 90 pct. af frigørelsespotentialet kan henføres til lettelser i administrative opgaver, mens ca. 10 pct. kan henføres til mindre kørsel.

Hjemme(syge)plejen er det markant største område med udgående arbejde i den offentlige sektor med ca. 68.000 årsværk. Den gennemførte analyse peger på, at indførelse af mobil, digital understøttelse i hjemme(syge)plejen vil kunne frigøre i størrelsesordenen 8-15 pct. af den tid, der i dag går med de mest almindeligt udførte myndigheds- og leverandøropgaver. Potentialet kan dels henføres til lettere registrering, dokumentation og efterbehandling knyttet til de enkelte besøg, dels at behovet for i den daglige pleje at afhente kørelister falder bort.

Ud over tidsmæssige gevinster viser såvel erfaringer som analyser, at indførelse af mobile, digitale løsninger kan føre til andre gevinster, som fx bedre service og fordele for medarbejderne. I fx hjemme(syge)plejen kan disse fordele bidrage til en bredere modernisering af opgaveløsningen. 

I afsnit 5.2 nedenfor beskrives de overordnede potentialer, perspektiver og omkostninger ved indførelse af mobil, digital understøttelse af udgående arbejde. I afsnit 5.3 analyseres udgående arbejde knyttet til arbejdstilsyn, mens fødevarekontrol analyseres i afsnit 5.4 og hjemme(syge)pleje i afsnit 5.5.

5.2. Digitalisering af udgående arbejde i den offentlige sektor

Den teknologiske udvikling inden for mobil og trådløs teknologi skaber i disse år nye muligheder for at gøre relevante data tilgængelige for offentligt ansatte, som er beskæftiget med udgående arbejde – det vil sige forskellige former for service- eller tilsyns- og kontrolarbejde, som udføres hos borgere, virksomheder, i naturen eller på infrastrukturanlæg mv.[1]

I alt er ca. 80.000 årsværk i den offentlige sektor beskæftiget med udgående arbejde, jf. tabel 5.1. Hertil kommer godt 52.000 sundheds­professionelle årsværk på sygehusene, hvis arbejde har betydelige ligheder med udgående arbejde, fordi udførelsen som oftest kræver bevægelse over større afstande.

Uden for sygehusene er hjemme(syge)plejen det ubetinget største område med udgående arbejde, jf. tabel 5.1. Omtrent 68.000 årsværk, eller skønsmæssigt op mod 90.000 ansatte, er beskæftiget med udgående opgaver i hjemmeplejen, herunder hjemmesygepleje.

I politiet er omtrent 8.000 årsværk beskæftiget med udgående arbejde, mens de største tilsyns- og kontrolopgaver i den offentlige sektor er amts- og primærkommunal miljøkontrol (ca. 1.050 årsværk), toldvæsen og skattekontrol (ca. 600 årsværk), arbejdstilsyn (ca. 290 årsværk) og fødevarekontrol (ca. 260 årsværk).

Udover de egentligt udgående medarbejdere findes på flere områder medarbejdere, som bistår i forhold til udgående arbejde, fx ved at efterbehandle oplysninger, som er indsamlet i forbindelse med ude-ind­satsen. Antallet af årsværk, der bistår udgående arbejde, indgår ikke i tabel 5.1.  


Tabel 5.1. Områder i den offentlige sektor med udgående arbejde mv.

Områder	Årsværk
Hjemmepleje, herunder hjemmesygeplejersker	68.000
Politiet	8.313
Miljøkontrol i amter og kommuner	1.047
Told-, skatte- og momskontrol	600
Arbejdstilsyn	290
Fødevarekontrol, ekskl. kødkontrol	260
Arbejdsformidling, virksomhedskontakt og -aftaler	221
Veterinærkontrol	135
Plante- og hektarkontrol	131
Tilsyn og arbejde på jernbaner	121
Tilsyn med kyster, havne og luft- og færgefart	107
Fiskerikontrol	90
Teknisk og bygningsmæssigt syn af slotte og ejendomme	52
Skibsinspektion	50
Skov- og naturforvaltning	36
Tilsyn med fredede bygninger, fortidsminder og lignende	24
Finanstilsyn	21
Tilsyn med vejeanlæg	22
Embedslægerne	17
Kortproduktion	11
Tilsyn med el, gas og sanitære installationer	10
Forsvarets bygnings- og materieltjenester samt Farvandsvæsenet	8
Miljøtilsyn med kemikaliereglernes overholdelse, hurtigfærger mv.	6
Tilsyn med energiproduktion, herunder boretilsyn, off-shore arbejdstilsyn	4
Beredskabet	4
Udgående årsværk i alt	79.580
Sundhedsfagligt personale på sygehuse	52.643
Årsværk i alt	132.223

Anm.: Antal årsværk omfatter også den tid, udgående medarbejdere er på kontor. Opgørelsen vedrørende politiet, sygehusene, hjemme(syge)plejen, arbejdsformidling, miljøtilsyn og miljøkontrol i amter og kommuner, skov og naturforvaltning samt fiskerikontrol er årsværk i 2002. Opgørelsen vedrørende plante- og hektarkontrol er årsværk i 2004. Øvrige årsværk er 2003. Antal årsværk forbundet med told- og skattekontrol er skønnet. Beredskab, naturforvaltning og vejområdet er opgjort ekskl. årsværk i amter og kommuner.

Kilde: Slots- og Ejendomsstyrelsen; Økonomi- og Erhvervsministeriet; Told- og Skattestyrelsen; Rigspolitiet, Politiets årstabel, 2002; Forsvarsministeriet; Inden­rigs- og Sundhedsministeriet; Arbejdstilsynet; Beskæftigelsesministeriet; Kulturarvstyrelsen; Miljøministeriet, Rapport fra Virksomhedsudvalget, 2003; Fiskeridirektoratet; Plantedirektoratet; Fødevaredirektoratet; Trafikministeriet; Connector/Devoteam Fischer & Lorenz, Analyse af potentialet ved anvendelse af håndholdt teknologi i hjemmeplejen, 2003.

Udgående arbejde kan beskrives ud fra tre faser og tre opgavetyper, som optræder – om end med forskellig tyngde – på tværs af forskellige typer udgående arbejde, jf. boks 5.1.

Boks 5.1. Procesmodel for udgående arbejde

Mens det drivende element i det udgående arbejde er selve gennemførelsen af ude-ind­sat­sen, optræder der også en forberedelsesfase og efterbehandlingsfase i tilknytning til arbej­det, jf. figur a. Figur a. Faser og opgaver forbundet med udgående arbejde                   Kilde:   Egen tilvirkning i samarbejde med Accenture. Hver fase kan beskrives ved en række aktiviteter. Til forberedelsen hører typisk forskellige former for generel og sagsspecifik planlægning af det udgående arbejde, mens der til efterbehandlingsfasen i varierende grad hører rapportering og eventuel sagsbehandling. Gennemførelsen af ude-indsatsen er kendetegnet ved en blanding af direkte ydelseslevering, registrering og kørsel. Med hensyn til opgavetyper optræder foruden selve ydelsen også kørsel, mens de forskellige typer af planlægning, dokumentation, sagsbehandling og informations­søgning mv., der knytter sig til det udgående arbejde, bredt kan betegnes som administration.

Eksempelvis indeholder politiarbejde, hjemme(syge)pleje og miljøkontrol alle opgaver og aktiviteter, der kan beskrives ved de tre faser og opgavetyper: Bemanding og vagter planlægges, pleje og kontrolbesøg samt razziaer mv. forberedes, de planlagte aktiviteter gennemføres, herunder køres der ud, der observeres, pleje, tilsyn og politiarbejde mv. gennemføres, og nødvendig dokumentation udfærdiges. Efterfølgende opdateres journaler, faglige kom­­­petencer konsulteres, og rapporter skrives mv.

Effektiviseringspotentiale ved anvendelse af mobile, digitale løsninger

Analyser udarbejdet til brug for Budgetredegørelse 2004 peger på, at indførelse af mobil, digital understøttelse af det udgående arbejde forbundet med arbejdstilsyn og fødevarekontrol kan frigøre omtrent 15 pct. af den tid, der i dag går med at forberede, gennemføre og efterbehandle de enkelte tilsyn, mens en tilsvarende analyse af hjemme(syge)pleje finder et potentiale på ca. 8-15 pct., jf. afsnit 5.3-5.5og boks 5.2.

Boks 5.2. Frigørelsespotentiale ved mobil, digital understøttelse af arbejdstilsyn, fødevarekontrol og hjemme(syge)pleje

Til brug for Budgetredegørelse 2004 er der gennemført analyser af ressource­frigørelses­potentialet ved digitalt at understøtte udgående arbejde forbundet med arbejdstilsyn, fødevarekontrol og hjemme(syge)pleje. I forhold til det samlede tidsforbrug med at forberede, gennemføre og efterbehandle de enkelte tilsyns- og plejebesøg viser analyserne, at indførelsen af mobil, digital understøttelse rummer potentialer på: ·  Ca. 15 pct. af den tid, der i dag går med arbejdstilsyn. ·  Ca. 15 pct. af den tid, der i dag går med fødevarekontroltilsyn. ·  Ca. 8-15 pct. af den tid, der i dag går med hjemme(syge)plejebesøg. Frigørelsespotentialerne knytter sig især til mindre tidsforbrug på administrative opgaver og efterbehandling af selve ude-indsatsen, det vil sige de gennemførte tilsyns- og plejebesøg. Potentialerne hidrører alene fra en mere hensigtsmæssig udførelse af de arbejdsgange, som kendes på de tre områder i dag. Et eventuelt yderligere potentiale knyttet til mere grundlæggende ændringer af arbejdsgange eller organisering sammen med indførelsen af mobil teknologi ligger ud over det belyste.

At resultatet for hjemme(syge)plejen varierer og ligger i underkanten af resultaterne for arbejdstilsyn og fødevarekontrol skyldes forskelle i opgaverne på de tre områder. Mens arbejdstilsyn og fødevarekontrol begge har karakter af myndighedsudøvelse, dækker resultaterne for hjemme(syge)plejen over både myndighedsopgaver, som fx visitation, og leverandøropgaver, det vil sige løbende plejeopgaver. Analyserne finder, at der generelt knytter sig relativt mere administration og efterbehandling til myndighedsopgaver end til leverandøropgaverne i hjemme(syge)plejen, og at indførelsen af mobil, digital understøttelse især kan skabe lettelser i forhold til netop administrative opgaver forbundet med efter­behandling.

Boks 5.3. Analyserne af arbejdstilsyn, fødevarekontrol og hjemmepleje

Analyserne af arbejdstilsyn, fødevarekontrol og hjemme(syge)pleje er udarbejdet i ef­ter­året 2003 med brug af ekstern konsulentbistand og er gennemført i samarbejde med udvalgte tilsynsførende/-kredse og kommuner: ·  Arbejdstilsynkreds København samt medarbejdere i Kontor for Videndeling i Arbejdstilsynet. ·  Fødevareregion Esbjerg. ·  Hjemme(syge)plejen i Fredericia, Herning, Frederiksberg og Århus kommuner. Den primære dataindsamling har taget udgangspunkt i en kortlægning og beskrivelse af de nuværende arbejdsgange forbundet med udgående arbejde på de tre områder. Dette er sket i arbejdsmøder, hvor også det gennemsnitlige tidsforbrug i dag er estimeret, ligesom den nuværende IT-understøttelse er beskrevet. Efterfølgende er data valideret, blandt andet ved at sammenholde dem med eksisterende tidsregistreringer. I samarbejde med de deltagende tilsynsførende/-kredse og kommuner er frigørelsespotentialet herefter bedømt ud fra en række forudsatte funktionaliteter og generelle egenskaber ved mobile, digitale løsninger, som er sammenholdt med de nuværende arbejdsgange. Herved er det belyst, hvilke elementer og faser i den nuværende opgavevaretagelse, der falder bort eller reduceres i tidsmæssigt omfang, hvis der indføres mobil, digital understøttelse. Hjemme(syge)plejeanalysen omfatter ikke eventuelle potentialer knyttet til kørsel. De gennemførte analyser har ikke bedømt, hvorvidt den beskrevne digitalisering er praktisk realiserbar for de respektive typer af tilsyn og plejebesøg, herunder om der er konkrete tekniske, juridiske og organisatoriske barrierer for en hensigtsmæssig implementering. I enkelte tilfælde har det været muligt at sammenholde analyserne med konkrete, enkeltstående erfaringer med mobile, digitale løsninger på de belyste områder. Disse eksempler er alene illustrative og indgår ikke i selve datagrundlaget i analyserne af arbejdstilsyn, fødevarekontrol og hjemme(syge)pleje. Metoden beskrives nærmere i appendiks 5.1.

Analyserne bekræftes af erfaringer fra den offentlige og private sektor i ind- og udland, som viser, at det ikke er usædvanligt at opnå ressourcemæssige gevinster i størrelsesordenen 10-25 pct. ved at indføre mobil, digital understøttelse af udgående arbejde. Hertil kommer andre fordele, som fx bedre datakvalitet og større kundetilfredshed, jf. boks 5.4.

Boks 5.4. Erfaringer med digital understøttelse af udgående arbejde

Texas Department of Protective and Regulatory Services (TDPRS) er en statslig institution, der blandt andet fører tilsyn med pasnings- og anbringelsessteder, plejefamilier og lignende. Til at understøtte dette arbejde har TDPRS indført en mobil, digital løsning, hvilket har givet en gennemsnitlig tidsbesparelse på ca. 20 pct. pr. tilsyn. Tillige er ti­den fra inspektion til aflevering af tilsynsresultater til de tilsete reduceret med 35 pct. Florida Department of Business and Professional Regulations (FDBPR) er en statslig institution med ansvar for udstedelse og overvågning af mere end 150 forskellige licenser til selvstændige og professionelle. Indførelsen af håndholdte computere har gi­vet en produktivitetsgevinst på 20-30 pct. Tillige er der opnået en bedre datakvalitet. TDC Installation er en landsdækkende division af TDC med 2.800 ansatte, som forestår installation, vedligeholdelse og service hos privat- og erhvervskunder. Gennem indførelsen af en mobil, digital løsning, som giver teknikkerne adgang til centrale data, har TDC Installation opnået en stigning i produktiviteten på 27 pct., målt på antallet af gennemførte besøg pr. teknikker. Tillige er der opnået en stigning på 10 pct. i kundetilfredsheden på ikke-planlagte besøg, ligesom der registreres stigende medarbejdertilfredshed.  Frederiksberg Hospital  har siden 2001 indført Elektronisk Patient Medicinering på en række afdelinger. Løsningen indebærer, at læger og sygeplejersker anvender håndholdte computere på et trådløst netværk, som blandt andet betyder, at data er tilgængelige hele tiden, og at lægens ordination og sygeplejerskers dispensering af medicin gennem en stregkodelæser knyttes til patienters identitet. Løsningen har medført 33 pct. færre fejl i medicineringen og en hurtigere medicineringsproces i 72 pct. af tilfældene. Politiet i Wiltshire, England, har siden 2001 arbejdet på at skabe en integreret IT-insfrastruktur for politiet i Wiltshire-kredsen. Herunder planlægges en pilottest, hvor den enkelte politibetjent gives mobil, digital adgang til de funktionaliteter, som det centrale system har. Målet er at øge politiets synlighed, og det forventes, at den mobile, digitale løsning vil øge politiets gennemsnitlige udetid fra 46 pct. til 80 pct. Thames Water er Storbritanniens største forsyningsvirksomhed med hensyn til forsyning af rent vand og spildevandsafledning. Thames Water har indført et system, der blandt andet tillader teknikere elektronisk at modtage arbejdsopgaver og rapportere udført arbejde. Løsningen har givet en 10 pct. reduktion i de samlede omkostninger forbundet med at have ca. 900 udgående medarbejdere. Desuden har den medført en stigning på 25 pct. i kun­detilfredsheden.

Kilde: Accenture, Analyse af potentialet ved øget digitalisering relateret til udgående arbejde i arbejdstilsyn og fødevarekontrol. Appendiks II: Casebeskrivelser, 2003.

At der er relativt store ligheder i analyseresultaterne for arbejdstilsyn, fødevarekontrol og hjemme(syge)pleje, og at de ligger på niveau med erfaringer fra andre lande og sektorer, indikerer, at der også på andre områder med udgående arbejde vil kunne frigøres ressourcer med digital understøttelse. Det understøttes af, at der er betydelige ligheder i opgavevaretagelsen på områder med udgående arbejde, jf. boks 5.1.

Mobile digitale løsninger skal imidlertid ikke blot bedømmes ud fra deres evne til at frigøre ressourcer ved det udgående arbejde. Det er afgørende, at løsningerne tillige er rentable og økonomisk effektive, det vil sige, at de positive effekter ved deres indførelse – i form af øget produktivitet og for­bed­ret service – står mål med omkostningerne ved deres etablering og drift.

I forbindelse med de gennemførte analyser af potentialet ved at indføre mobil, digital understøttelse af arbejdstilsyn, fødevarekontrol og hjemme(syge)pleje er der ikke foretaget en bedømmelse af løsningernes samlede effektivitet og rentabilitet. Det er imidlertid klart, at etablering og drift af mobile, digitale løsninger medfører en række omkostninger. Det gælder til såvel den tekniske løsning som til organisatorisk omstilling. 

Etablering af mobil, digital understøttelse af udgående arbejde skal ses i lyset af, at mange myndigheder allerede har implementeret de ”back-office”-systemer, i form af driftsplanlægnings-, journal- og logistiksystemer, som de udgående medarbejdere har behov for at kommunikere med. Det gælder fx inden for hjemme(syge)plejen, jf. boks 5.5.

Boks 5.5. Back-office-systemer knyttet til udgående arbejde

I de senere år har op mod 200 kommuner implementeret såkaldte Elektroniske OmsorgsJournal-systemer (EOJ-systemer), som understøtter planlægning, dokumentation og ledel­sesopgaver i hjemme(syge)plejen. Typisk indeholder systemerne oplysninger om visiterede ydelser, hjælpemidler, plejeplaner, træningsplaner og medicinskema for de enkelte borgere. Systemerne understøtter tillige kommunikation mellem medarbejdere og giver mulighed for udtræk af ledelsesinformation. EOJ-systemernes udbredelse dækker ca. 80 pct. af de brugere, der modtager hjemme(syge)pleje. Også på andre områder findes back-office-systemer, der understøtter fx dimensionering, planlægning og styring af udgående arbejde. Det gælder blandt andet i Arbejdstilsynet og Fødevaredirektoratet.

Kilde: Connector/Devoteam Fischer & Lorenz, Analyse af potentialet ved anvendelse af håndholdt teknologi i hjemmeplejen, 2003. Accenture, Analyse af potentialet ved øget digitalisering relateret til udgående arbejde i arbejdstilsyn og fødevarekontrol, 2003.

På områder, hvor de fornødne back-office-systemer allerede er implementeret, vil etableringen af mobile, digitale løsninger have karakter af et tilkøb af en ekstra adgangskanal til et eksisterende system. Omkostningerne vil her primært relatere sig til at integrere den mobile løsning med back-office-systemet, herunder udvikling af snitflader og etablering af sikkerhedsløsninger, samt til selve den hardware – i form af håndholdte computere og lignende – som skal anskaffes. Hertil kommer organisato­riske omkostninger, fx til uddannelse af medarbejdere.

Omkostningernes størrelse vil blandt andet afhænge af, hvor mange funktionaliteter, der skal udvikles til den håndholdte løsning, hvor nemt det er at integrere den håndholdte løsning med det eksisterende ”back-office”-sys­te­m, og hvilken type håndholdt terminal, der skal anvendes.

Erfaringer viser, at der gennemgående er stor lighed i de funktionaliteter, som gøres digitalt tilgængelige for de udgående medarbejdere, jf. boks 5.6.

Boks 5.6. Tekniske løsninger og typiske funktionaliteter

En række beskrivelser af konkrete erfaringer og løsninger indikerer, at der er stor lighed i den funktionalitet, som gøres tilgængelig for de udgående medarbejdere: ·  Kørelister med angivelse af besøgssteder, tidspunkter og lignende. ·  Adgang til journaloplysninger og mulighed for at opdatere disse. ·  Mulighed for at oprette nye sager. ·  Udfyldelse af digitale formularer, som ofte har standardvalg. ·  Adgang til generelt regelværk, procedurer og retningslinier. ·  Tidsregistrering og fakturering. ·  Adgang til kontaktinformationer, kalender, digital notesblok og lignende. ·  Evt. mulighed for at printe via trådløs printer. ·  Evt. positionsbestemmelse via General Positioning Systems (GPS).

Kilde: Accenture, Analyse af potentialet ved øget digitalisering relateret til udgående arbejde i arbejdstilsyn og fødevarekontrol. Appendiks II: Casebeskrivelser, 2003.

Oveni etableringsomkostningerne kommer løbende driftsomkostninger til blandt andet teleudgifter og vedligehold af teknisk udstyr.

Både Arbejdstilsynet og Fødevaredirektoratet har i 2003 afholdt en række omkostninger til udvikling og etablering af mobil, digital understøttelse af udgående arbejde. Arbejdstilsynets omkostninger til en pilottest af ”Det digitale elevatortilsyn” blandt 5 medarbejdere beløb sig til ca. 600.000 kr., mens Fødevaredirektoratet til etablering og udrulning af ”Det digitale tilsyn” til 260 tilsynsførende har haft omkostninger på ca. 9,2 mio. kr., jf. boks 5.7.

Boks 5.7. Omkostninger til etablering af ”Det digitale elevatortilsyn” i Arbejdstilsynet og ”Det digitale tilsyn” i Fødevaredirektoratet

Arbejdstilsynet har samlet afholdt udgifter i størrelsesordenen 600.000 kr. i forbindelse med udviklingen og etableringen af ”Det digitale elevatortilsyn” til 5 medarbejdere: ·  Udgifter til udvikling af skærmbilleder, inkl. use-case undersøgelser, brugertests og evaluering ca. 437.000 kr. ·  Opsætning af en sikker mobil adgang via Internettet til ArbejdsTilsynets InformationsSystem (ATIS) er leveret frit på prøve af en teleoperatør. Det vil koste et engangsbeløb på ca. 150.000 kr. at gøre løsningen permanent. ·  Etableringsudgift, inkl. anskaffelse af håndholdte computere, på ca. 5.000 kr. for hver ny medarbejder ud over de oprindelige fem medarbejdere. ·  Idet ATIS var forberedt på mobil kommunikation, har der ikke været omkostninger forbundet med tilretning af dette system. ·  Ud over ovennævnte omkostninger skal medregnes værdien af medarbejdernes tidsforbrug ved udviklingen samt løbende driftsudgifter. Fødevaredirektoratets samlede udgifter til udvikling og etablering af ”Det digitale tilsyn” andrager ca. 9,2 mio. kr. til 260 tilsynsførende: ·  Udgifter til ekstern bistand fra konsulenter og IT-leverandører til projektets planlægning, foranalyser, gennemførelse, hardware til udviklingsdel samt støtte­software, i alt ca. 2,4 mio. kr. ·  Indkøb af bærbare PC’er, printere, telefoner, dockingstationer mv., ca. 6,8 mio. kr. ·  Ud over disse omkostninger skal medregnes værdien af egne medarbejderes arbejde samt løbende driftsomkostninger. ·  Løbende vedligeholdelse af system og hardware anslås til ca. 1,3 mio. kr. årligt.

Kilde:  Arbejdstilsynet og Fødevaredirektoratet.

Forskellen på Arbejdstilsynets og Fødevaredirektoratets omkostninger ved etableringen af mobil, digital understøttelse af udgående arbejde kan ikke alene forklares med, at Fødevaredirektoratets løsning udrulles til 260 tilsynsførende mod 5 i Arbejdstilsynets tilfælde. Derimod er forklaringen i hovedsagen, at de tilsynsførende i Fødevaredirektoratet udstyres med bærbare PC’er, printere og telefoner, mens de tilsynsførende i  Arbejdstilsynet alene udstyres med en Personal Digital Assistant (PDA) eller en avan­ce­ret mobiltelefon. Hertil kommer, at Fødevaredirektoratet har haft flere udgifter til integration af den håndholdte løsning med sit ”back-office”-system, end Arbejdstilsynet har.

I hjemme(syge)plejen er der i 2003 iværksat et projekt, som har til formål at understøtte anvendelsen af mobile, digitale løsninger blandt andet ved anvise og skabe standarder og løsninger, som andre kommuner, end de deltagende, efterfølgende kan udnytte, jf. boks 5.8.

Boks 5.8. CareMobil-projektet

Med støtte fra Socialministeriet, Videnskabsministeriet, KL og Den Digitale Taskforce iværksatte Hillerød, Værløse, Nakskov, Slagelse, Bjerringbro og Purhus kommuner samt den private plejeleverandør Bruger-Hjælper Formidlingen i efteråret 2003 det så­kaldte CareMobil-projekt. Projektets overordnede formål er at skabe et koncept og en standard for mobil kommunikation i ældreplejen, herunder at: ·  Demonstrere potentialerne ved mobil, digital understøttelse af hjemme(syge)pleje for at sikre en mere effektiv ressourceudnyttelse, forbedret service til borgerne og større medarbejdertilfredshed. ·  Fungere som ”isbryder” for anvendelse af mobile, digitale løsninger i hjem­me(syge)ple­jen og på andre områder af den offentlige sektor med udgående arbejde. Med henblik herpå udvikles i projektet en generisk kravspecifikation, en IT-arkitektur­model samt standarder for blandt andet sikker mobilkommunikation.  ·  Understøtte frit-valg i hjemmeplejen ved at nedbryde tekniske barrierer for kommu­­­nikation mellem bestiller (den kommunale myndighed) og udfører (kommunale og private plejeleverandører). Projektet løber frem til udgangen af 2004, hvoraf den sidste fase er pilotdrift. Forinden skal de mobile, digitale løsninger udvikles og etableres. De tilbud på mobile, digitale løsninger, som de deltagende kommuner har modtaget, peger på, at det i hver kommune vil koste i størrelsesordenen 0,5-0,8 mio. kr. at udvikle og integrere den mobile, digitale løsning med kommunernes EOJ-systemer, herunder at etablere serverdrift og sikkerhedsløsninger. Hertil kommer variable omkostninger til køb af håndholdte terminaler på i størrelsesorden 5.000-10.000 kr. pr. terminal – dog op til ca. 18.000 ved køb af Tablet-PC’er.

Kilde:  CareMobil-projektet.

Med udgangspunkt i analyserne af arbejdstilsyn og fødevarekontrol og de omkostninger, som er afholdt i forbindelse med ”Det digitale elevatortilsyn” og ”Det digitale tilsyn”, kan der opstilles et forsigtigt regneeksempel, som indikerer, at udvikling og etablering af en mobil, digital tilsynsløsning kan være rentabel på under 2 år, jf. boks 5.9.

Boks 5.9. Eksempel på rentabilitet for mobil, digital tilsynsløsning

Med henblik på gennemførelsen af 20.000 tilsyn årligt etableres en mobil, digital tilsynsløsning til i alt 5 mio. kr., inkl. driftsomkostninger de første 2 år.  Hvert tilsyn antages at have en gennemsnitlig længde på 5 timer. Løsningen forudsættes at gøre det muligt at frigøre 10 pct. af det gennemsnitlige tidsforbrug pr. tilsyn, svarende til 30 minutter pr. tilsyn. I alt frigøres således 0,6 mio. minutter, eller 10.000 timer. Idet der er tale om ”effektive” minutter, skal omregning til årsværk ske til effektive årsværk. Et effektivt årsværk er 1.200-1.400 timer afhængigt af hvilke fraværselementer, der indregnes. Regnes med 1.400 timer giver den mobile, digitale løsning mulighed for at frigøre 7,1 effektive årsværk. Ansættes prisen på hvert årsværk til 0,5 mio. kr. inkl. overhead, svarer den årlige besparelse til 3,6 mio. kr., eller ca. 7,1 mio. kr. over 2 år. I princippet skal der på baggrund af en relevant kalkulationsrente laves en nutidsværdiberegning af pengestrømmen i år 1 og 2. I eksemplet vil det ikke ændre på, at etableringen af den mobile, digitale løsning vil være rentabel på under 2 år.

Anm.:Investeringsudgiften svarer ca. til gennemsnittet af de etableringsomkostninger, som Arbejdstilsynet og Fødevaredirektoratet har haft til ”Det digitale elevatortilsyn” og ”Det digitale tilsyn”.

Forudsættes i lighed med boks 5.9, at et effektivt årsværk udgør 1.400 ti­mer og koster 0,5 mio. kr. inklusive overhead, kan det på baggrund af Arbejdstilsynets resultater fra pilottesten af ”Det digitale elevatortilsyn”, jf. boks 5.14, forsigtigt beregnes, at der ved tilsynet af ca. 16.000 elevatorer om året kan spares ca. 1,9 mio. kr. årligt. Dette skal sammenholdes med samlede etableringsomkostninger på ca. 700.000 kr., som dækker over, at ”Det digitale elevatortilsyn” foruden de initiale 5 tilsynsførende skal udrulles til yderligere ca. 20 tilsynsførende for at dække tilsynsmængden.[2] Dermed kan det anslås, at tilbagebetalingstiden for ”Det digitale elevatortilsyn” vil være under ét år.

Det bemærkes, at omkostningsniveauet forbundet med udvikling og etablering af ”Det digitale elevatortilsyn” ikke uden videre kan lægges til grund for en vurdering af omkostningerne ved en eventuel indførelse af mobil, digital understøttelse af andre typer arbejdstilsyn end elevatortilsyn.

Et konkret eksempel på en forventet rentabel investering i mobil, digital understøttelse af udgående arbejde i hjemme(syge)plejen findes i Holland, hvor erfaringerne fra et pilotprojekt nu er lagt til grund for udrulning af en løsning til 1.100 hjemmesygeplejersker. Løsningen vil koste ca. 750.000 euro og forventes tilbagebetalt på under 2 år, jf. boks 5.10.

Boks 5.10. Rentabilitet for mobil understøttelse i hjemme(syge)plejen

Sensire er hjemme(syge)plejeleverandør i de fleste kommuner i East Gelderland i Holland og har ca. 6.500 ansatte. Med henblik på at skabe et bedre arbejdsmiljø og reducere hjemme(syge)plejens administrative opgaver, har man gennemført et pilotprojekt med håndholdte computere til hjemmesygeplejersker, som har kostet ca. 250.000 euro. Resultaterne fra pilotprojektet har ført til en beslutning om at udbrede løsningen til ca. 1100 ansatte. Det vil koste yderligere ca. 750.000 euro, som på baggrund af pilotprojektet forventes tilbagebetalt på under 2 år i form af driftsbesparelser, uanset at potentialerne i løsningen endnu ikke kan udnyttes fuldt ud.

Kilde:  Sensire, East Gelderland, Holland.

Resultaterne indikerer, at det på en række områder med udgående arbejde vil være muligt enten at forbedre servicen uden merudgifter og behov for yderligere personale eller at levere den samme service for færre penge.

Muligheden for at skabe et råderum vil fx have stor betydning på ældreområdet, hvor den demografiske udvikling de næste 10-20 år vil skabe et fortsat stigende udgiftspres i hjemme(syge)plejen samt vanskeliggøre rekruttering, fordi der bliver flere ældre og færre personer i den erhvervsaktive alder. Muligheden for at udnytte og målrette de ansattes tid til mere borgerkontakt, er derfor et vigtigt perspektiv ved indførelsen af mobil, digital understøttelse i hjemme(syge)plejen.  

Tilpasning af arbejdsgange og organisering

I analyserne af arbejdstilsyn, fødevarekontrol og hjemme(syge)pleje er der taget udgangspunkt i de organisatoriske processer, som knytter sig til det udgående arbejde på de tre områder i dag. De identificerede potentialer hidrører således fra eliminering eller reduktion af aktiviteter, der indgår som led i de arbejdsgange, der kendes i dag.

Det er imidlertid ofte en vigtig forudsætning for at få fuldt udbytte af digitale løsninger, at der sker tilpasninger af organisation og arbejdsgange. Det beskrevne potentiale kan således karakteriseres som grundlæggende, jf. figur 5.1.

Figur 5.1. Niveauer for ressourcefrigørelse i forbindelse med anvendelsen af mobile, digitale løsninger

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Kilde: Egen tilvirkning i samarbejde med Accenture.

Mere vidtrækkende ændringer i arbejdsgange og organisering kunne fx bestå i en ændret geografisk, ansvars- og arbejdsdelingsmæssig organisering, herunder en ændret sammensætning af medarbejderskaren. Samtidig kunne de administrative back-office-processer optimeres. En relativt stor andel af det samlede tidsforbrug forbundet med udgående arbejde vedrører administrativt arbejde før og efter gennemførelsen af de enkelte tilsyns- og plejebesøg. Forenkling og bedre IT-mæssig afvikling af disse opgaver kan bidrage til at forøge ressourcefrigørelsespotentialet ved at indføre mobil, digital understøttelse af det udgående arbejde.

Enkeltstående erfaringer understøtter, at der kan frigøres relativt flere ressourcer, når indførelsen af mobile, digitale løsninger ledsages af ændringer af arbejdsgange og organisering, jf. boks 5.11, der beskriver forskellige erfaringer ved indførelsen af mobil, digital understøttelse af bygningsinspektion.

Boks 5.11. Bygningsinspektion i Edmonton, Alberta, Canada og i Bellevue, Washington, USA

I byen Bellevue, Washington, USA, har man indført en mobil, digital løsning, der understøtter udgående arbejde ved bygningsinspektion. Før indførelsen af den mobile løsning, oplevede bygningsinspektørerne ofte under inspektionerne, at de havde behov for supplerende information, som befandt sig i myndighedens centrale systemer. Dette blev typisk klaret ved at ringe op til administrative medarbejdere i myndigheden, hvilket imidlertid ofte indebar ventetid. Med indførelsen af den mobile, digitale løsning har man opnået en produktivitetsstigning på 6-13 pct., som skyldes elimineret ventetid. Tillige er kørselsbehovet mindsket, og der spares ressourcer til efterbehandling, fordi genindtastning af data er elimineret. I Edmonton, Alberta, Canada, implementerede man i 1998 et work management system til håndtering og kontrol af byggetilladelser, som siden er blevet udvidet med en mobil, digital løsning til at understøtte det udgående arbejde med bygningsinspektioner. Tidligere var inspektionerne papirbaserede, hvilket indebar, at bygningsinspektørerne tog på kontoret flere gange om ugen – typisk hver dag. I dag anvender inspektørerne en tablet-PC, som har understøttet en væsentlig omlægning af bygningsinspektørernes arbejde. Der er opnået en samlet produktivitetsgevinst på 25-30 pct., svarende til at hver bygningsinspektør dagligt kan anvende 2-2½ timer mere til tilsyn. En del af gevinsten skyldes en generel omlægning af forretningsprocesser som led i indførelsen af den samlede IT-løsning med work management system. I dag kan bygningsinspektørerne nøjes med at besøge kontoret en gang om ugen, hvilket har væsentlig betydning på grund af relativt store køreafstande.

Kilde: Accenture, Analyse af potentialet ved øget digitalisering relateret til udgående arbejde i arbejdstilsyn og fødevarekontrol. Appendiks II: Casebeskrivelser, 2003.

5.3. Potentialer ved digital understøttelse af arbejdstilsyn

Den gennemførte analyse af arbejdstilsyn peger på, at indførelsen af mobil, digital understøttelse i gennemsnit vil kunne frigøre godt 45 minutter, eller ca. 15 pct., af den samlede tid, der i dag går med at forberede, gennemføre og efterbehandle tilsynsbesøg, jf. figur 5.2a og 5.2b.

Figur 5.2a. Samlet tidsforbrug og frigørelsespotentiale for gennemsnitligt ar­bejds­tilsyn, fordelt på faser	Figur 5.2b. Samlet tidsforbrug og frigørelsespotentiale for gennemsnitligt ar­bejds-tilsyn, fordelt på opgaver

Kilde: Accenture, Analyse af potentialet ved øget digitalisering relateret til udgående arbejde i arbejdstilsyn og fødevarekontrol, 2003.

I dag udgør det samlede tidsforbrug forbundet med et gennemsnitligt arbejdstilsyn godt 5¼ timer, hvoraf ca. 20 pct. anvendes til forberedelse, ca. 40 pct. til gennemførelse og andre ca. 40 pct. til efterbehandling af ude-indsatsen, jf. figur 5.2a. Omtrent 60 pct. af det nuværende tidsfor­brug kan henføres til forskellige administrative opgaver, herunder sagsbehandling, mens ca. 10 pct. kan henføres til kørsel og ca. 30 pct. til ydelsestid, jf. figur 5.2b. Ved indførelse af digital, mobil understøttelse af det udgående arbejde peger analysen på, at det samlede tidsforbrug kan nedbringes til ca. 4½ timer i gennemsnit. 

Resultatet for det gennemsnitlige arbejdstilsyn dækker over en sammenvejning af forskellige typer af arbejdstilsyn, jf. boks 5.12. Variationen mellem de enkelte tilsynstyper er imidlertid begrænset, idet der for alle tilsynstyper er tale om et frigørelsespotentiale på ca. 15-17 pct.[3] 

Boks 5.12. Arbejdstilsyn: Tilsynsformer og omfang

Arbejdstilsynets formål er at medvirke til at skabe et sikkert, sundt og udviklende arbejds­miljø på de danske arbejdspladser ved at føre tilsyn med virksomheder i Danmark, udarbejde regler om arbejdsmiljøforhold og udgive information om arbejdsmiljø. Arbejdstilsynet har ca. 650 medarbejdere, heraf ca. 400 fordelt på 15 tilsynskredse. Det er kredsene, der har ansvaret for tilsynet, og her er ansat omkring 290 tilsynsførende. Det samlede antal årsværk involveret i det udgående arbejde er dog højere, idet andre medarbejdergrupper er involveret i forberedelsen og efterbehandlingen af tilsynsbesøg. Der gennemføres ca. 40.000 tilsyn årligt: ·  Tilpasset tilsyn (ca. 5.500 tilsyn)er en tilsynsmetode, der tager udgangspunkt i virksomhedens egen indsats for at forbedre arbejdsmiljøet og arbejdsmiljøstandarden i virksomheden. ·  Detailtilsyn (ca. 16.000 tilsyn) retter sig mod særlige problemer eller problemområder, herunder undersøgelse af arbejdsulykker, arbejdsbetingede lidelser og klager. ·  Specialtilsyn (ca. 19.000 tilsyn) er tilsyn med elevatorer, kedler, beholdere, rørsystemer, naturgasanlæg, risikovirksomheder og genlaboratorier. ·  Leverandørtilsyn (114 tilsyn) er tilsyn med sikkerhed og sundhed for brugerne af et eller flere af leverandørens produkter. ·  Tilsyn med projekterende og rådgivende (20 tilsyn) er tilsyn med de projekterendes og rådgivendes pligter og ansvar efter arbejdsmiljøloven. Opgørelsen af tidsforbruget til det gennemsnitlige tilsyn er baseret på en sammenvejning af ovenstående tilsynsformer. Hver tilsynstypes tidsforbrug er vægtet ud fra den pågældende tilsynstypes andel af det totale antal arbejdstilsyn. Leverandørtilsyn og tilsyn med projekterende og rådgivende indgår ikke i gennemsnittet, idet de på grund  af deres begrænsede antal ikke er analyseret individuelt.

Kilde: Accenture, Analyse af potentialet ved øget digitalisering relateret til udgående arbejde i arbejdstilsyn og fødevarekontrol, 2003.

Analysen viser, at op mod 60 pct. af den frigjorte tid kan henføres til mindre efterbehandling, mens ca. 30 pct. kan henføres til forberedelsesfasen og ca. 10 pct. til gennemførelsesfasen, jf. figur 5.3a.

Figur 5.3a. Frigørelsespotentialet for gen­nemsnitligt arbejdstilsyn,  henført til faser	Figur 5.3b. Frigørelsespotentialet for gen­nem­snitligt arbejdstilsyn, henført til opgaver

Kilde: Accenture, Analyse af potentialet ved øget digitalisering relateret til udgående arbejde i arbejdstilsyn og fødevarekontrol, 2003.

Frigørelsespotentialet kan især forklares med mindre tidsforbrug på administrative opgaver. Omtrent 90 pct. af den frigjorte tid skyldes således mindre administration, mens ca. 10 pct. skyldes mindre kørsel til og fra kontor i forbindelse med forberedelse og efterbehandling af tilsynsbesøg, jf. figur 5.3b. Ydelsestiden er uændret efter indførelsen af digital understøttelse.

Det administrative tidsforbrug forbundet med arbejdstilsyn dækker over en række administrative delopgaver, som fx planlægning, manuel og IT-mæssig registrering, informationssøgning, arkivering og sagsbehandling, hvoraf sagsbehandling udgør den tidsmæssigt største delopgave, jf. figur 5.4a. Med indførelsen af mobil, digital understøttelse peger analysen på, at det samlede administrative tidsforbrug kan nedbringes med 45 minutter, fra omtrent 3¼ timer til ca. 2½ timer, svarende til godt 20 pct. af det administrative tidsforbrug i dag.

Figur 5.4a. Adm. tidsforbrug og frigørelsespotentiale for gennemsnitligt arbejdstil­syn, fordelt på adm. delopgaver	Figur 5.4b. Adm. frigørelsespotentiale for gennemsnitligt arbejdstilsyn, henført til adm. delopgaver

Kilde: Accenture, Analyse af potentialet ved øget digitalisering relateret til udgående arbejde i arbejdstilsyn og fødevarekontrol, 2003.

Det er i hovedsagen et mindre tidsforbrug på forholdsvis basale kontorprocesser, der ligger bag frigørelsen af administrativ tid, jf. figur 5.4b. Omtrent 85 pct. af den frigjorte administrative tid kan således henføres til et mindre tidsforbrug på arkivering, printning og manuel og IT-mæssig registrering. Det reducerede tidsforbrug til IT-registrering dækker over, at genindtastning af oplysninger, som i dag registreres manuelt i forbindelse med ude-indsatsen, forsvinder. Den resterende reduktion i administrativ tid kan henføres til lettelser i forbindelse med sagsbehandling.

Foruden de ressourcemæssige potentialer vurderes digital, mobil understøttelse at rumme andre mulige fordele for Arbejdstilsynet, jf. boks 5.13, hvoraf nogle, fx bedre ledelsesinformation, muligvis vil kunne omsættes i et yderligere ressourcefrigørelsespotentiale.

Boks 5.13. Andre mulige gevinster forbundet med indførelsen af mobil, digital understøttelse af arbejdstilsyn

·  Forbedret datakvalitet, fordi håndskrevne noter ikke skal tydes. ·  Tilgængelighed af ny ledelsesinformation, idet blandt andet standardiseret inddatering giver mulighed for ny statistik. ·  Bedre arbejdsdeling mulig, da sager kan overføres mellem ansatte. ·  Kortere gennemløbstid (målt i kalendertid) for forberedelses-, gennemførelses- og efterbehandlingsfaserne og dermed hurtigere resultater.

Kilde: Accenture, Analyse af potentialet ved øget digitalisering relateret til udgående arbejde i arbejdstilsyn og fødevarekontrol, 2003.

Såvel de tidsrelaterede som ikke-tidsrelaterede resultater af analysen bekræftes af erfaringer fra et pilotforsøg vedrørende elevatorområdet baseret på fem medarbejdere, som Arbejdstilsynet gennemførte i 2003, jf. boks 5.14. Det er ikke belyst, i hvor høj grad konklusionerne og de praktiske erfaringer fra pilotprojektet på elevatorområdet kan generaliseres til de øvrige arbejdstilsynstyper, som generelt er mere komplekse end elevatortilsyn.

Boks 5.14. ”Det digitale elevatortilsyn” i Vestsjælland

Arbejdstilsynet har som en af sine opgaver at føre tilsyn med Danmarks ca. 32.000 elevatorer, der tilses en gang ca. hvert andet år. Arbejdstilsynet har i 2003 udviklet og testet en pilotløsning til brug for elevatortilsyn, hvor tilsynsførende i Vestsjælland blev udstyret med en PDA (Personal Digital Assistant). Normalt foregår elevatortilsyn ved, at den tilsynsførende på kontoret henter rutebeskrivelse og nødvendigt materiale. Derpå kører den tilsynsførende ud og gennemfører tilsynene. Under de enkelte tilsyn noteres på papir eventuelle bemærkninger, vurdering af elevator samt tidsforbrug. Tilbage på kontoret foretages IT-registrering af de papirbaserede kontrolrapporter. Samtidig samles tidsregistreringer til fakturering, hvilket sker uden IT-understøttelse. I pilottesten modtog den tilsynsførende opgaver, rute og elevatorspecifikke oplysninger digitalt. Herefter kørte den tilsynsførende direkte ud på tilsynsbesøg. Løbende under tilsynet eller umiddelbart efter udarbejdedes en digital tilsynsrapport, som sendtes tilbage til ArbejdsTilsynets InformationsSystem (ATIS). Heri indgik også tidsdata til brug for bogholderiet med henblik på fakturering. En evaluering af pilottesten viser, at der samlet er opnået tidsbesparelser på gennemsnitligt 23 minutter pr. tilsyn, svarende til ca. 15 pct. af det hidtidige samlede tidsforbrug og op mod 30 pct. af det hidtidige administrative tidsforbrug. Tillige er der opnået en forøget datakvalitet, og de tilsynsførende har udtrykt stor tilfredshed med løsningen, som de gerne ser udvidet med flere funktionaliteter. Løsningen planlægges udrullet i 2004.

Kilde: Accenture, Analyse af potentialet ved øget digitalisering relateret til udgående arbejde i arbejdstilsyn og fødevarekontrol, 2003.

5.4. Potentialer ved digital understøttelse af fødevarekontrol

Den gennemførte analyse af fødevarekontrol peger på, at indførelsen af mobil, digital understøttelse af fødevarekontrol i gennemsnit vil kunne frigøre knap 70 minutter af den samlede tid, der i dag går med forberedelse, gennemførelse og efterbehandling i fødevarekontroltilsyn, jf. figur 5.5a og 5.5b. Den frigjorte tid svarer til omtrent 15 pct. af tidsforbruget i dag, hvilket ligger på niveau med frigørelsespotentialet for arbejdstilsyn.[4]

Figur 5.5a. Samlet tidsforbrug og frigørelsespotentiale for gennemsnitligt fødevarekontroltilsyn, fordelt på faser	Figur 5.5b. Samlet tidsforbrug og frigørelsespotentiale for gennemsnitligt fødevarekontroltilsyn, fordelt på opgaver

Kilde: Accenture, Analyse af potentialet ved øget digitalisering relateret til udgående arbejde i arbejdstilsyn og fødevarekontrol, 2003.

I dag udgør det samlede tidsforbrug forbundet med et gennemsnitligt ordinært fødevarekontroltilsyn godt 7½ timer, hvoraf knap 40 pct. anvendes til forberedelse (generel planlægning og sagsspecifik forberedelse), knap 30 pct. til gennemførelse af ude-indsatsen og andre godt 30 pct. til efterbehandling. Med indførelsen af digital, mobil understøttelse af det udgående arbejde peger analysen på, at det samlede tidsforbrug kan nedbringes til i gennemsnit knap 6½ timer pr. kontroltilsyn.

Resultatet for det gennemsnitlige fødevarekontroltilsyn dækker over en sammenvejning af fødevarekontroltilsyn for forskellige typer af virksomheder, jf. boks 5.15. Frigørelsespotentialet for de enkelte virksomhedstyper varierer mellem 10-16 pct. af det samlede tidsforbrug for de tilsyn, som hører til de respektive virksomhedstyper.[5]

Boks 5.15. Fødevarekontroltilsyn: Tilsynsformer og omfang

Fødevarekontrol varetages af Fødevaredirektoratet. I alt er der ca. 1.800 årsværk beskæf­tiget i Fødevaredirektoratet fordelt på selve direktoratet og 11 regioner. Det er re­gionerne, der forestår den praktiske gennemførelse af kontrolvirksomheden. Godt 800 årsværk er fast stationeret på kødtilvirkende virksomheder, mens ca. 260 årsværk er be­skæf­tiget med udgående fødevarekontroltilsyn. Alle fødevarevirksomheder skal leve op til de samme generelle krav i fødevarelovgivningen, men der er forskel på, hvor mange tilsyn forskellige typer af virksomheder skal have pr. år, jf. tabel a. I 2002 var det samlede antal planlagte fødevarekontroltilsyn ca. 67.000. Tabel a. Typer af fødevarekontroltilsyn Virksomhedskategori Eksempler på virksomhedstype Minimumsmål for tilsynsfrekvens 2003 Engrosvirksomhed med tilvirkning Æggepakkerier. Gnst. 1 tilsyn Producent af olier, mel, kiks, kaffe, krydderier, frugt og grønt Gnst. 2 tilsyn Mejerier og fiskeproducenter Gnst. 4 tilsyn Fiskeproducenter, salat, mayonnaise og kødproduktvirksomheder Gnst. 6 tilsyn Engrosvirksomheder uden tilvirkning Handelsvirksomheder, importører og distributører Gnst. 2 tilsyn Detailvirksomhed (Smiley-ordning) Grønthandlere, ostehandlere og kiosker Gnst. 1 tilsyn Bageri, restaurant, slagter og kantine Gnst. 2 tilsyn Tilsyn efter økologi­loven Registrerede økologiske virksomheder 1 kontrolårsrapport pr. virksomhed Anm.:   Engrosvirksomheder med kødtilvirkning er ikke inkluderet. Opgørelsen af tidsforbruget til det gennemsnitlige fødevarekontroltilsyn er baseret på en sammenvejning af tidsforbruget for ovenstående virksomhedstyper i Esbjerg. Tidsforbruget for hver virksomhedstype er vægtet ud fra antallet af fødevarekontroltilsyn rettet mod den pågældende virksomhedstype set i forhold til det totale antal fødevarekontroltilsyn.

Kilde: Accenture, Analyse af potentialet ved øget digitalisering relateret til udgående arbejde i arbejdstilsyn og fødevarekontrol, 2003.

Analysen finder, at op mod 60 pct. af frigørelsespotentialet vedrører lettelser i efterbehandlingsfasen, mens knap 40 pct. hidrører fra mindre tidsforbrug til sagsspecifik forberedelse. Kun en begrænset del vedrører et mindre tidsforbrug til selve ude-indsatsen, jf. 5.6a.

Figur 5.6a. Frigørelsespotentialet for gen­nemsnitligt fødevarekontroltilsyn, hen­­­ført til faser	Figur 5.6b. Frigørelsespotentialet for gen­nemsnitligt fødevarekontroltilsyn, hen­ført til opgaver

Kilde: Accenture, Analyse af potentialet ved øget digitalisering relateret til udgående arbejde i arbejdstilsyn og fødevarekontrol, 2003.

I lighed med det gennemsnitlige arbejdstilsyn kan frigørelsespotentialet for fødevarekontroltilsyn især forklares med mindre tidsforbrug på administrative opgaver. Ca. 90 pct. af den frigjorte tid kan således henføres til lettelser i administrative opgaver, mens omtrent 10 pct. kan henføres til mindre kørsel, jf. figur 5.6b. Ydelsestiden er uændret efter indførelsen af digital understøttelse.

Det administrative tidsforbrug dækker over en række administrative delopgaver, hvoraf sagsbehandling, tilegnelse af information og planlægning er de største, jf. figur 5.7a. Set i forhold til det samlede administrative tidsforbrug ved fødevarekontroltilsyn peger analysen på, at indførelsen af mobil, digital understøttelse gør det muligt at nedbringe det administrative tidsforbrug med omtrent en time, fra ca. 5¾ timer til ca. 4¾ timer, svarende til knap 20 pct. af det administrative tidsforbrug i dag.

Figur 5.7a. Adm. tidsforbrug og frigørelses­potentiale for gennemsnitlig fødevarekontrol, fordelt på adm. delopgaver	Figur 5.7b. Adm. frigørelsespotentiale for gennemsnitlig fødevarekontrol, henført til adm. delopgaver

Kilde: Accenture, Analyse af potentialet ved øget digitalisering relateret til udgående arbejde i arbejdstilsyn og fødevarekontrol, 2003.

De lettelser, som ligger bag den administrative tidsbesparelse, vedrører processer som udprintning, journalisering og registrering, herunder IT-mæssig registrering af oplysninger, som i dag registreres manuelt i forbindelse med ude-indsatsen, jf. figur 5.7b. Det administrative tids­forbrug til sagsbehandling, informationstilegnelse og planlægning er derimod uændret ved indførelse af mobil, digital understøttelse af fødevarekontroltilsyn.

I lighed med indførelse af mobil, digital understøttelse af arbejdstilsyn, vurderes en digitalisering af udgående arbejde ved fødevarekontrol at kunne give andre gevinster end tidsbesparelser, jf. boks 5.16.

Boks 5.16. Andre mulige gevinster forbundet med indførelsen af mobil, digital understøttelse af fødevarekontrol

·  Mere professionelt signal til omverdenen med printede kontrolrapporter til ophængning (Smiley-ordning). ·  Øget datakvalitet fra IT-datafangst i forbindelse med ude-indsatsen. ·  Øget datakonsistens og bedre dataanalysemuligheder blandt andet på grund af standardvalg, der rummer muligheder for standardudtræk og lignende. ·  Hurtigere levering af kontrolresultater.

Kilde: Accenture, Analyse af potentialet ved øget digitalisering relateret til udgående arbejde i arbejdstilsyn og fødevarekontrol, 2003.

Fødevaredirektoratet har i 2003 gennemført projektet ”Det digitale tilsyn”, som med henblik på offentliggørelsen af Smileys på Internettet sigter på at opnå en række af de gevinster, som analysen har identificeret[6], jf. boks 5.17. 

Boks 5.17. Projekt ”Det digitale tilsyn” i Fødevaredirektoratet

Fødevaredirektoratet har i 2003 gennemført projektet ”Det digitale tilsyn”, som ikke mindst har til formål at muliggøre en hurtig internet-offentliggørelse af kontrolresultater, jf. Smiley-ordningen. Det skal sikres gennem digital datafangst som led i selve ude-indsatsen. Tillige er målet at øge kvaliteten af fødevareregionernes kontrolrapporter, at øge kvaliteten af registreringsoplysninger og at reducere administrativt tidsforbrug til efterbehandling af kontroltilsyn. Fødevaredirektoratet vurderer, at løsningen muliggør at afslutte 96 pct. af tilsynene umiddelbart i forbindelse med de enkelte tilsynsbesøg. Løsningen planlægges udrullet i 2004. Hidtil er den tilsynsførende startet på kontoret med at finde materiale og eventuelle tidligere sager i tilknytning til de kontrolbesøg, som skal gennemføres. Dette materiale printes, eventuelt hentes materiale i arkiv og det gennemlæses. Den tilsynsførende kører derpå ud på tilsyn. Under tilsynet noteres bemærkninger på papir. Ved tilsynets afslutning udarbejdes en tilsynsrapport på fortrykte papirer med gennemslag, idet virksomheden skal have en kopi. For detailvirksomheder skal denne ophænges synligt i virksomheden (Smiley-ordningen). Tilbage på kontoret IT-registreres tilsynsdata, og tids- og omkostningsregnskab samt eventuel fakturering udarbejdes på baggrund af håndskrevne notater. Efterfølgende sagsbehandling gennemføres i relevant omfang. Til slut scannes kontrolrapporter, som offentliggøres på internettet. Med introduktionen af ”Det digitale tilsyn” udstyres de tilsynsførende med bærbare PC’ere, der via mobiltelefon kan modtage og sende data. Desuden medbringes en printer til udskrift af kontrolrapporter. Printer og PC kommunikerer trådløst. Løsningen muliggør, at sagsmateriale kan medbringes elektronisk i forbindelse med gennemførelse af ude-indsatsen, samt at udfyldelse af kontrolrapport kan ske direkte i elektronisk format med efterfølgende udskrivning af rapport og opdatering af sagssystem. Tillige er det fx muligt at oprette kontrolrapporter ved uplanlagte tilsyn.

Kilde: Accenture, Analyse af potentialet ved øget digitalisering relateret til udgående arbejde i arbejdstilsyn og fødevarekontrol, 2003.

5.5. Potentialer ved digital understøttelse af hjemmepleje og hjemmesygepleje

Den gennemførte analyse af hjemme(syge)pleje peger på, at indførelsen af mobil, digital understøttelse i hjemme(syge)plejen vil kunne frigøre i stør­relsesordenen 8-15 pct. af den tid, der i dag går med de mest almindeligt udførte myndigheds- og leverandøropgaver i plejen. Analysen vurderer ik­ke eventuelle frigørelsespotentialer knyttet til optimeret kørsel, hvor­ved det fremkomne potentiale muligvis undervurderer gevinsterne ved at indføre mobile, digitale løsninger.

Hjemme(syge)pleje er det markant største område med udgående arbejde i den offentlige sektor. Omtrent 68.000 årsværk, eller op mod 90.000 ansatte, er beskæftiget i hjemme(syge)plejen og løbende betjenes omtrent 200.000 brugere, jf. boks 5.18. Perspektivet i at kunne frigøre ressourcer ved brug af mobil, digital teknologi i hjemme(syge)plejen er dermed betydeligt.

Boks 5.18. Hjemme(syge)plejens opgaver og personale

Hjemme(syge)plejens opgave er at yde praktisk bistand, personlig pleje og sygepleje til de over 200.000 borgere, der er visiteret til varig hjemmehjælp, samt til borgere, der har forbigående behov for bistand.  Hjemme(syge)plejen er opdelt i en primærkommunal myndighedsfunktion og en leverandørfunktion, der kan være såvel kommunal som privat, jf. lov om frit valg af leverandør, som trådte i kraft 1. januar 2003. Myndigheden forestår blandt andet visitation og revisitation, bestiller udførsel hos leverandører, fører tilsyn med disse og gennemfører forebyggende hjemmebesøg hos borgere over 75 år. Leverandører forestår selve leverancen af de ydelser i form af praktisk bistand, personlig pleje og hjemmesygepleje, som myndigheden har visiteret den enkelte bruger til. Hjemmesygepleje kan tillige iværksættes på baggrund af ordination fra praktiserende læge eller sygehus. Langt hovedparten af de besøg, der dagligt gennemføres, handler om forskellige former for praktisk bistand, personlig pleje og løbende sygepleje. I alt er der beskæftiget omkring 68.000 udgående årsværk i hjemme(syge)plejen, svarende til op mod 90.000 ansatte. Personalet udgøres af hjemmehjælpere, social- og sundhedshjælpere, social- og sundhedsassistenter og sygeplejersker.

Kilde: Connector/Devoteam Fischer & Lorenz, Analyse af potentialet ved anvendelse af håndholdt teknologi i hjemmeplejen, 2003.

Det udgående arbejde i hjemme(syge)plejen er præget af større forskellighed, end tilfældet er for arbejdstilsyn og fødevarekontrol, jf. boks 5.19. Det betyder, at det er vanskeligere at fastslå tidsforbrug og frekvens for arbejdsgange i hjemme(syge)plejen. I den gennemførte analyse af hjem­me(syge)pleje bygger resultaterne derfor på gennemsnit af fire kommuners tidsangivelser, som endvidere er sammenholdt med data fra andre tidsopgørelser gennemført i hjemme(syge)plejen.[7]

Boks 5.19. Variation i opgavevaretagelsen i hjemme(syge)plejen

En række forhold betyder, at det udgående arbejde i hjemme(syge)plejen er præget af større forskellighed end fx arbejdstilsyn og fødevarekontrol: For det første betyder hjemme(syge)plejens kommunale organisering, at der er forskelle på blandt andet tilrettelæggelse, dokumentation og krav til registrering på tværs af kommunale og private myndigheds- og leverandørfunktioner. For det andet er der betydelige forskelle på de typer af udgående arbejde, som udføres. Endelig kan behovet for registrering og dokumentation variere fra gang til gang, den samme ydelse leveres, herunder af den samme leverandør. Således varierer hjemmesygeplejerskers behov for at gøre optegnelser mv., når borgere tilses, og ved levering af praktisk bistand og personlig pleje er det typisk kun, når der sker afvigelse eller ændring i forhold til det planlagte, at der foretages registreringer og lignende. I modsætning til arbejdstilsyn og fødevarekontroltilsyn knytter der sig altså ikke nødvendigvis altid administrative opgaver til de enkelte hjemme(syge)plejebesøg.

Kilde: Connector/Devoteam Fischer & Lorenz, Analyse af potentialet ved anvendelse af håndholdt teknologi i hjemmeplejen, 2003.

Nedenstående belyser først frigørelsespotentialet ved mobil, digital understøttelse af myndighedsopgaver, derefter belyses potentialet i forhold til leverandøropgaver.

Frigørelsespotentiale forbundet med myndighedsopgaver

Den centrale myndighedsopgave i hjemme(syge)plejen er visitation, her­under revisitation, som begge foregår ved besøg i borgerens hjem.

Den gennemførte analyse peger på, at indførelsen af mobil, digital under­støttelse vil kunne nedbringe tidsforbruget pr. visitation til praktisk bistand og personlig pleje med omtrent 20 minutter, fra godt 2½ timer til ca. 2¼ timer, svarende til omtrent 15 pct. af den samlede tid, der i dag går med forberedelse, gennemførelse og efterbehandling af visitationer, jf. figur 5.8a. Hele frigørelsespotentialet stammer fra lettelser i efterbehandlingsfasen blandt andet på grund af elimineret behov for genindtastning.

Figur 5.8a. Samlet tidsforbrug og frigørelsespotentiale ved visitation, fordelt på faser	Figur 5.8b. Samlet tidsforbrug og frigørelsespotentiale ved revisitation, fordelt på faser

Kilde: Connector/Devoteam Fischer & Lorenz, Analyse af potentialet ved anvendelse af håndholdt teknologi i hjemmeplejen, 2003.

Revisitation adskiller sig fra den initiale vi­si­ta­tion ved, at der er en brugerjournal at tage udgangspunkt i. Dermed bliver det samlede tidsforbrug almindeligvis mindre. Tilsvarende gælder potentialet ved mobil, digital understøttelse, jf. figur 5.8b, som viser, at der i gennemsnit kan frigøres 8 minutter pr. revisitation, svarende til knap 10 pct. af den tid, der i dag går med revisitation.

Et frigørelsespotentiale på i størrelsesordenen 10-15 pct. genfindes for forebyggende hjemmebesøg, der er en anden type myndighedsopgave i hjemme(syge)plejen.[8]

Frigørelsespotentiale forbundet med leverandøropgaver

Langt hovedparten af de besøg, hjemme(syge)plejen dagligt gennem­fører, består i at levere forskellige former for praktisk bistand, personlig pleje og sygepleje til hjemme(syge)plejens ca. 200.000 brugere.

Kommunal praksis varierer, men ofte knytter der sig ingen eller meget få administrative opgaver til besøgsspecifik forberedelse, gennemførelse eller efterbehandling af besøg vedrørende praktisk bistand eller personlig pleje. Her er der i vid udstrækning tale om, at faste brugere modtager bistand og pleje efter en fast og for den enkelte plejer kendt plejeplan.

I dag tager et gennemsnitligt besøg med levering af enten praktisk bistand eller personlig pleje omkring 40 minutter, jf. figur 5.9a. Heraf tager selve gennemførelsen af besøget godt 35 minutter, mens den resterende tid for­deler sig mellem forberedelse, i form af afhentning af kørelister[9], og efterbehandling, i form af rapportering og dokumentation.

Analysen finder, at indførelse af mobile, digitale løsninger i gennemsnit gør det muligt at frigøre 3 minutter, eller ca. 8 pct., af tidsforbruget i dag. Potentialet skyldes dels, at kørelister kan distribueres til de enkelte hjemmehjælpere uden afholdelse af ”morgenmøde” på arbejdspladsen, dels at hjemmehjælpere med en mobil, digital adgang til spørgsmål/svar-funk­tio­na­litet og regelværk mv. direkte kan afklare spørgsmål, som måtte opstå i forbindelse med de enkelte besøg.

Herudover rummer skønsmæssigt 8-15 pct. af besøgene et yderligere potentiale. Når der i forbindelse med et besøg sker afvigelse i forhold til den planlagte ydelse – fx fordi borgerens behov har ændret sig på grund af sygdom eller praktiske forhold – opstår et behov for at foretage regi­stre­ringer på køreliste, i notater mv. I disse tilfælde vurderes der i gennemsnit at kunne frigøres ca. 7 minutter, eller ca. 16 pct., af tidsforbruget, jf. figur 5.9a.

Figur 5.9a. Samlet tidsforbrug og frigørelsespotentiale ved praktisk bistand og per­son­lig pleje, fordelt på faser	Figur 5.9b. Samlet tidsforbrug og frigørelsespotentiale ved løbende sygepleje, fordelt på faser

Kilde: Connector/Devoteam Fischer & Lorenz, Analyse af potentialet ved anvendelse af håndholdt teknologi i hjemmeplejen, 2003.

Praktisk bistand og personlig pleje leveres normalt af social- og sundhedshjælpere og -assistenter. Hjemmesygeplejersker og i visse tilfælde social- og sundhedsassistenter forestår derimod levering af en bred vifte af egentligt sygeplejefaglige ydelser, herunder medicinadministration, kontakt til praktiserende læger mv.

Indførelse af mobil, digital understøttelse vurderes i gennemsnit at kunne frigøre 4 minutter, svarende til ca. 13 pct., af den tid, der i dag går med levering af sygeplejefaglige ydelser, jf. figur 5.9b.I dag udgør det samlede tidsforbrug for et gennemsnitligt besøg godt 30 minutter, hvoraf ca. 10 procent anvendes til forberedelse, omtrent 60 pct. til gennemførelsen og omtrent 30 pct. til efterbehandling.

Potentialet hidrører fra et reduceret administrativt tidsforbrug i efterbehandlingsfasen, blandt andet fordi IT-registrering af håndskrevne noter ophører.

Som led i leveringen af sygeplejefaglige ydelser er hjemmesygeplejersker løbende i kontakt med praktiserende læger, apoteker og sygehuse. I disse tilfælde rummer indførelsen af mobil, digital understøttelse – ud over muligheden for lettere dokumentation – tillige et potentiale i forhold til den­ne kommunikation, som i større grad kan gennemføres og afsluttes i bru­gerens hjem.

Det gælder formentlig især i forhold til relativt standardiseret kommunikation, som fx ind- og udskrivninger til/fra sygehus eller genbestilling af receptpligtig medicin, hvor der kan frigøres i størrelsesordenen 40-70 pct. af den tid, der i dag går med den enkelte genbestilling, jf. boks 5.20.

Boks 5.20. Genbestilling af receptpligtig medicin

Behovet for at genbestille receptpligtig medicin opstår typisk i forbindelse med, at hjemmesygeplejersken besøger borgeren for at dosere medicin til den kommende periode. Sygeplejersken registrerer i dag behovet og bestiller medicinen enten pr. telefon fra borgerens hjem eller pr. telefon eller fax i efterbehandlingsfasen på kontoret. Hvorvidt genbestillingen gennemføres på den ene eller anden måde afhænger af lokal praksis, herunder aftaler med de praktiserende læger gennem hvem genbestilling foregår. Ved telefonbestilling er hjemmesygeplejersken ofte henvist til at ringe i lægens ordinære telefontid, hvor der er risiko for telefonkø. Desuden skal sygeplejersken være meget nøjagtig i sin mundtlige gengivelse af det eller de præparater, der skal genbestilles. I alt tager bestilling via telefon i gennemsnit ca. 15 minutter, hvoraf 10 minutter, eller to tredjedele, udgøres af selve opkaldet til lægen, som kan elimineres med indførelsen af mobil, digital understøttelse, jf. figur a. Resultatet er enslydende for telefonisk genbestilling, som gennemføres i brugerens hjem og på kontoret i efterbehandlingsfasen. Rent teknisk opnås tidsbesparelsen ved, at hjemmesygeplejersker fra en håndholdt computer kan genbestille medicin ved at trykke på en genbestillingsknap i tilknytning til en oversigt over brugerens medicin.
Figur a. Samlet tidsforbrug og fri­gø­rel­ses­potentiale ved genbestilling af medicin pr. telefon, fordelt på faser	Figur b. Samlet tidsforbrug og frigørelses­potentiale ved genbestilling af medicin pr. fax, fordelt på faser
I situationer, hvor hjemme(syge)plejen i dag bruger fax ved genbestilling af medicin, er det samlede tidsforbrug mindre end ved brug af telefon, idet selve samtalen spares. Det samlede tidsforbrug i dag vurderes at være ca. 8 minutter, hvoraf ca. 3 minutter, eller knap 40 procent, hidrører fra efterbehandling i form af faxning, som kan elimineres, hvis der indføres mobil, digital understøttelse, jf. figur b.

Kilde: Connector/Devoteam Fischer & Lorenz, Analyse af potentialet ved anvendelse af håndholdt teknologi i hjemmeplejen, 2003.

Andre ressourcefrigørelsespotentialer og gevinster

Foruden de ressourcefrigørelsespotentialer, som knytter sig til for­bere­del­se, gennemførelse og efterbehandling af det enkelte hjemmebesøg, rummer indførelsen af mobile, digitale løsninger i hjemme(syge)plejen potentialer af mere tværgående karakter. 

Det gælder fx i forhold til optimering af kørsel, hvilket ikke er belyst særskilt i denne sammenhæng. Mobil, digital understøttelse vil kunne frigøre den tid, der går med at afhente kørelister, hvilket er medregnet i ovennævnte potentialer. I forhold hertil kan frigørelsespotentialet yderligere forøges, hvis medarbejderen mø­der på arbejde direkte ude hos første borger. Dette forudsætter, at medarbejderen ikke skal hente bil på arbejdspladsen, hvilket fx kunne gælde i områder, hvor medarbejderne cykler rundt. Herved spares også den tid, der i dag går med at køre fra arbejdspladsen ud til første borger. Tilsvarende er det teknisk muligt for den enkelte medarbejder at slutte dagens arbejde hos en bruger, idet ændringer, bestillinger og journaloplysninger mv. kan afleveres elektronisk.

Desuden kan der være potentialer i forhold til generelle plan­læg­nings­ak­ti­vi­teter i hjemmeplejen, som ud over daglig distribution af kørelister inkluderer vagtplanlægning for medarbejdere og brugernes leveranceplan, der omfatter de ydelser, borgeren er visiteret til. Et potentiale knytter sig fx til muligheden for at udnytte ledig tid ved planafvigelser, jf. boks 5.21.

Boks 5.21. Udnyttelse af ledig tid ved planafvigelser

Løbende sker der afvigelser fra de planlagte ydelser, som skaber ledig tid i hjemme(syge)plejen, fx fordi en borger med kort varsel aflyser sit besøg, bliver indlagt på sygehus eller lignende. Med online registrering af denne type ændringer og afvigelser synliggøres ledig tid, som dermed kan udnyttes til alternative formål, fx at matche nye behov, som er opstået andetsteds i hjemme(syge)plejen. I dag er dette ikke muligt, da opstået ledig tid først bliver synlig for planlægningsfunktionen, når medarbejderen rapporterer dagens ændringer – ofte når den frigjorte tid er forbrugt.

Kilde: Connector/Devoteam Fischer & Lorenz, Analyse af potentialet ved anvendelse af håndholdt teknologi i hjemmeplejen, 2003.

Endelig rummer indførelsen af mobile, digitale løsninger i hjemme(syge)plejen i lighed med arbejdstilsyn og fødevarekontrol en række andre gevinster, jf. boks 5.22, herunder blandt andet et bedre arbejdsmiljø.

Boks 5.22. Andre mulige gevinster forbundet med indførelsen af mobil, digital understøttelse i hjemme(syge)plejen

·  Bedre datakvalitet, fordi data opsamles ved kilde, hvilket begrunder en forventning om færre datafejl og mulighed for bedre ledelsesinformation. ·  Bedre service for brugere, fx ved at kunne svare hurtigere på brugerens spørgsmål gennem direkte informationssøgning. ·  Bedre arbejdsmiljø, blandt andet fordi håndholdte, digitale løsninger gør det muligt, at medarbejderne i højere grad helt færdiggør opgaver ude i borgenes hjem, og dermed giver medarbejderne indtryk af at have ”færre bolde i luften” på samme tid.

Kilde: Connector/Devoteam Fischer & Lorenz, Analyse af potentialet ved anvendelse af håndholdt teknologi i hjemmeplejen, 2003.

De fordele, som indførelsen af mobile, digitale løsninger kan medføre, rummer en række bredere perspektiver i hjemme(syge)plejen. Flere ældre, frit-valg og mere komplekse plejeopgaver, som skal løses i samspil med den øvrige sundhedssektor, stiller krav til den fortsatte udvikling og modernisering af hjemme(syge)plejen i de kommende år. Indførelse af mobile, digitale løsninger kan bidrage hertil.

Det gælder fx i forhold til ældre medicinske patienter, som er brugere af hjemme(syge)plejen. Mobile, digitale løsninger muliggør en mere sikker medicinhåndtering i hjemme(syge)plejen, idet ajourførte medicinoplysninger vil være tilgængelige, når de skal anvendes – såvel i den løbende medicinadministration i hjemme(syge)plejen som i kontakten til praktiserende læger og sygehuse. Dermed kan mobile, digitale løsninger understøtte fremkomsten af en mere sammenhængende sundhedsindsats.

Samtidig understøtter mobile, digitale løsninger en mere fleksibel arbejds­de­ling inden for hjemme(syge)plejen. Tilgængeligheden af relevante infor­mationer kan gøre det muligt i flere situationer at besvare spørgsmål og håndtere uventede situationer direkte – uden at involvere kolleger fx fra andre personalegrupper.

Dermed kan opgaverne ikke alene afsluttes med det samme. Fra et medarbejdersynspunkt kan tilgængeligheden af informationer samtidig bidrage til en oplevelse af øget kompetence og mindre stress, fordi færre ting skal følges op efter afslutningen af de enkelte besøg. Indførelsen af mobile, digitale løsninger kan dermed også være et bidrag til udviklingen af et bedre arbejdsmiljø i hjemme(syge)plejen.

Såvel de tidsmæssige som ikke-tidsmæssige resultater af analysen bekræftes af erfaringer fra hjemme(syge)plejen i Sverige, jf. boks 5.23.

Boks 5.23. Erfaringer med mobile, digitale løsninger i hjemmeplejen

En række svenske kommuner har indført en mobil, digital løsning kaldet ”Permitto Care” i hjemme(syge)plejen. Løsningen giver de ansatte adgang til en række en funktionaliteter: ·  Adgang til information om de ældre, herunder persondata, ydelser og lægemidler. ·  Mulighed for dokumentation af udførte opgaver og rapportering af begivenheder. ·  Systemet er indrettet, så relevante rapporter mv. dukker op på de håndholdte terminaler, når de tændes. ·  Kommunikation mellem plejere pr. e-mail, SMS og opslagstavle. ·  Personligt planlægningsmodul. Harmånger i Nordanstigs Kommune er blandt de områder, hvor løsningen er indført. Her har den blandt andet medført, at de enkelte hjemmeplejere kører direkte fra eget hjem ud til første borger, og at der generelt køres mindre, fordi de ansatte under besøgene altid har adgang til ajourførte oplysninger om de enkelte borgere. Erfaringer peger på, at der med løsningen frigøres ca. 10-15 pct. mere tid til selve plejeopgaven, og at der spares op mod 1200 km. kørsel pr. plejer pr. år. Desuden har løsningen ført til et mindre stressende arbejdsmiljø, fordi flere be­søg kan afsluttes uden behov for opfølgning.

Kilde: Accenture, Analyse af potentialet ved øget digitalisering relateret til udgående arbejde i arbejdstilsyn og fødevarekontrol. Appendiks II: Casebeskrivelser, 2003.

Appendiks 5.1. Metode og forudsatte funktionaliteter

Analyserne af arbejdstilsyn, fødevarekontrol og hjemme(syge)pleje er ud­ar­bejdet med bistand fra Accenture (arbejdstilsyn og fødevarekontrol) og Connector/Devoteam Fischer & Lorenz (hjemme(syge)pleje).

Arbejdstilsynet, Fødevaredirektoratet, Socialministeriet og KL har bi­dra­get til at fastlægge opdrag, metode og deltagende tilsynsførende/-kredse og kommuner.

De deltagende tilsynskredse og kommuner har været:

• Arbejdstilsynskreds København samt medarbejdere i Kontor for Videndeling i Arbejdstilsynet.
• Fødevareregion Esbjerg.
• Hjemme(syge)plejen i Fredericia, Herning, Frederiksberg og Århus kommuner.

Foruden analyserne af arbejdstilsyn og fødevarekontrol har Accenture ud­arbejdet en række casebeskrivelser baseret på erfaringer med mobil, digital understøttelse i den offentlige og private sektor i ind- og udland.[10]

Opdrag

Opdraget for de gennemførte analyser af arbejdstilsyn, fødevarekontrol og hjemme(syge)pleje har været at belyse, dels hvor mange ressourcer (tid), der i dag går med det udgående arbejde på de tre områder, dels hvor man­ge ressourcer der kan frigøres ved at understøtte det udgående arbejde med mobile, digital løsninger, jf. boks 5.1.1.

Boks 5.1.1. Uddrag af opdrag for analyserne af arbejdstilsyn, fødevarekontrol og hjemme(syge)pleje

Følgende spørgsmål har skullet besvares som led i analyserne: ·  Hvilke medarbejdergrupper er involveret i det udgående arbejde? ·  Hvilke opgaver og arbejdsgange er knyttet til det udgående arbejde? ·  Hvor mange ressourcer (tid) går i dag med det udgående arbejde, nedbrudt på opgaver, arbejdsgange, aktiviteter og personalekategorier etc.? ·  Hvor store ressourcer kan frigøres ved digitalt at understøtte opgaver og arbejdsgange relateret til det udgående arbejde? ·  Hvilke andre effekter og gevinster kan forventes ved digital understøttelse af det udgående arbejde – fx bedre datakvalitet, bedre service eller bedre arbejdspladser? Vedrørende afgrænsningen af ”udgående arbejde” fastlægges endvidere, at det arbejde, som finder sted ude hos borgere eller virksomheder, skal betragtes i sammenhæng med den forberedelse og den efterbehandling/rapportering, som finder sted i tilknytning til ude-indsatsen.

Metode

Den primære dataindsamling har taget udgangspunkt i en kortlægning og beskrivelse af de nuværende arbejdsgange forbundet med udgående arbejde ved arbejdstilsyn, fødevarekontrol og hjemme(syge)pleje.[11] Dette er sket i arbejdsmøder, hvor også det gennemsnitlige tidsforbrug i dag er estimeret, ligesom den nuværende IT-understøttelse er beskrevet. Tidsforbruget i hjemme(syge)plejen bygger på estimater for dagvagter.

Efterfølgende er data valideret, blandt andet ved at sammenholde dem med eksisterende tidsregistreringer. I hjemme(syge)plejen er analyserne endvidere blevet sammenlignet med registreringer af den overordnede tids­fordeling i ikke-belyste kommuner, som de fx fremgår af sekundær litteratur.[12]

I samarbejde med de deltagende tilsynsførende/-kredse og kommuner er frigørelsespotentialet herefter bedømt ud fra en række forudsatte funktionaliteter og generelle egenskaber ved mobile, digitale løsninger, som er sammenholdt med de nuværende arbejdsgange. Herved er det belyst, hvilke elementer og faser i den nuværende opgavevaretagelse, der falder bort eller reduceres i tidsmæssigt omfang, hvis der indføres mobil, digital understøttelse. Modsat arbejdstilsyn og fødevarekontrol er eventuelle potentialer for kørsel ikke bedømt i analysen af hjemme(syge)pleje.[13]

Fødevaredirektoratet har tilkendegivet, at hvor de af Fødevareregion Esbjerg angivne estimater er egnede til at belyse frigørelsespotentialet i procent, er det gennemsnitlige absolutte tidsforbrug pr. tilsyn noget lavere på landsplan end i Esbjerg. Det skyldes blandt andet forskelle i erhvervsstrukturen.

De gennemførte analyser har ikke bedømt, hvorvidt den beskrevne digitalisering er praktisk realiserbar for de respektive typer tilsyn og plejebesøg, herunder om der er konkrete tekniske, juridiske og or­ga­ni­sa­to­riske barrierer for en hensigtsmæssig implementering. Der kan fx i forbindelse med visse typer arbejdstilsyn være behov for at læse større mængder regelværk, hvilket stiller krav til læsbarheden på håndholdte terminaler.

I enkelte tilfælde har det været muligt at sammenholde analyserne med konkrete, enkeltstående erfaringer med mobile, digitale løsninger på de belyste områder. Disse eksempler er alene illustrative og indgår ikke i selve datagrundlaget i analyserne af arbejdstilsyn, fødevarekontrol og hjemme(syge)pleje.

De funktionaliteter, som er forudsat i analyserne af arbejdstilsyn, fødevarekontrol og hjemme(syge)pleje, har primært relateret sig til muligheden for at hente og aflevere forskellige data i back-office-systemerne på de tre områder, jf. boks. 5.1.2. Det svarer generelt til de funktionaliteter, som i afsnit 5.2 (boks 5.6) blev omtalt som typiske funktionaliteter for løsninger, der er gjort konkrete erfaringer med.

Boks 5.1.2. Forudsatte funktionaliteter i analyserne af arbejdstilsyn, fødevarekontrol og hjemme(syge)pleje

Arbejdstilsyn: ·  Overførsel af planer, opgaver og alle relevante dokumenter og informationer på sagen/virksomheden til den digitale mobile enhed uden besøg til kontor. ·  Udfyldelse af dokumenter til registrering og rapportering på den digitale mobile enhed. Registreringen understøttes af standardvalg til hurtig indtastning af arbejdsmiljøproblemer. ·  Adgang til generel information af relevans for tilsynet – eksempelvis bekendtgørelser og oplysninger om høringsprocessen. ·  Synkronisering af resultater med centrale systemer uden besøg til kontor. ·  Integration til andre systemer (ATIS, SCANTID etc.) hos Arbejdstilsynet. ·  Automatisk udfyldelse af felter i skærmbilleder/skabeloner med elektronisk tilgængelige data. Fødevarekontrol: ·  Elektronisk overførsel af dokumenter og informationer på sagen/virksomheden fra ScanJour mv. til en digital mobil enhed uden besøg på kontor. ·  Adgang til generel information af relevans for tilsynet – eksempelvis bekendtgørelser. ·  Direkte elektronisk registrering og rapportering på digital mobil enhed med anvendelse af standardvalg. ·  Mulighed for at kunne printe i forbindelse med tilsyn. ·  Automatisk synkronisering til centralt ScanJour-system efter endt tilsyn uden besøg til kontor. ·  Integration til øvrige systemer (Navision, tidsregistreringssystem mv.). ·  Automatisk genbrug af elektronisk tilgængelige data ved udfyldelse af felter i skærmbilleder/skabeloner – typisk til afrapportering. Hjemme(syge)pleje: ·  Mulighed for at overføre data fra EOJ-system til håndholdt terminal til brug for besøg hos borgeren, herunder planer, opgaver og journaloplysninger mv. Kan ske online og/eller gennem synkronisering. ·  Mulighed for via håndholdt terminal at opdatere data i EOJ-systemet fra borgerens hjem. Kan ske online og/eller ved synkronisering. ·  Mulighed for simpel kommunikation. Dels i forhold til nye instrukser og ændringer, dels i forhold til ekstern tredjepart, herunder mulighed for at genbestille medicin hos læge. ·  Adgang til generel information af relevans for hjemme(syge)plejen, herunder spørgsmål/svar funktionalitet, regelværk og lignende. Disse informationer kan ligge på den håndholdte terminal og eller på inter-/intranet.

Kilde: Accenture, Analyse af potentialet ved øget digitalisering relateret til udgående arbejde i arbejdstilsyn og fødevarekontrol, 2003. Connector/Devoteam Fischer & Lorenz, Analyse af potentialet ved anvendelse af håndholdt teknologi i hjemmeplejen, 2003.

---

[1] Ofte vil der være elementer af kontorarbejde knyttet til det udgående arbejde, fx i form af efterbehandling. Karakteristisk for det udgående arbejde er imidlertid, at sådant kontorarbejde følger af ude-indsatsen, altså det arbejde, der leveres ude hos borgere, virksomheder, i naturen eller på infrastrukturanlæg mv.

[2] Oplyst af Arbejdstilsynet.

[3] Accenture, Analyse af potentialet ved øget digitalisering relateret til udgående arbejde i arbejdstilsyn og fødevarekontrol, 2003.

[4] Minutangivelserne i analysen bygger på estimater fra Fødevareregion Esbjerg. Fødevaredirektoratet har tilkendegivet, at disse estimater er egnede til at belyse frigørelsespotentialet i procent, men at man ikke kan slutte sig til det absolutte tidsforbrug på landsplan på baggrund af Esbjergs estimater, jf. også appendiks 5.1.

[5] Accenture, Analyse af potentialet ved øget digitalisering relateret til udgående arbejde i arbejdstilsyn og fødevarekontrol, 2003.

[6] Den funktionalitet, som jf. appendiks 5.1 er forudsat i den gennemførte analyse af frigørelsespotentialet ved at indføre mobil, digital understøttelse af fødevarekontrol, går videre end den funktionalitet, som er indført i forbindelse med ”Det digitale tilsyn”.

[7] Se nærmere appendiks 5.1.

[8] Connector/Devoteam Fischer & Lorenz, Analyse af potentialet ved anvendelse af håndholdt teknologi i hjemmeplejen, 2003.

[9] Der er henregnet 2 minutters forberedelse til hvert besøg med praktisk bistand og personlig pleje, som dækker over, at de enkelte hjemmeplejere ved arbejdsdagens påbegyndelse bruger 15-30 minutter på at afhente kørelister. Hver hjemmeplejer gennemfører i gennemsnit 8,25 besøg dagligt, hvorfor 2 minutter således er en konservativ tidsangivelse. Det angivne potentiale er tilsvarende konservativt.

[10] Accenture, Analyse af potentialet ved øget digitalisering relateret til udgående arbejde i arbejdstilsyn og fødevarekontrol. Appendiks II: Casebeskrivelser, 2003.

[11] Procesdiagrammer vedrørende de analyserede arbejdsgange er optrykt som appendiks til rapporterne om arbejdstilsyn, fødevarekontrol og hjemme(syge-)pleje, jf. Accenture, Analyse af potentialet ved øget digitalisering relateret til udgående arbejde i arbejdstilsyn og fødevarekontrol, 2003; Connector/Devoteam Fischer & Lorenz, Analyse af potentialet ved anvendelse af håndholdt teknologi i hjemmeplejen, 2003.

[12] Blandet andet i KL, Tal på tid – tale om tiden, 2001.

[13] I forbindelse med analysen af sygeplejeopgaver er kørsel medtaget under tidsforbrug i dag (indgår i ”nævneren”), men potentialet ved et eventuelt ændret køremønster er ikke vurderet (indgår ikke i ”tælleren”). Dermed undervurderes potentialet muligvis.